Agent für Terminbestätigungen

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Der Agent für Terminbestätigungen ist ein sprachbasiertes operatives Tool, das darauf ausgelegt ist, die Ausfallraten bei Terminen zu senken und die Planungseffizienz zu optimieren. Anstatt dass das Verwaltungspersonal Stunden mit Routineanrufen verbringt, kontaktiert dieser Agent Kunden autonom, um deren Anwesenheit zu überprüfen, und bearbeitet Bestätigungen, Stornierungen oder Umterminierungswünsche auf natürliche, gesprächige Weise.

Fähigkeiten & Funktionen¶

Der Agent für Terminbestätigungen ist für die folgenden Planungsaufgaben optimiert:

• Automatisierte ausgehende Anrufe: Initiiert Anrufe bei Kunden zu festgelegten Zeiten (z. B. 24 oder 48 Stunden vor dem Termin), um eine Bestätigung anzufordern.
• Natürliches Sprachverständnis: Kann vielfältige Kundenantworten verstehen, von einem einfachen „Ja, ich werde da sein“ bis hin zu komplexen Antworten wie „Ich verspäte mich, können wir es um 15 Minuten verschieben?“
• Kalendersynchronisation: Aktualisiert das Buchungssystem in Echtzeit; wenn durch eine Stornierung ein Slot frei wird, wird dies sofort für andere Agenten oder Benutzer zur Buchung reflektiert.
• Mehrstufige Konversation: Führt einen Dialog, um einen neuen Termin zu finden, falls der Kunde den Termin verschieben muss.

Integrationsleitfaden¶

Im Gegensatz zu Standard-API-integrierten Tools wird der Agent für Terminbestätigungen direkt über die Support- und Engineering-Teams von 4Geeks bereitgestellt und verwaltet.

1. Zugriff anfordern: Kontaktieren Sie Ihren zugewiesenen 4Geeks-Account-Manager, um den Agenten für Terminbestätigungen anzufordern.
2. Konfiguration: Ein 4Geeks-Mitarbeiter wird mit Ihnen zusammenarbeiten, um den Agenten mit Ihrem Kalendersystem (z. B. Calendly, Google Calendar) zu verknüpfen und die Anrufe-Skripte/Sprachpersona zu definieren.
3. Bereitstellung: Der Agent wird von 4Geeks-Technikern mit einem Telefonieanbieter (z. B. Twilio, Vonage) und Ihrem CRM verbunden.

Workflow-Szenarien & Token-Verbrauch¶

Die folgenden Szenarien veranschaulichen, wie der Agent mit Benutzern interagiert, und schätzen die damit verbundenen Kosten basierend auf dem 4Geeks-Token-Modell.

Szenario 1: Einfache Bestätigung¶

Der Agent ruft einen Patienten an, um einen Zahnarzttermin zu bestätigen. Der Patient antwortet und bestätigt sein Erscheinen.

sequenceDiagram
  autonumber
  actor Patient as Kunde
  participant Agent as Sprach-Agent
  participant Calendar as Planungssystem

  Agent->>Patient: "Hallo [Name], ich bestätige Ihren Termin um 14 Uhr."
  Note right of Agent: Output: ~15 Sekunden

  Patient->>Agent: "Ja, ich werde da sein."
  Note right of Patient: Input: ~5 Sekunden

  Agent->>Calendar: Status markieren: Bestätigt
  Agent->>Patient: "Super, bis dann. Auf Wiederhören!"
  Note left of Agent: Output: ~5 Sekunden

Kostenschätzung¶

• Sprachinteraktion: ~25 Sekunden Gesamtdauer.
• Token-Berechnung: 25 Sekunden ÷ 0,06 Sekunden/Token = ~416 Token.
• Geschätzte Kosten: ~400 - 450 Token

Szenario 2: Verhandlung einer Umterminierung¶

Ein Kunde muss seinen Friseurtermin verschieben. Der Agent prüft die Verfügbarkeit und verhandelt eine neue Zeit.

sequenceDiagram
  autonumber
  actor Client as Kunde
  participant Agent as Sprach-Agent
  participant Calendar as Planungssystem

  Agent->>Client: "Ich rufe an, um Ihren Termin zu bestätigen..."

  Client->>Agent: "Ich schaffe es nicht. Können wir am Freitag?"
  Note right of Client: Input: ~5 Sekunden

  Agent->>Calendar: Verfügbarkeit prüfen (Freitag)
  Agent-->>Client: "Ich hätte Freitag um 10 Uhr oder 15 Uhr Zeit."
  Note left of Agent: Output: ~10 Sekunden

  Client->>Agent: "Nehmen wir 15 Uhr."

  Agent->>Calendar: Slot aktualisieren
  Agent-->>Client: "Für Freitag um 15 Uhr gebucht. Danke!"

Kostenschätzung¶

• Sprachinteraktion: ~60 Sekunden Gesamtdauer (mehrere Runden).
• Token-Berechnung: 60 Sekunden ÷ 0,06 Sekunden/Token = ~1.000 Token.
• Geschätzte Kosten: ~950 - 1.050 Token

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