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Rechnungsstellung und Zahlungen

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Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Rechnungsstellung an Patienten und Zahlungen innerhalb von 4Geeks Health verwalten. Dieses Modul rationalisiert den Abrechnungsprozess und ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu erstellen, Zahlungen zu verfolgen und Patientenkonnten zu verwalten.

Übersicht

Die Funktionalität für Rechnungsstellung und Zahlungen in 4Geeks Health bietet Tools für:

  • Erstellung von Rechnungen: Erstellen von Rechnungen für erbrachte Leistungen an Patienten.
  • Verfolgung von Zahlungen: Erfassung von Zahlungen, die von Patienten und Versicherungsgesellschaften eingegangen sind.
  • Verwaltung von Patientensalden: Anzeige offener Beträge und der Zahlungshistorie.
  • Erstellung von Berichten: Erstellung von Berichten über Rechnungen, Zahlungen und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Zugriff auf Rechnungsstellung und Zahlungen

Sie können auf dieses Modul normalerweise auf folgende Weise zugreifen:

  1. Über das Navigationsmenü:

    • Suchen Sie im Hauptnavigationsmenü nach einer Option wie „Rechnungsstellung“, „Abrechnung“, „Zahlungen“ oder ähnlich.
    • Klicken Sie auf diese Option.

  2. Über eine Patientenakte:

    • Während Sie die Akte eines Patienten anzeigen, gibt es möglicherweise einen Abschnitt oder Reiter für „Abrechnung“, „Rechnungen“, „Zahlungen“ oder ähnlich.
    • Dort finden Sie möglicherweise Schaltflächen zum Erstellen einer neuen Rechnung oder zum Anzeigen bestehender Rechnungen und Zahlungen.

  3. Über einen ambulanten Besuch oder einen stationären Aufenthalt:

    • Nach Abschluss eines Besuchs oder Aufenthalts gibt es möglicherweise die Option, eine Rechnung direkt aus dem Datensatz des Kontakts zu erstellen.

Erstellung von Rechnungen

Rechnungen werden normalerweise basierend auf folgenden Daten erstellt:

  • Abgeschlossene Kontakte: Ambulante Besuche, stationäre Aufenthalte, Konsultationen und Eingriffe.
  • Verordnungen: Medikamentenverordnungen, Laboraufträge und Verordnungen für Eingriffe.
  • Gebührenordnung: Vordefinierte Preise für Leistungen und Artikel.

1. Rechnungsstellung einleiten

  • Navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungsstellung.
  • Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Rechnung“, „Rechnung erstellen“ oder ähnlich.
    • Alternativ können Sie die Rechnungsstellung aus einer Patientenakte oder einem Kontakt einleiten.

2. Rechnungformular ausfüllen

Das Rechnungformular enthält voraussichtlich:

  • Patient *: Wählen Sie den Patienten aus der Patientenliste aus (dies kann bereits vorausgefüllt sein, wenn die Rechnung aus der Patientenakte oder dem Kontakt erstellt wird). Pflichtfeld.
  • Rechnungsdatum *: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird. Dies kann standardmäßig das aktuelle Datum sein. Pflichtfeld.
  • Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Zahlung fällig ist. Dies kann automatisch basierend auf den Zahlungsbedingungen Ihrer Organisation berechnet werden.
  • Rechnungsadresse: Die Rechnungsadresse des Patienten (diese kann aus der Patientenakte übernommen werden).
  • Artikel/Leistungen: Eine Liste der in Rechnung gestellten Leistungen und Artikel. Diese kann automatisch aus dem verknüpften Kontakt oder den Verordnungen ausgefüllt werden und Folgendes enthalten:
    • Beschreibung: Eine Beschreibung der Leistung oder des Artikels.
    • Code: Der medizinische Code (z. B. ICD-10, OPS, EBM), der mit der Leistung verknüpft ist.
    • Menge: Die Anzahl der Einheiten der Leistung oder des Artikels.
    • Satz: Der Preis pro Einheit.
    • Betrag: Der Gesamtbetrag für den Artikel (Menge x Satz).
  • Zwischensumme: Die Summe aller Artikelbeträge.
  • Steuern: Alle anfallenden Steuern.
  • Rabatte: Alle anfallenden Rabatte.
  • Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag, den der Patient schuldet.
  • Notizen: Alle zusätzlichen Notizen oder Anweisungen für den Patienten.
  • Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen Ihrer Organisation (z. B. „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen“).

3. Rechnung speichern und übermitteln

  • Prüfung: Überprüfen Sie sorgfältig alle Rechnungsdetails auf Richtigkeit.
  • Speichern: Klicken Sie auf „Speichern“, „Rechnung erstellen“ oder eine ähnliche Schaltfläche. Dies speichert die Rechnung normalerweise im Entwurfsstatus oder als ausstehend.
  • Übermitteln/Senden: Möglicherweise ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich, um die Rechnung an den Patienten zu übermitteln oder zu senden. Dies kann Folgendes beinhalten:
    • Klicken auf eine Schaltfläche wie „Übermitteln“, „Senden“ oder ähnlich.
    • Drucken der Rechnung.
    • Versenden der Rechnung per E-Mail an den Patienten.
    • Bereitstellen der Rechnung für den Patienten über das Patientenportal.

Verfolgung von Zahlungen

1. Zahlungen erfassen

  • Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungsstellung/Zahlungen oder zur Abrechnungsakte des Patienten.
  • Neue Zahlung: Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Zahlung“, „Zahlung erfassen“ oder ähnlich.
  • Zahlungsformular: Füllen Sie das Zahlungsformular aus, das voraussichtlich Folgendes enthalten wird:
    • Patient *: Wählen Sie den Patienten aus. Pflichtfeld.
    • Zahlungsdatum *: Das Datum, an dem die Zahlung eingegangen ist. Pflichtfeld.
    • Zahlungsmethode *: Wählen Sie die Zahlungsmethode aus (z. B. Bar, Scheck, Kreditkarte, Online-Zahlung). Pflichtfeld.
    • Erhaltener Betrag *: Geben Sie den Betrag der Zahlung ein. Pflichtfeld.
    • Referenznummer: (Optional) Geben Sie eine Schecknummer, Transaktions-ID oder eine andere Referenznummer ein.
    • Rechnung(en): Wählen Sie die Rechnung(en) aus, auf die die Zahlung angewendet werden soll. Das System kann die Zahlung automatisch auf die älteste offene Rechnung anwenden.
    • Notizen: Alle zusätzlichen Notizen zur Zahlung.
  • Speichern: Speichern Sie den Zahlungsdatensatz.

2. Teilzahlungen

  • Wenn ein Patient eine Teilzahlung leistet, sollte das System den verbleibenden fälligen Betrag auf der Rechnung verfolgen.

3. Überzahlungen

  • Wenn ein Patient zu viel bezahlt, sollte das System das Guthaben verfolgen und es Ihnen ermöglichen, es auf zukünftige Rechnungen anzuwenden oder eine Rückerstattung auszustellen.

Verwaltung von Patientensalden

  • Kontoauszüge: Sie sollten in der Lage sein, Kontoauszüge für Patienten zu erstellen, die deren Rechnungen, Zahlungen und offene Salden zeigen.
  • Alterungsberichte: Das System kann Alterungsberichte bereitstellen, die zeigen, wie lange Rechnungen bereits offen sind (z. B. 0-30 Tage, 31-60 Tage, 61-90 Tage, über 90 Tage). Dies hilft bei der Identifizierung überfälliger Konten.

Berichterstattung

Das Modul für Rechnungsstellung und Zahlungen sollte Berichtsfunktionen bieten, um:

  • Einnahmen zu verfolgen: Erstellen von Berichten über Gesamteinnahmen, Einnahmen nach Leistung, Einnahmen nach Dienstleister usw.
  • Zahlungen zu analysieren: Zahlungstrends, Zahlungsmethoden und durchschnittliche Zahlungszeiten anzeigen.
  • Forderungen zu verwalten: Offene Rechnungen identifizieren und Inkassobemühungen verfolgen.

Wichtige Überlegungen

  • Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen und Zahlungen genau erfasst werden.
  • Sicherheit: Schützen Sie sensible Finanzinformationen.
  • Zahlungsabwicklung: Wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Zahlungsabwicklungssystem sicher ist und den relevanten Vorschriften (z. B. PCI DSS) entspricht.
  • Integration: Das Modul für Rechnungsstellung und Zahlungen sollte in andere Teile des Systems integriert sein.
  • Schulung: Bieten Sie dem Personal angemessene Schulungen an.
  • Compliance: Muss mit allen Standards konform sein.

Diese Dokumentation bietet einen umfassenden Überblick über die Verwaltung der Rechnungsstellung und Zahlungen in 4Geeks Health. Denken Sie daran, spezifische Feldnamen, Schaltflächenbeschriftungen oder Schritte an die individuelle Konfiguration und die spezifischen Arbeitsabläufe Ihrer Organisation anzupassen.