Beschaffung¶

Dieser Abschnitt beschreibt den Beschaffungsprozess innerhalb von 4Geeks Health und deckt die Schritte ab, die bei der Anforderung, dem Kauf und dem Empfang von Waren und Dienstleistungen anfallen, die für den Betrieb der Gesundheitseinrichtung benötigt werden. Dieses Modul hilft bei der Bestandsverwaltung, Kostenkontrolle und stellt die rechtzeitige Verfügbarkeit von Vorräten sicher.

Übersicht¶

Das Beschaffungsmodul in 4Geeks Health bietet einen strukturierten Workflow für:

Bedarfsanforderung: Erstellung von Anforderungen für Waren und Dienstleistungen.
Einkauf: Erstellung von Bestellungen und Verwaltung von Lieferanten.
Empfang: Verfolgung des Eingangs bestellter Artikel.
Bestandsverwaltung: Überwachung von Lagerbeständen und Bestandsführung.
Lieferantenmanagement: Pflege einer Datenbank mit Lieferanten und deren Kontaktinformationen.

Zugriff auf die Beschaffung¶

Auf das Beschaffungsmodul können Sie normalerweise wie folgt zugreifen:

Navigationsmenü:
- Suchen Sie im Hauptnavigationsmenü nach einer Option wie „Beschaffung“, „Einkauf“, „Bestand“ oder ähnlich.
- Klicken auf diese Option kann zu einem Untermenü mit spezifischen Funktionen führen (z. B. Bestellungen, Anforderungen, Lieferanten).

Der Beschaffungs-Workflow¶

Der typische Beschaffungs-Workflow in 4Geeks Health umfasst die folgenden Schritte:

Materialanforderung:
- Ein Mitarbeiter identifiziert einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen.
- Er erstellt eine Materialanforderung im System.
- Die Anforderung spezifiziert die benötigten Artikel, Mengen, das gewünschte Lieferdatum und potenziell einen vorgeschlagenen Lieferanten.
- Die Anforderung erfordert möglicherweise die Genehmigung durch einen Vorgesetzten oder Manager.
Bestellung (Purchase Order - PO):
- Sobald eine Materialanforderung genehmigt wurde (falls erforderlich), erstellt ein Einkaufsbeauftragter oder ein autorisierter Benutzer eine Bestellung.
- Die Bestellung ist ein formelles Dokument, das an einen Lieferanten gesendet wird und den Kauf von Waren oder Dienstleistungen autorisiert.
- Die Bestellung enthält Details wie:
  - Lieferanteninformationen (Name, Adresse, Kontaktdaten).
  - Bestellnummer (eine eindeutige Kennung).
  - Ausstellungsdatum.
  - Lieferadresse.
  - Liste der bestellten Artikel (Beschreibung, Menge, Einzelpreis).
  - Gesamtbetrag.
  - Zahlungsbedingungen.
  - Liefertermin.
- Die Bestellung kann automatisch aus der Materialanforderung generiert oder manuell erstellt werden.
- Die Bestellung erfordert möglicherweise eine Genehmigung, bevor sie an den Lieferanten gesendet wird.
Lieferantenbestätigung:
- Der Lieferant erhält die Bestellung und bestätigt seine Fähigkeit, den Auftrag zu erfüllen.
- Er kann ein voraussichtliches Lieferdatum angeben oder Änderungen an der Bestellung bestätigen.
Wareneingang:
- Wenn die bestellte Ware eingeht, erstellt ein bestimmter Mitarbeiter (z. B. Wareneingangsleiter, Lagerverwalter) einen Wareneingangsbeleg im System.
- Der Wareneingang bestätigt die Lieferung der Artikel und überprüft deren Menge und Zustand gegenüber der Bestellung.
- Etwaige Unstimmigkeiten (z. B. beschädigte Waren, falsche Mengen) werden vermerkt.
- Der Wareneingang aktualisiert die Lagerbestände.
Rechnungsverarbeitung:
- Der Lieferant sendet eine Rechnung für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen.
- Die Rechnung wird mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen.
- Wenn die Rechnungsdetails mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmen, wird sie zur Zahlung freigegeben. Dies wird oft als „Drei-Wege-Abgleich“ (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) bezeichnet.
- Die Rechnung wird dann gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen zur Zahlung verarbeitet.

Wichtige Dokumente und Datensätze¶

Materialanforderung: Eine interne Anforderung von Waren oder Dienstleistungen.
Bestellung (PO): Ein formeller Auftrag, der an einen Lieferanten gesendet wird.
Wareneingang: Ein Datensatz, der den Erhalt bestellter Artikel bestätigt.
Lieferantenrechnung: Eine Rechnung des Lieferanten für bereitgestellte Waren oder Dienstleistungen.
Lieferant: Ein Datensatz mit Informationen zu jedem Lieferanten (Name, Adresse, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen usw.).

Erstellung einer Materialanforderung¶

Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Beschaffung oder Materialanforderung.
Neue Anforderung: Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Materialanforderung“, „Anforderung erstellen“ oder ähnlich.
Formular ausfüllen:
- Anfordernde Abteilung: Wählen Sie die Abteilung aus, die die Anforderung stellt.
- Anforderungsdatum: Das Datum der Anforderung (standardmäßig das aktuelle Datum).
- Benötigt bis Datum: Das Datum, an dem die Artikel benötigt werden.
- Artikel: Fügen Sie die angeforderten Artikel hinzu:
  - Artikelcode/Name: Wählen Sie den Artikel aus einer Liste aus oder geben Sie eine Beschreibung ein.
  - Menge: Geben Sie die benötigte Menge ein.
  - Maßeinheit: Geben Sie die Maßeinheit an (z. B. Stück, Karton, kg).
  - Vorgeschlagener Lieferant (Optional): Schlagen Sie einen bevorzugten Lieferanten vor.
  - Notizen (Optional): Besondere Anweisungen oder Notizen.
Einreichen: Reichen Sie die Materialanforderung zur Genehmigung ein (falls erforderlich).

Erstellung einer Bestellung (Purchase Order)¶

Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Beschaffung oder Bestellung.
Neue Bestellung: Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Bestellung“, „Bestellung erstellen“ oder ähnlich. Sie können eine Bestellung möglicherweise auch direkt aus einer genehmigten Materialanforderung erstellen.
Formular ausfüllen:
- Lieferant *: Wählen Sie den Lieferanten aus einer Liste aus. Pflichtfeld.
- Bestelldatum: Das Datum, an dem die Bestellung erstellt wird (standardmäßig das aktuelle Datum).
- Liefertermin: Das voraussichtliche Lieferdatum.
- Lieferadresse: Der Ort, an dem die Waren geliefert werden sollen.
- Artikel: Fügen Sie die bestellten Artikel hinzu:
  - Artikelcode/Name: Wählen Sie den Artikel aus einer Liste aus oder geben Sie eine Beschreibung ein. Dies kann aus der Materialanforderung übernommen werden.
  - Menge: Geben Sie die Menge ein.
  - Einzelpreis: Geben Sie den Preis pro Einheit ein. Dies kann automatisch aus einer Lieferantenpreisliste oder einem Vertrag übernommen werden.
  - Gesamtpreis: Das System berechnet den Gesamtpreis für jeden Artikel.
- Zahlungsbedingungen: Wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus (z. B. 30 Tage netto).
- Notizen: Zusätzliche Notizen oder Anweisungen für den Lieferanten.
Speichern/Einreichen: Speichern Sie die Bestellung. Sie kann dann einen Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor sie an den Lieferanten gesendet wird.
An Lieferanten senden: Nach der Genehmigung ist die Bestellung bereit, an den Lieferanten gesendet zu werden.

Erstellung eines Wareneingangs¶

Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Beschaffung oder Wareneingang.
Neuer Beleg: Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neuer Wareneingang“, „Artikel empfangen“ oder ähnlich.
Bestellung auswählen: Wählen Sie die Bestellung aus, für die Sie Waren empfangen. Dies füllt den Wareneingangsbeleg normalerweise automatisch mit den Artikeln aus der Bestellung aus.
Formular ausfüllen:
- Eingangsdatum: Das Datum, an dem die Waren empfangen wurden (standardmäßig das aktuelle Datum).
- Lieferant: Der Lieferant (dies sollte aus der Bestellung vorausgefüllt sein).
- Artikel: Für jeden Artikel in der Bestellung:
  - Empfangene Menge: Geben Sie die empfangene Menge ein.
  - Zustand: Vermerken Sie den Zustand der Artikel (z. B. Gut, Beschädigt, Fehlend).
  - Chargennummer (falls zutreffend): Erfassen Sie Chargennummern zur Rückverfolgbarkeit.
  - Ablaufdatum (falls zutreffend): Erfassen Sie das Ablaufdatum für verderbliche Artikel.
- Notizen: Notizen zur Lieferung (z. B. „Teillieferung erhalten“).
Speichern: Speichern Sie den Wareneingangsbeleg. Dies aktualisiert die Lagerbestände.

Verwaltung von Lieferanten¶

Lieferantendatensätze: 4Geeks Health sollte es Ihnen ermöglichen, Datensätze für jeden Lieferanten zu erstellen und zu pflegen.
Wichtige Informationen: Lieferantendatensätze enthalten normalerweise:
- Lieferantenname
- Adresse
- Ansprechpartner
- Telefonnummer(n)
- E-Mail-Adresse
- Zahlungsbedingungen
- Steuerinformationen
- Bankverbindung
- Bereitgestellte Artikel/Dienstleistungen

Berichterstattung¶

Das Beschaffungsmodul kann Berichtsfunktionen bieten, um:

Ausgaben zu verfolgen: Analysieren Sie Ausgaben nach Lieferant, Abteilung oder Artikel.
Bestellungen zu überwachen: Sehen Sie den Status offener Bestellungen ein.
Bestand zu verwalten: Verfolgen Sie Lagerbestände, Meldebestände und Fehlmengen.
Lieferantenleistung zu bewerten: Beurteilen Sie Lieferzeiten, Qualität und Preise der Lieferanten.

Wichtige Überlegungen¶

Benutzerrollen und Berechtigungen: Definieren Sie Benutzerrollen und Berechtigungen innerhalb des Beschaffungsmoduls klar. Beispielsweise können einige Benutzer Materialanforderungen erstellen, während andere zur Genehmigung von Bestellungen autorisiert sind.
Genehmigungs-Workflows: Implementieren Sie Genehmigungs-Workflows für Materialanforderungen und Bestellungen, um eine ordnungsgemäße Autorisierung und Kontrolle sicherzustellen.
Bestandsverwaltung: Integrieren Sie das Beschaffungsmodul in die Bestandsverwaltung, um Lagerbestände bei Wareneingang automatisch zu aktualisieren.
Drei-Wege-Abgleich: Implementieren Sie einen Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung), um Fehler und Betrug zu verhindern.
Schulung: Bieten Sie allen am Beschaffungsprozess beteiligten Mitarbeitern eine gründliche Schulung an.
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Beschaffungsprozesse regelmäßig, um Effizienz und Wirksamkeit zu gewährleisten.

Diese Dokumentation bietet einen umfassenden Überblick über den Beschaffungsprozess in 4Geeks Health. Denken Sie daran, spezifische Feldnamen, Schaltflächenbeschriftungen oder Schritte an die individuelle Konfiguration und die spezifischen Arbeitsabläufe Ihrer Organisation anzupassen.

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