Bestandsverwaltung

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Dieser Abschnitt beschreibt, wie Lagerbestände und Inventar innerhalb von 4Geeks Health verwaltet werden. Eine effektive Bestandsverwaltung ist entscheidend, um die Verfügbarkeit notwendiger Vorräte sicherzustellen, Verschwendung zu minimieren und Kosten zu kontrollieren.

Übersicht¶

Das Modul für Bestandsverwaltung (Stock Management) in 4Geeks Health bietet Tools für:

• Verfolgung von Lagerbeständen: Überwachung der Menge jedes Artikels auf Lager.
• Verwaltung von Lagerorten: Definition und Verwaltung verschiedener Lagerorte (z. B. Zentrallager, Apotheke, einzelne Abteilungen).
• Bestandsempfang: Erfassung des Eingangs neuer Bestände (normalerweise über das Beschaffungsmodul).
• Bestandsausgabe: Erfassung der Abgabe oder Verwendung von Beständen.
• Umlagerungen: Verschieben von Beständen zwischen verschiedenen Standorten.
• Bestandskorrekturen: Korrekturen von Lagerbeständen (z. B. aufgrund von Beschädigung, Verlust oder Inventur).
• Festlegen von Meldebeständen: Definition von Mindestlagermengen, um eine Nachbestellung auszulösen.
• Berichterstattung: Erstellung von Berichten über Lagerbestände, Bestandsbewegungen und Inventurbewertung.
• Seriennummernverfolgung: Verfolgung einzelner Artikel nach Seriennummer (für hochwertige oder regulierte Artikel).
• Chargen-/Losnummernverfolgung: Verfolgung von Artikeln nach Chargen- oder Losnummer (zur Rückverfolgbarkeit und Verwaltung von Verfallsdaten).

Zugriff auf die Bestandsverwaltung¶

Auf das Modul Bestandsverwaltung können Sie normalerweise wie folgt zugreifen:

• Navigationsmenü:
  • Suchen Sie im Hauptnavigationsmenü nach einer Option wie „Bestand“, „Inventar“, „Materialwirtschaft“ oder ähnlich.
  • Klicken auf diese Option kann zu einem Untermenü mit spezifischen Funktionen führen (z. B. Lagerbestände, Umlagerungen, Bestandskorrekturen).

Kernkonzepte¶

• Artikel: Ein spezifisches Produkt oder ein Vorrat, der im Inventar verfolgt wird (z. B. „Spritze, 5ml“, „Amoxicillin 500mg Kapseln“).
• Lagerort: Ein physischer Ort, an dem Bestände gelagert werden (z. B. „Hauptapotheke“, „Versorgungsschrank Notaufnahme“, „Zentrallager“).
• Lagerbestand: Die Menge eines spezifischen Artikels, die sich derzeit an einem bestimmten Lagerort befindet.
• Meldebestand (Reorder Point): Die Mindestlagermenge, die eine Nachbestellung auslöst.
• Nachbestellmenge: Die Menge eines Artikels, die bestellt werden soll, wenn der Meldebestand erreicht ist.
• Chargen-/Losnummer: Eine eindeutige Kennung, die einer bestimmten Charge oder einem Los eines Artikels zugewiesen wird; wird oft zur Verfolgung von Verfallsdaten und Rückrufen verwendet.
• Seriennummer: Eine eindeutige Kennung, die einem einzelnen Artikel zugewiesen wird; wird oft für hochwertige oder regulierte Artikel verwendet.
• Bewertungsmethode: Die Methode zur Berechnung des Inventurwerts (z. B. FIFO, LIFO, gewichteter Durchschnitt). Dies wird normalerweise durch die Finanzabteilung/Administration festgelegt.

Lagerbestände anzeigen¶

1. Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Bestandsverwaltung oder Inventar.
2. Ansicht Lagerbestände: Sie sollten eine Liste oder Tabelle mit den Lagerbeständen sehen. Diese Ansicht ermöglicht es Ihnen:
   • Nach Artikel filtern: Lagerbestände für einen bestimmten Artikel oder eine Artikelgruppe anzeigen.
   • Nach Standort filtern: Lagerbestände für einen bestimmten Standort oder eine Standortgruppe anzeigen.
   • Suchen: Suchen Sie nach Artikeln anhand von Name, Code oder Beschreibung.
   • Sortieren: Sortieren Sie die Liste nach Artikelname, Lagerbestand oder anderen Kriterien.
3. Angezeigte Informationen: Die Ansicht der Lagerbestände zeigt normalerweise:
   • Artikelcode/Name: Die eindeutige Kennung und der Name des Artikels.
   • Lagerort: Der Ort, an dem der Bestand gelagert wird.
   • Vorhandene Menge: Die aktuelle Menge auf Lager.
   • Meldebestand: Die Mindestlagermenge.
   • Nachbestellmenge: Die zu bestellende Menge.
   • Maßeinheit: Die Maßeinheit für den Artikel (z. B. Stück, Karton, ml).
   • Weitere Informationen (Optional): Chargen-/Losnummer, Verfallsdatum, Seriennummern, Bewertung.

Bestandsempfang¶

Bestände werden normalerweise über das Beschaffungsmodul empfangen (siehe Dokumentation „Beschaffung“). Wenn ein Wareneingang für eine Bestellung erstellt wird, aktualisiert das System automatisch die Lagerbestände für die empfangenen Artikel.

Bestandsausgabe¶

Die Bestandsausgabe bezieht sich auf den Prozess der Entnahme von Artikeln aus dem Inventar zur Verwendung, Abgabe oder zum Verbrauch.

1. Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Bestandsverwaltung oder Bestandsausgabe.
2. Neue Ausgabe: Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Bestandsausgabe“, „Bestand ausgeben“ oder ähnlich.
3. Formular ausfüllen:
   • Ausgabedatum: Das Datum, an dem der Bestand ausgegeben wird (standardmäßig das aktuelle Datum).
   • Ausgegeben an: Wählen Sie die Abteilung, Person oder den Patienten aus, an den der Bestand ausgegeben wird. Dies kann mit Patientenakten, Kontakten oder internen Abteilungen verknüpft sein.
   • Artikel: Fügen Sie die auszugebenden Artikel hinzu:
     • Artikelcode/Name: Wählen Sie den Artikel aus einer Liste aus.
     • Lagerort: Wählen Sie den Standort aus, von dem der Bestand entnommen wird.
     • Menge: Geben Sie die auszugebende Menge ein.
     • Chargen-/Losnummer (falls zutreffend): Wählen Sie die Chargen-/Losnummer aus.
     • Seriennummer (falls zutreffend): Wählen Sie die Seriennummer(n) aus oder scannen Sie diese.
   • Notizen: Zusätzliche Notizen zur Ausgabe.
4. Speichern: Speichern Sie den Beleg der Bestandsausgabe. Dies zieht die ausgegebene Menge von den Lagerbeständen ab.

Umlagerungen¶

Umlagerungen verschieben Artikel zwischen verschiedenen Lagerorten innerhalb der Organisation.

1. Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Bestandsverwaltung oder Umlagerung.
2. Neue Umlagerung: Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Umlagerung“, „Bestand umlagern“ oder ähnlich.
3. Formular ausfüllen:
   • Umlagerungsdatum: Das Datum der Umlagerung.
   • Quell-Lagerort: Wählen Sie den Standort aus, von dem der Bestand verschoben wird.
   • Ziel-Lagerort: Wählen Sie den Standort aus, an den der Bestand verschoben wird.
   • Artikel: Fügen Sie die umzulagernden Artikel hinzu:
     • Artikelcode/Name: Wählen Sie den Artikel aus.
     • Menge: Geben Sie die umzulagernde Menge ein.
     • Chargen-/Losnummer (falls zutreffend): Wählen Sie die Chargen-/Losnummer aus.
     • Seriennummer (falls zutreffend): Wählen Sie die Seriennummer(n) aus oder scannen Sie diese.
   • Notizen: Zusätzliche Notizen zur Umlagerung.
4. Speichern: Speichern Sie den Umlagerungsbeleg. Dies aktualisiert die Lagerbestände sowohl am Quell- als auch am Zielort.

Bestandskorrekturen¶

Bestandskorrekturen werden verwendet, um Inventurdifferenzen zu korrigieren (z. B. aufgrund von Beschädigung, Verlust, Inventuren oder Dateneingabefehlern).

1. Zugriff: Navigieren Sie zum Abschnitt Bestandsverwaltung oder Bestandskorrektur.
2. Neue Korrektur: Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Bestandskorrektur“, „Bestand anpassen“ oder ähnlich.
3. Formular ausfüllen:
   • Datum der Korrektur: Das Datum der Anpassung.
   • Lagerort: Wählen Sie den Standort aus, an dem die Anpassung vorgenommen wird.
   • Artikel: Fügen Sie die anzupassenden Artikel hinzu:
     • Artikelcode/Name: Wählen Sie den Artikel aus.
     • Aktuelle Menge: Das System zeigt möglicherweise die aktuell erfasste Menge an.
     • Neue Menge: Geben Sie die korrekte Menge ein.
     • Grund für Korrektur: Wählen Sie einen Grund für die Anpassung aus (z. B. „Beschädigt“, „Verloren“, „Inventur“, „Dateneingabefehler“).
     • Chargen-/Losnummer (falls zutreffend)
     • Seriennummer (falls zutreffend)
   • Notizen: Zusätzliche Notizen zur Korrektur.
4. Speichern: Speichern Sie den Beleg der Bestandskorrektur. Dies aktualisiert die Lagerbestände. Wichtig: Bestandskorrekturen sollten sorgfältig dokumentiert und bei Bedarf von einem Vorgesetzten genehmigt werden.

Festlegen von Meldebeständen¶

Meldebestände helfen sicherzustellen, dass Sie genügend Bestand vorhalten, um den Bedarf zu decken.

1. Zugriff: Navigieren Sie zu den Artikelstammdaten oder einem speziellen Abschnitt für Meldebestände.
2. Artikel bearbeiten: Suchen Sie den Artikel, für den Sie einen Meldebestand festlegen möchten.
3. Feld Meldebestand: Geben Sie die Mindestlagermenge ein, bei der eine Nachbestellung ausgelöst werden soll.
4. Feld Nachbestellmenge: Geben Sie die Menge ein, die bestellt werden soll, wenn der Meldebestand erreicht ist.
5. Speichern: Speichern Sie die Änderungen. Das System kann Warnungen oder Benachrichtigungen generieren, wenn der Lagerbestand eines Artikels unter seinen Meldebestand fällt.

Berichterstattung¶

Das Modul Bestandsverwaltung sollte Berichtsfunktionen bieten, um:

• Lagerbestände anzuzeigen: Erstellen Sie Berichte über die aktuellen Lagerbestände für alle Artikel oder spezifische Artikel/Standorte.
• Bestandsbewegungen zu verfolgen: Sehen Sie eine Historie der Bestandseingänge, -ausgaben, -umlagerungen und -korrekturen ein.
• Inventurbewertung zu analysieren: Berechnen Sie den Wert des Inventars basierend auf der gewählten Bewertungsmethode.
• Ladenhüter zu identifizieren: Identifizieren Sie Artikel, die über einen längeren Zeitraum nicht verwendet oder ausgegeben wurden.
• Bedarf zu prognostizieren: (Fortgeschrittene Systeme) Sagen Sie den zukünftigen Bedarf basierend auf historischen Nutzungsmustern voraus.

Wichtige Überlegungen¶

• Genauigkeit: Pflegen Sie genaue Bestandsaufzeichnungen. Dies ist wichtig, um Fehlbestände zu vermeiden, Verschwendung zu minimieren und fundierte Kaufentscheidungen zu treffen.
• Regelmäßige Inventur/Stichprobenkontrollen: Führen Sie regelmäßige physische Inventurzählungen durch, um die Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen im System zu überprüfen.
• Sicherheit: Implementieren Sie angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um Diebstahl und unbefugten Zugriff auf Bestände zu verhindern.
• Benutzerrollen und Berechtigungen: Steuern Sie, welche Benutzer Zugriff auf verschiedene Bestandsverwaltungsfunktionen haben.
• Schulung: Bieten Sie allen am Bestandsmanagement beteiligten Mitarbeitern eine gründliche Schulung an.
• Integration: Das Modul Bestandsverwaltung sollte in andere Module wie Beschaffung, Abrechnung und Patientenakten integriert sein.

Diese Dokumentation bietet einen umfassenden Überblick über die Bestandsverwaltung in 4Geeks Health. Denken Sie daran, spezifische Feldnamen, Schaltflächenbeschriftungen oder Schritte an die individuelle Konfiguration und die spezifischen Arbeitsabläufe Ihrer Organisation anzupassen.

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