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Lieferantenmanagement

🤖 Erklären mit KI

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Lieferanteninformationen innerhalb von 4Geeks Health verwaltet werden. Die Pflege genauer und aktueller Lieferantendatensätze ist entscheidend für effiziente Beschaffung, Bestandsverwaltung und Kreditorenprozesse.

Übersicht

Die Lieferantenmanagement-Funktionalität in 4Geeks Health ermöglicht es Ihnen:

  • Lieferantendatensätze erstellen und pflegen: Speichern umfassender Informationen zu jedem Lieferanten.
  • Lieferantenkontakte verfolgen: Verwalten von Kontaktinformationen für Schlüsselpersonal bei jedem Lieferanten.
  • Lieferantenartikel/-dienstleistungen verwalten: Zuordnen von Lieferanten zu den spezifischen Artikeln oder Dienstleistungen, die sie bereitstellen.
  • Lieferantentransaktionen einsehen: Anzeigen einer Historie von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen im Zusammenhang mit jedem Lieferanten.
  • Beschaffungsprozesse unterstützen: Erleichterung der Auswahl geeigneter Lieferanten für Bestellungen.

Zugriff auf das Lieferantenmanagement

Auf das Lieferantenmanagement können Sie normalerweise wie folgt zugreifen:

  • Navigationsmenü:
    • Suchen Sie im Hauptnavigationsmenü nach einer Option wie „Lieferanten“, „Vendoren“, „Beschaffung“ oder ähnlich. (Die genaue Wortwahl kann von der Konfiguration Ihres Systems abhängen.)
    • Klicken auf diese Option kann zu einem Untermenü mit spezifischen Funktionen führen (z. B. „Lieferantenliste“, „Neuer Lieferant“).

Erstellung eines Lieferantendatensatzes

  1. Prozess einleiten:

    • Navigieren Sie zum Abschnitt Lieferanten (normalerweise über das Navigationsmenü).
    • Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neuer Lieferant“, „Lieferant hinzufügen“ oder ähnlich.

  2. Lieferantenformular ausfüllen:

    Das Lieferantenformular enthält voraussichtlich die folgenden Felder, die in logische Abschnitte unterteilt sind:

    • Basisinformationen:

      • Lieferantenname *: Der offizielle Name des Lieferantenunternehmens. Pflichtfeld.
      • Lieferantencode/-ID: Ein interner Code oder eine ID, die dem Lieferanten zugewiesen wurde. Dies kann automatisch generiert werden.
      • Lieferantentyp: (Optional) Kategorisieren Sie Lieferanten (z. B. „Pharma“, „Medizinischer Bedarf“, „Bürobedarf“).
      • Status: Aktiv/Inaktiv. Deaktivieren Sie Lieferanten, mit denen Sie keine Geschäfte mehr machen, anstatt sie zu löschen.

    • Kontaktinformationen:

      • Adresse: Die primäre Geschäftsadresse des Lieferanten (Straße, Stadt, Bundesland/Kanton, Postleitzahl, Land).
      • Telefonnummer: Die Haupttelefonnummer des Lieferanten.
      • Faxnummer: Die Faxnummer des Lieferanten (falls zutreffend).
      • E-Mail-Adresse: Die allgemeine E-Mail-Adresse des Lieferanten (z. B. für Bestellungen oder Anfragen).
      • Website: Die URL der Website des Lieferanten.

    • Ansprechpartner:

      • Sie können möglicherweise mehrere Ansprechpartner für jeden Lieferanten hinzufügen (z. B. Vertriebsmitarbeiter, Kontakt für Kreditorenbuchhaltung, technischer Support).
      • Erfassen Sie für jeden Kontakt Namen, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

    • Finanzinformationen:

      • Zahlungsbedingungen: Die vereinbarten Zahlungsbedingungen (z. B. „30 Tage netto“, „2 % Skonto bei 10 Tagen, 30 Tage netto“).
      • Steuernummer/USt-IdNr.: Die Identifikationsnummer des Lieferanten (erforderlich für die Steuererklärung).
      • Bankverbindung: (Optional, aber wichtig für elektronische Zahlungen) Die Bankverbindung des Lieferanten (Bankname, Kontonummer, BLZ/SWIFT-Code).
      • Währung: Die Währung, die der Lieferant für Rechnungen verwendet.
      • Kreditlimit: (Optional) Ein Kreditlimit, falls zutreffend.

    • Artikel/Dienstleistungen:

      • Sie können den Lieferanten möglicherweise mit spezifischen Artikeln oder Dienstleistungen verknüpfen, die er bereitstellt. Dies hilft bei der Auswahl des geeigneten Lieferanten beim Erstellen von Bestellungen. Dies kann die Auswahl aus einer Liste von innerhalb von 4Geeks Health verwalteten Artikeln oder Dienstleistungen beinhalten.

    • Notizen:

      • Zusätzliche Notizen oder Kommentare zum Lieferanten.

  3. Datensatz speichern:

    • Prüfung: Überprüfen Sie alle eingegebenen Informationen sorgfältig auf Richtigkeit.
    • Speichern: Klicken Sie auf „Speichern“, „Lieferant erstellen“ oder eine ähnliche Schaltfläche.

Verwaltung von Lieferantendatensätzen

  • Ansehen: Sie können eine Liste aller Lieferanten anzeigen und einzelne Datensätze öffnen, um deren Details zu sehen. Die Liste kann durchsuchbar und sortierbar sein.
  • Bearbeiten: Sie können Lieferanteninformationen bearbeiten, um Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen oder andere Informationen zu aktualisieren. Seien Sie vorsichtig beim Bearbeiten von Finanzinformationen.
  • Inaktivieren/Deaktivieren: Wenn Sie keine Geschäfte mehr mit einem Lieferanten machen, sollten Sie dessen Datensatz inaktivieren oder deaktivieren, anstatt ihn zu löschen. Dies bewahrt historische Daten und verhindert gleichzeitig, dass der Lieferant für neue Bestellungen ausgewählt werden kann.
  • Zusammenführen (falls zutreffend): Einige Systeme verfügen möglicherweise über eine Funktion zum Zusammenführen doppelter Lieferantendatensätze. Dies sollte mit extremer Vorsicht verwendet werden.

Lieferantentransaktionen anzeigen

  • Von einem Lieferantendatensatz aus sollten Sie in der Lage sein, eine Historie der mit diesem Lieferanten verbundenen Transaktionen einzusehen, einschließlich:
    • Bestellungen: Eine Liste aller an den Lieferanten ausgestellten Bestellungen.
    • Wareneingänge: Eine Liste aller Wareneingangsbelege für vom Lieferanten empfangene Artikel.
    • Rechnungen: Eine Liste aller vom Lieferanten erhaltenen Rechnungen.

Berichterstattung

Das Lieferantenmanagement-Modul kann Berichtsfunktionen bieten, um:

  • Lieferantenlisten zu generieren: Erstellen Sie Listen von Lieferanten basierend auf verschiedenen Kriterien (z. B. Lieferantentyp, Standort, bereitgestellte Artikel).
  • Ausgaben zu analysieren: Analysieren Sie die Ausgaben nach Lieferant.
  • Lieferantenleistung zu bewerten: Beurteilen Sie Lieferzeiten, Qualität und Preise der Lieferanten.

Wichtige Überlegungen

  • Datengenauigkeit: Pflegen Sie genaue und aktuelle Lieferanteninformationen.
  • Datensicherheit: Schützen Sie sensible Lieferanteninformationen, insbesondere Finanzdaten.
  • Benutzerberechtigungen: Steuern Sie, welche Benutzer Zugriff auf das Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von Lieferantendatensätzen haben.
  • Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen und aktualisieren Sie Lieferanteninformationen regelmäßig, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen. Ziehen Sie periodische Audits der Lieferantendaten in Betracht.
  • Integration: Lieferanteninformationen werden im gesamten Beschaffungs- und Kreditorenprozess verwendet, daher ist es entscheidend, dass das Lieferantenmanagement-Modul gut in andere relevante Module integriert ist.
  • Schulung: Bieten Sie dem Personal eine angemessene Schulung an.

Diese Dokumentation bietet einen umfassenden Überblick über die Verwaltung von Lieferanteninformationen in 4Geeks Health. Denken Sie daran, spezifische Feldnamen, Schaltflächenbeschriftungen oder Schritte an die individuelle Konfiguration und die spezifischen Arbeitsabläufe Ihrer Organisation anzupassen.