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Probenverwaltung

🤖 Erklären mit KI

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Laborproben innerhalb von 4Geeks Health verwaltet werden. Eine effiziente Probenverwaltung ist entscheidend für die Genauigkeit und Zeitnähe von Labortests und der Ergebnisberichterstattung. Dieses Modul verfolgt Proben von der Entnahme bis zur Verarbeitung und stellt eine ordnungsgemäße Identifizierung und Handhabung sicher.

Übersicht

Das Modul für Probenverwaltung bietet Tools für:

  • Verfolgung der Probenentnahme: Aufzeichnung, wann und wie Proben von Patienten entnommen werden.
  • Kennzeichnung von Proben: Erstellung und Anbringung eindeutiger Etiketten zur Sicherstellung einer korrekten Identifizierung.
  • Verwaltung des Probenstatus: Verfolgung des Status von Proben (z. B. Entnommen, Unterwegs, Im Labor eingegangen, Testlauf, Ergebnisse verfügbar).
  • Verknüpfung von Proben mit Aufträgen: Verbindung von Proben mit den entsprechenden Laboraufträgen.
  • Handhabung von Probenablehnungen: Dokumentation der Gründe für die Ablehnung von Proben (z. B. unzureichende Menge, unsachgemäße Entnahme).
  • Integration mit LIS (Laborinformationssystem): Erleichterung des nahtlosen Datenaustauschs mit dem Informationssystem des Labors.

Zugriff auf die Probenverwaltung

Auf dieses Modul können Sie normalerweise wie folgt zugreifen:

  1. Über das Navigationsmenü:

    • Suchen Sie im Hauptnavigationsmenü nach einer Option wie „Probenverwaltung“, „Labor“, „Laborproben“ oder ähnlich.
    • Klicken Sie auf diese Option.

  2. Über einen Laborauftrag:

    • Beim Erstellen oder Anzeigen eines Laborauftrags kann ein Link oder Abschnitt im Zusammenhang mit der Probenentnahme und -verwaltung vorhanden sein.

  3. Über eine Patientenakte:

    • Während Sie die Akte eines Patienten anzeigen, gibt es möglicherweise einen Abschnitt oder Reiter für „Proben“, „Labor“ oder ähnlich.

  4. Über einen ambulanten Besuch oder einen stationären Aufenthalt:

    • Wenn während eines Besuchs oder Aufenthalts Labortests angefordert werden, kann ein direkter Link zur Probenverwaltung vorhanden sein.

Erfassung der Probenentnahme

1. Prozess einleiten

  • Navigieren Sie zum Abschnitt Probenverwaltung mit einer der oben beschriebenen Methoden.
  • Klicken Sie auf eine Schaltfläche wie „Neue Probe“, „Probe entnehmen“, „Probe hinzufügen“ oder ähnlich. Alternativ können Sie die Probenentnahme aus einem Laborauftrag heraus einleiten.

2. Formular zur Probenentnahme ausfüllen

Das Formular enthält voraussichtlich die folgenden Felder:

  • Patient *: Wählen Sie den Patienten aus, von dem die Probe entnommen wird. Dies kann vorausgefüllt sein, wenn Sie die Probenverwaltung über die Patientenakte, den Auftrag oder den Kontakt aufrufen. Pflichtfeld.
  • Laborauftrag *: Verknüpfen Sie die Probe mit dem entsprechenden Laborauftrag. Dies ist entscheidend, um die Probe den angeforderten Tests zuzuordnen. Pflichtfeld.
  • Probentyp *: Geben Sie die Art der entnommenen Probe an (z. B. Blut, Urin, Stuhl, Abstrich, Gewebe). Pflichtfeld.
  • Entnahmedatum und -uhrzeit *: Erfassen Sie das Datum und die Uhrzeit der Probenentnahme. Pflichtfeld.
  • Entnommen von: Wählen Sie den Namen der Person aus, die die Probe entnommen hat, oder geben Sie diesen ein.
  • Entnahmemethode (falls zutreffend): Geben Sie an, wie die Probe entnommen wurde (z. B. Venenpunktion, Abstrich).
  • Entnahmestelle (falls zutreffend): Geben Sie die Körperstelle an, an der die Probe entnommen wurde (z. B. Linker Arm).
  • Volumen/Menge: Erfassen Sie das Volumen oder die Menge der entnommenen Probe (z. B. 5 ml, 10 g).
  • Behältertyp: Geben Sie die Art des zur Probenentnahme verwendeten Behälters an (z. B. EDTA-Röhrchen, steriler Behälter, Urinbecher).
  • Zusätze (falls zutreffend): Vermerken Sie etwaige im Behälter vorhandene Zusätze (z. B. EDTA, Heparin).
  • Notizen: Zusätzliche Notizen oder Kommentare zur Probenentnahme (z. B. „Schwierige Blutentnahme“, „Patient nüchtern“).
  • Proben-ID: Eine eindeutige Kennung für die Probe. Diese kann vom System automatisch generiert oder manuell eingegeben werden (gemäß dem Protokoll Ihrer Organisation).

3. Datensatz speichern und Etiketten drucken

  • Prüfung: Überprüfen Sie alle eingegebenen Informationen sorgfältig auf Richtigkeit.
  • Speichern: Klicken Sie auf „Speichern“, „Entnahme erfassen“ oder eine ähnliche Schaltfläche.

  • Etiketten drucken: Das System sollte es Ihnen ermöglichen, Etiketten für die Probenbehälter zu drucken. Diese Etiketten sollten enthalten:

    • Patientenname
    • Patienten-ID (Patientennummer)
    • Proben-ID
    • Datum und Uhrzeit der Entnahme
    • Probentyp
    • Barcode (zur automatisierten Verfolgung)

  • Etiketten anbringen: Bringen Sie die gedruckten Etiketten sofort an den entsprechenden Probenbehältern an. Eine ordnungsgemäße Kennzeichnung ist unerlässlich, um Verwechslungen zu vermeiden.

Verwaltung des Probenstatus

Das Modul Probenverwaltung ermöglicht es Ihnen, den Status jeder Probe während des gesamten Labor-Workflows zu verfolgen. Gängige Status sind:

  • Entnommen: Die Probe wurde dem Patienten entnommen.
  • Unterwegs: Die Probe wird zum Labor transportiert.
  • Im Labor eingegangen: Das Labor hat die Probe erhalten.
  • Testlauf: Die Probe wird derzeit analysiert.
  • Ergebnisse verfügbar: Die Testergebnisse liegen vor.
  • Abgelehnt: Die Probe wurde vom Labor abgelehnt (siehe unten).

Sie können den Probenstatus normalerweise manuell oder durch Integration mit dem LIS aktualisieren.

Handhabung von Probenablehnungen

Wenn eine Probe vom Labor abgelehnt wird, sollten Sie den Grund für die Ablehnung dokumentieren.

  • Status aktualisieren: Ändern Sie den Probenstatus auf „Abgelehnt“.
  • Ablehnungsgrund: Wählen Sie einen Grund für die Ablehnung aus einer vordefinierten Liste aus (z. B. Unzureichende Menge, Hämolytisch, Geronnen, Falscher Behälter, Falsch beschriftet, Probenintegrität beeinträchtigt).
  • Notizen: Zusätzliche Notizen zur Ablehnung.
  • Benachrichtigung: Benachrichtigen Sie das entsprechende Personal (z. B. den anfordernden Arzt, den Phlebotomisten) über die Ablehnung der Probe.
  • Nachentnahme: Bestimmen Sie, ob eine neue Probe entnommen werden muss.

Integration mit LIS (Laborinformationssystem)

Idealerweise sollte das Probenverwaltungsmodul von 4Geeks Health nahtlos in das Laborinformationssystem (LIS) integriert sein. Diese Integration ermöglicht:

  • Automatische Auftragsübertragung: In 4Geeks Health erstellte Laboraufträge werden automatisch an das LIS gesendet.
  • Statusaktualisierungen in Echtzeit: Der Status der Proben wird in 4Geeks Health automatisch aktualisiert, wenn die Probe im LIS verarbeitet wird.
  • Ergebnisberichterstattung: Laborergebnisse werden automatisch aus dem LIS in 4Geeks Health importiert und dem Patientendatensatz sowie dem entsprechenden Auftrag beigefügt.

Berichterstattung

Das Modul Probenverwaltung kann Berichtsfunktionen bieten, um:

  • Probenvolumen zu verfolgen: Überwachung der Anzahl der entnommenen Proben nach Typ, Datum und Entnehmer.
  • Verzögerungen zu identifizieren: Identifizierung von Engpässen im Workflow der Probenverarbeitung.
  • Ablehnungsraten zu überwachen: Verfolgung der Ablehnungsraten von Proben und Identifizierung potenzieller Ursachen.
  • Audit-Trail: Führung eines vollständigen Audit-Trails aller probenbezogenen Aktivitäten.

Wichtige Überlegungen

  • Ordnungsgemäße Kennzeichnung: Eine genaue und vollständige Kennzeichnung ist von entscheidender Bedeutung, um Probenverwechslungen zu vermeiden und die Patientensicherheit zu gewährleisten.
  • Probenintegrität: Befolgen Sie ordnungsgemäße Verfahren zum Entnehmen, Handhaben und Transportieren von Proben, um deren Integrität zu bewahren.
  • Schulung: Bieten Sie allen an der Probenentnahme und -verwaltung beteiligten Mitarbeitern eine gründliche Schulung an.
  • Standardarbeitsanweisungen (SOPs): Entwickeln und befolgen Sie klare SOPs für alle Aspekte der Probenverwaltung.
  • Qualitätskontrolle: Implementieren Sie Qualitätskontrollmaßnahmen, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Labortests sicherzustellen.
  • Benutzerberechtigungen: Legen Sie Benutzerberechtigungen entsprechend den Rollen fest.
  • Compliance: Stellen Sie sicher, dass die Verfahren den Vorschriften entsprechen.

Diese Dokumentation bietet einen umfassenden Überblick über die Verwaltung von Laborproben in 4Geeks Health. Denken Sie daran, spezifische Feldnamen, Statusoptionen oder Schritte an die individuelle Konfiguration Ihrer Organisation und die Labor-Workflows anzupassen.