Zum Inhalt

Termine

🤖 Erklären mit KI

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Patiententermine innerhalb von 4Geeks Health verwaltet werden. Ein effizientes Terminmanagement ist entscheidend für einen reibungslosen Praxisbetrieb und die Patientenzufriedenheit.

Zugriff auf die Terminseite

Sie können auf die Terminseite auf verschiedene Weise zugreifen:

  1. Vom Dashboard:

    • Suchen Sie auf dem Haupt-Dashboard von 4Geeks Health nach einem Link oder einer Schaltfläche für „Termine“, „Kalender“ oder ähnlich.
    • Klicken Sie auf diesen Link bzw. diese Schaltfläche.

  2. Vom Navigationsmenü:

    • Suchen Sie die Option „Termine“, „Planung“ oder „Kalender“ im Hauptnavigationsmenü (oft auf der linken Bildschirmseite).
    • Klicken Sie auf diese Option.

  3. Von einer Patientenakte:

    • Während Sie die Akte eines Patienten anzeigen, gibt es möglicherweise eine Schaltfläche oder einen Link zum „Termin vereinbaren“ oder „Termine anzeigen“.

Die Terminansicht

Die Terminseite zeigt normalerweise eine Kalenderansicht an, in der die Termine für einen bestimmten Tag, eine Woche oder einen Monat dargestellt werden. Sie können möglicherweise:

  • Die Ansicht ändern: Zwischen Tages-, Wochen-, Monats- und eventuell Listenansichten wechseln.
  • Datum navigieren: Verwenden Sie Pfeile oder eine Datumsauswahl, um zu anderen Terminen zu springen.
  • Termine filtern: Filtern Sie nach Behandler, Abteilung, Termintyp oder anderen Kriterien (je nach Konfiguration Ihres Systems).
  • Termindetails anzeigen: Klicken Sie auf einen Termin im Kalender, um dessen Details zu sehen (Patient, Uhrzeit, Behandler, Status usw.).

Termine planen

1. Zugriff auf das Planungsformular

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Prozess der Terminplanung einzuleiten:

  • Von der Terminseite:
    • Klicken Sie auf ein leeres Zeitfenster im Kalender.
    • Klicken Sie auf eine Schaltfläche „Neuer Termin“, „Termin planen“ oder „+“.
  • Von einer Patientenakte:
    • Klicken Sie auf eine Schaltfläche „Termin planen“, während Sie die Akte eines Patienten anzeigen.

2. Das Planungsformular ausfüllen

Das Formular zur Terminplanung erfordert die Eingabe der folgenden Informationen:

  • Patient *: Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der ID des Patienten. Das System sollte Vorschläge machen. Wählen Sie den richtigen Patienten aus. Dieses Feld ist obligatorisch.
  • Behandler *: Wählen Sie den Gesundheitsdienstleister für den Termin aus einer Dropdown-Liste aus. Dieses Feld ist obligatorisch.
  • Gesundheitsleistung: Wählen Sie eine Leistung aus, die beim Termin erbracht werden soll.
  • Termintyp: (Optional) Wählen Sie einen vordefinierten Termintyp aus (z. B. Erstberatung, Nachuntersuchung, Prozedur). Dies hilft bei der Kategorisierung von Terminen.
  • Datum *: Wählen Sie das Datum für den Termin aus. Die Kalenderansicht sollte verfügbare Zeitfenster optisch anzeigen. Dieses Feld ist obligatorisch.
  • Startzeit *: Wählen Sie die Startzeit für den Termin aus. Dieses Feld ist obligatorisch.
  • Dauer/Endzeit: Geben Sie entweder die Termindauer ein (z. B. 30 Minuten) oder wählen Sie die Endzeit aus. Das System berechnet möglicherweise automatisch einen Wert basierend auf dem anderen.
  • Status: Sie können den initialen Status festlegen (z. B. Geplant, Vorläufig). Das System kann den Status automatisch aktualisieren, während der Termin fortschreitet.
  • Notizen: Fügen Sie relevante Notizen zum Termin hinzu (z. B. Grund für den Besuch, spezielle Anweisungen).

3. Den Termin speichern

  • Prüfung: Überprüfen Sie alle eingegebenen Informationen.
  • Speichern: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, „Termin erstellen“ oder eine ähnliche Schaltfläche.

4. Bestätigung

  • Sie sollten eine Bestätigungsmeldung sehen, dass der Termin geplant wurde.
  • Der Termin sollte nun in der Kalenderansicht erscheinen.

Termine verwalten

Sobald ein Termin geplant ist, können Sie ihn auf verschiedene Weise verwalten:

  • Details anzeigen: Klicken Sie auf den Termin im Kalender, um seine vollständigen Details zu sehen.
  • Bearbeiten:
    • Klicken Sie auf den Termin.
    • Suchen Sie nach einer Schaltfläche oder einem Icon zum „Bearbeiten“.
    • Ändern Sie die Termindetails (Datum, Uhrzeit, Behandler usw.).
    • Speichern Sie die Änderungen.
  • Absagen:
    • Klicken Sie auf den Termin.
    • Suchen Sie nach einer Schaltfläche oder einem Icon zum „Absagen“, „Löschen“ oder „Entfernen“.
    • Bestätigen Sie die Absage (das System fragt möglicherweise nach einem Grund).
    • Der Termin kann aus dem Kalender entfernt oder als „Abgesagt“ markiert werden.
  • Verschieben:
    • Oft ist das Bearbeiten des Termins und das Ändern von Datum/Uhrzeit die Art und Weise, einen Termin zu verschieben.
    • Einige Systeme verfügen möglicherweise über eine spezielle Option zum „Verschieben“.
  • Check-In/Check-Out:
    • Einige Systeme bieten Funktionen an, um Patienten bei ihrer Ankunft als „Eingecheckt“ und beim Verlassen als „Ausgecheckt“ zu markieren. Dies hilft bei der Verfolgung des Patientenflusses.
  • Konsultation starten:
    • Durch Klicken auf diese Schaltfläche ändert sich der Terminstatus auf „In Bearbeitung“ (In Progress) und die Konsultation kann beginnen.

Terminerinnerungen

4Geeks Health kann so konfiguriert werden, dass automatische Terminerinnerungen an Patienten gesendet werden. Dies hilft, Terminausfälle zu reduzieren und die Therapietreue der Patienten zu verbessern.

1. Erinnerungseinstellungen (Konfiguration)

  • Administratorzugriff: Erinnerungseinstellungen werden normalerweise von Systemadministratoren konfiguriert.
  • Erinnerungsmethoden: Wählen Sie die Methoden für den Versand von Erinnerungen:
    • E-Mail: Senden Sie Erinnerungen an die E-Mail-Adresse des Patienten.
    • SMS: Senden Sie Erinnerungen an das Mobiltelefon des Patienten. Erfordert die Integration eines SMS-Gateways.
  • Zeitpunkt der Erinnerung: Legen Sie fest, wann Erinnerungen gesendet werden sollen (z. B. 24 Stunden vorher, 2 Stunden vorher). Sie können möglicherweise mehrere Erinnerungen einstellen.
  • Erinnerungsinhalt: Passen Sie den Nachrichteninhalt für Erinnerungen an (z. B. Termindatum, Uhrzeit, Behandler, Ort, Vorbereitungsanweisungen).

2. Erinnerungen aktivieren/deaktivieren (pro Termin)

  • Während der Planung oder Bearbeitung eines Termins haben Sie möglicherweise die Option, Erinnerungen für diesen spezifischen Termin zu aktivieren oder zu deaktivieren. Dies bietet Flexibilität.

3. Erinnerungsstatus

  • Die Termindetails können den Status der Erinnerungen anzeigen (z. B. „Gesendet“, „Fehlgeschlagen“, „Ausstehend“).

4. Manuelle Erinnerungen

  • Trotz automatischer Erinnerungen möchten Sie Patienten in manchen Fällen vielleicht dennoch manuell kontaktieren (z. B. bei Hochrisiko-Terminen oder wenn ein Patient in der Vergangenheit Termine versäumt hat).

Wichtige Überlegungen

  • Doppelbuchungen: Achten Sie darauf, Doppelbuchungen von Terminen zu vermeiden. Das System sollte Mechanismen haben, um dies zu verhindern, aber prüfen Sie den Kalender immer visuell.
  • Verfügbarkeit des Behandlers: Stellen Sie sicher, dass der gewählte Behandler zum gewählten Zeitpunkt verfügbar ist. Das System kann Funktionen zur Verwaltung von Behandlerplänen haben.
  • Zeitzonen: Wenn Ihre Organisation über mehrere Zeitzonen hinweg tätig ist, stellen Sie sicher, dass das System Zeitzonenumrechnungen korrekt handhabt.
  • Benutzerberechtigungen: Verschiedene Benutzer können unterschiedliche Zugriffsebenen auf Terminplanungs- und Verwaltungsfunktionen haben. Stellen Sie sicher, dass Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Diese Dokumentation bietet einen umfassenden Überblick über das Terminmanagement in 4Geeks Health. Denken Sie daran, spezifische Feldnamen, Schaltflächenbeschriftungen oder Schritte an die individuelle Konfiguration Ihrer Organisation anzupassen.