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Mitarbeiter und Auftragnehmer¶

Der Tab Employees ist Ihr Belegschaftsverzeichnis. Jede Person, die Sie bezahlen – ob Angestellter mit Festgehalt, Stundenlöhner oder Auftragnehmer – ist hier ein einzelner Datensatz.

Das Verzeichnis¶

Das Verzeichnis listet Ihre Mitarbeiter mit Suche und Filtern auf.

Search gleicht Name, E-Mail, Rolle, Abteilung und Niederlassung ab.

Filters (das Abzeichen zeigt an, wie viele aktiv sind):

Verwenden Sie den Schalter Show terminated, um ehemalige Mitarbeiter einzubeziehen, und Clear All, um zurückzusetzen.

Spalten¶

Die Tabelle zeigt Employee (Avatar, Name, E-Mail), Role / Dept, Branch, Compensation (mit einem Fixed/Hourly-Abzeichen), Status, Contact, Sex, National ID, Start Date, Aguinaldo (aufgelaufener Betrag) und Vacation (verfügbare Tage). Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um das Mitarbeiterprofil zu öffnen.

Aktionen¶

• Export CSV — lädt die vollständige Mitarbeiterliste mit 31 Spalten herunter, einschließlich Urlaubs- und Aguinaldo-Auflauf, aktiver Abzüge, Boni und genehmigter Abwesenheiten.
• Import CSV — Massen-Onboarding (erfordert eine Zahlungsmethode).
• Add Employee — öffnet das Mitarbeiterformular (erfordert eine Zahlungsmethode).

Einen Mitarbeiter hinzufügen oder bearbeiten¶

Die Formularfelder sind:

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter speichern, sendet 4Geeks Payroll eine Magic-Link-Einladung an seine E-Mail-Adresse, damit er auf die Mitarbeiter-App zugreifen kann.

Massenimport (CSV)¶

Klicken Sie auf Import CSV, um viele Personen auf einmal aufzunehmen.

1. Klicken Sie auf Download Template, um employee-import-template.csv zu erhalten.
2. Füllen Sie die Datei aus (max. 5 MB, .csv).
3. Ziehen Sie sie per Drag & Drop hinein oder wählen Sie sie über die Dateiauswahl aus.
4. Prüfen Sie die Vorschau: gültige Zeilen werden grün angezeigt, ungültige Zeilen werden mit ihrem Fehler hervorgehoben.
5. Klicken Sie auf Import {n} Employee(s).

Spalten¶

first_name, last_name, email, role, department, country, job_category,
contract_type, contract_end_date, salary_type, fixed_salary, hourly_rate,
currency, status, start_date, phone, birth_date, national_id, sex, address

branch und payment_modality werden ebenfalls gelesen, wenn sie in der Kopfzeile vorhanden sind.

Validierungsregeln¶

• Vor- und Nachname sind erforderlich.
• Die E-Mail muss eine gültige Adresse sein und darf noch nicht existieren.
• salary_type muss fixed oder hourly sein, und der passende Betrag muss größer als 0 sein.
• currency muss eine der 12 unterstützten Währungen sein.
• contract_type muss einer der sechs Typen sein.
• Datumsangaben verwenden YYYY-MM-DD.
• Doppelte E-Mail-Adressen (in der Datei oder bereits im System) werden übersprungen und gemeldet.

Jede importierte Person wird automatisch eingeladen. Der Ergebnisbildschirm listet imported, skipped, errors und etwaige invite failures auf.

Das Mitarbeiterprofil¶

Ein Klick auf eine Person öffnet ihr Profil mit diesen Tabs:

Overview¶

Alle Datensatzfelder plus zwei Auflaufkarten:

• Aguinaldo — klicken Sie, um den Aguinaldo-Rechner zu öffnen.
• Vacation days left — verfügbarer Saldo aus dem Auflauf abzüglich genommener Tage.

Mit der Schaltfläche Edit können Sie jedes Feld inline ändern.

Deductions¶

Abzüge sind Beträge, die von einem Mitarbeiter über einen oder mehrere Lohnzeiträume zurückgefordert werden (Uniformen, Mahlzeiten, Ausrüstung, Darlehen und so weiter).

Jeder Abzug zeigt seinen Fortschritt (completed / total Zeiträume), den verbleibenden Saldo und den Datumsbereich. Active-Abzüge können bearbeitet oder storniert werden; Completed und Cancelled sind schreibgeschützt. In der Lohnabrechnung ist der pro Zeitraum angewendete Betrag min(installment, remaining).

Bonuses¶

Boni sind einmalige Zusatzzahlungen, die innerhalb eines Zeitraums ausgezahlt werden.

Nur Pending-Boni werden in einem Lauf ausgezahlt (sie werden dann zu Applied); Cancelled-Boni werden nie ausgezahlt.

Photos¶

FaceID-Registrierung für den Kiosk. Laden Sie bis zu 10 frontale Fotos hoch (PNG/JPEG/WebP, max. 5 MB pro Foto). Die App prüft die Qualität (ein Gesicht, nah genug, gut beleuchtet, gerade) bevor sie jedes Foto akzeptiert. Sie benötigen mindestens 3 brauchbare Fotos zur Registrierung; eines muss als Primary markiert sein. Ein Ready for FaceID-Abzeichen bestätigt die Registrierung.

History¶

Drei Bereiche: Attendance (Ein-/Ausstempeln gruppiert nach Tag mit Standort und Zeitzone sowie “Missing clock-out”-Markierungen), Timesheets (Zeitraum, Stunden, Überstunden, Status) und Payslips.

Leave Requests¶

Für diesen Mitarbeiter erfasste Abwesenheiten, mit Typ, Daten, Vergütungsprozentsatz, Bescheinigung und Status. Siehe Abwesenheiten.

Workshift¶

Weisen Sie eine Arbeitsschicht zu, ändern Sie sie oder heben Sie die Zuweisung auf. Zuweisungen werden vor dem Speichern gegen die Arbeitsregeln des Landes validiert.

Travel Expenses¶

Manuelle Spesenvergütungseinträge (per-diem) für diesen Mitarbeiter (Kategorie, Betrag, Daten, steuerliche Behandlung, Status). Siehe Reisekosten.

Einladungen und App-Zugriff¶

Jeder Mitarbeiter kann zur Mitarbeiter-App eingeladen werden. Die Kopfzeile des Profils zeigt seinen Zugriffsstatus:

• Linked — der Mitarbeiter hat sich angemeldet und ist verbunden.
• Invited — eine Einladung wurde gesendet (mit dem Datum).
• Not Invited — noch keine Einladung.

Verwenden Sie Invite to App / Resend Invite, um den Magic-Link (erneut) zu senden.

Urlaubsanspruch¶

Urlaub wird nach vollständig gearbeiteten Monaten aufgelaufen, basierend auf dem Land des Mitarbeiters:

Verfügbare Tage = aufgelaufen − genommen. Das Genehmigen eines Urlaubsantrags verringert den Saldo; das Ablehnen oder Löschen stellt ihn wieder her. Länder ohne Regel laufen mit 0 Tagen auf.

Kündigungen und Abfindung¶

Öffnen Sie einen Mitarbeiter und klicken Sie auf Terminate, um den Kündigungsablauf zu starten.

1. Wählen Sie das Kündigungsdatum und den Typ:
2. Layoff / dismissal without cause
3. Termination with just cause
4. Voluntary resignation
5. Mutual agreement
6. End of fixed-term contract
7. Fügen Sie einen optionalen Grund hinzu.
8. Prüfen Sie die Abfindungsvorschau: Grundgehalt, Dienstjahre, Einzelposten und eine anteilige Aguinaldo-Zeile.
9. Bestätigen Sie.

Nach der Bestätigung wird der Status des Mitarbeiters zu Terminated, ein finalisierter Kündigungsdatensatz wird gespeichert, und ein Abfindungs-PDF kann heruntergeladen werden.

Einen Mitarbeiter löschen¶

Delete Employee entfernt den Datensatz dauerhaft und wirkt sich kaskadierend auf seine Stundenzettel, Lohnabrechnungen, Abzüge, Boni, Fotos und Kündigungen aus. Verwenden Sie stattdessen Terminate, wenn Sie den Verlauf behalten möchten.

Verwandte Themen¶

• Standorte
• Zeiterfassung
• Lohnläufe
• Länderreferenz

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