Erste Schritte¶

Diese Checkliste führt Sie von einem leeren Konto bis zu Ihrem ersten Lohnlauf. Arbeiten Sie sie der Reihe nach durch; jeder Schritt verlinkt auf die detaillierte Anleitung.

Bevor Sie beginnen¶

Ein 4Geeks-Konto mit Zugriff auf das Payroll-Modul.
Die Administratorrolle in Ihrem Workspace (Gäste haben nur Lesezugriff – siehe Einstellungen).
Eine hinterlegte Zahlungsmethode (erforderlich, bevor Sie Mitarbeiter hinzufügen können).
Ihre Liste der Mitarbeiter und/oder Auftragnehmer.

Mindestanzahl an Mitarbeitern

Payroll-Pläne erfordern ein Minimum von 30 Mitarbeitern. Siehe Pläne und Preise.

1. Zahlungsmethode hinzufügen¶

Öffnen Sie Payroll → Employees.
Wenn keine Zahlungsmethode festgelegt ist, erscheint ein gelbes Banner Payment Method Required.
Klicken Sie auf Go to Billing Settings (oder gehen Sie zu Settings → Billing & Payments).
Fügen Sie eine Karte hinzu und speichern Sie sie.

Sobald eine Zahlungsmethode vorhanden ist, werden die Schaltflächen Add Employee und Import CSV aktiv.

2. Unternehmen konfigurieren¶

Gehen Sie zu Settings und vervollständigen Sie:

Business Profile / Business — Rechtlicher Name, Steuernummer, Adresse, Kontaktdaten und Zeitzone. Die Zeitzone ist wichtig: Anwesenheit, Stundenzettel und Überstunden werden in der Zeitzone der Organisation berechnet.
Branding — Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch (PNG/JPG/WebP/SVG, max. 2 MB). Das Logo wird in Lohn-PDFs, Lohnabrechnungen und generierten Dokumenten verwendet.
Preferences — Sprache der Oberfläche (Englisch, Spanisch, Portugiesisch).

Einstellungen

3. Payroll-Einstellungen prüfen¶

Gehen Sie zu Settings → Payroll → General und legen Sie Ihre Standardwerte fest:

Einstellung	Was sie steuert
Contract expiry notice (days)	Wie viele Tage vor einem Vertragsende Sie gewarnt werden
Overtime grace period (minutes)	Minuten nach dem geplanten Schichtende, bevor Überstunden anfallen (0–60)
Auto-approve regular hours	Wenn aktiviert, werden reguläre Stunden automatisch genehmigt und nur Überstunden müssen geprüft werden
Travel expense unit prices	Stückpreis pro Kategorie (Transport, Mahlzeiten, Unterkunft) und die zugehörige Währung, plus ein Required-Flag, das Mengen vorbelegt

4. Standorte erstellen¶

Standorte sind die Arbeitsorte, mit denen Anwesenheit, Stundenzettel und Lohnabrechnung gruppiert werden.

Gehen Sie zu Payroll → Stations.
Klicken Sie auf Add Station, geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein (zum Beispiel building-outdoor-1) und wählen Sie eine Farbe.
Wiederholen Sie dies für jeden Standort.

Standorte

5. Arbeitsschichten erstellen (optional, aber empfohlen)¶

Schichten definieren Zeitpläne, Pausen, Ruhetage und Schichtkategorien. Sie steuern die automatische Aufteilung zwischen regulären Stunden und Überstunden.

Gehen Sie zu Operations → Work Shifts → Shifts.
Klicken Sie auf New shift und konfigurieren Sie Name, Typ (fixed/rotating), Zeiten, Pausendauer, Kategorie und Ruhetage.
Klicken Sie in Compliance auf Load All Country Presets, um die Arbeitsregeln für Ihre Länder zu laden.
Weisen Sie in Assignments Mitarbeiter Schichten zu.

Arbeitsschichten

6. Steuern & Compliance einrichten¶

Gehen Sie zu Settings → Payroll → Tax & Compliance.
Klicken Sie auf Setup Country Compliance und wählen Sie jedes Land, in dem Sie Mitarbeiter haben. Vorlagen-Länder laden Mitarbeiterabzüge und Arbeitgeberbeiträge automatisch und importieren die Feiertage des aktuellen Jahres.
Prüfen Sie die generierten Regeln oder fügen Sie manuelle Steuerregeln für Länder ohne Vorlage hinzu.

Steuern & Compliance

7. Ihre Mitarbeiter hinzufügen¶

Sie können Mitarbeiter einzeln hinzufügen oder in großen Mengen importieren.

Gehen Sie zu Payroll → Employees.
Klicken Sie auf Add Employee und füllen Sie das Formular aus, oder klicken Sie auf Import CSV, um eine Datei hochzuladen.
Jeder neue Mitarbeiter erhält automatisch eine Magic-Link-Einladung zur Mitarbeiter-App.

Auftragnehmer

Es gibt kein separates Auftragnehmer-Modul. Ein Auftragnehmer ist ein Mitarbeiterdatensatz mit Contract Type = Contractor; er durchläuft dieselben Stundenzettel, Lohnläufe und Lohnabrechnungen wie alle anderen.

Mitarbeiter und Auftragnehmer

8. FaceID-Fotos hochladen (optional)¶

Wenn Sie den FaceID-Kiosk verwenden, benötigt jeder Mitarbeiter mindestens 3 brauchbare Fotos, um registriert zu werden.

Öffnen Sie einen Mitarbeiter und gehen Sie zum Tab Photos.
Laden Sie frontale Fotos hoch (PNG/JPEG/WebP, max. 5 MB pro Foto, bis zu 10).
Legen Sie eines als Primary fest; die App zeigt ein Ready for FaceID-Abzeichen an, wenn eine Registrierung möglich ist.

FaceID-Kiosk

9. Zeit und Anwesenheit erfassen¶

Anwesenheit kann vom FaceID-Kiosk, aus der Mitarbeiter-App (GPS) oder durch manuelle/Massen-Eingabe stammen. Monatliche Stundenzettel werden automatisch aus der Anwesenheit erzeugt.

Mitarbeiter stempeln ein und aus, oder Sie fügen Datensätze hinzu.
Gehen Sie zu Payroll → Timesheets, um zu prüfen und zu genehmigen.
Prüfen Sie erkannte Überstunden unter Payroll → Overtime.

Zeiterfassung · Überstunden

10. Ihren ersten Lohnlauf durchführen¶

Gehen Sie zu Payroll → Runs und klicken Sie auf Run Payroll.
Wählen Sie den Lohnzeitraum (und optional einen Standort).
Prüfen Sie die berechnete Vorschau und passen Sie bei Bedarf Stunden oder Beträge an.
Klicken Sie auf Save Draft, um weiterzuarbeiten, oder auf Finalize & Run, um Lohnabrechnungen zu erzeugen.
Finden Sie die erzeugten Lohnabrechnungen unter Payroll → Payslips.

Lohnläufe · Lohnabrechnungen