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Employee Mobile App¶

Geben Sie Ihrem Team eine Erfahrung, die sie wirklich lieben werden.

Die 4Geeks Payroll Mobile App bringt Workforce-Management in die Taschen Ihrer Mitarbeiter. Vom Anzeigen von Gehaltsabrechnungen über Urlaubsanträge bis hin zum GPS-validierten Einstempeln – alles, was sie brauchen, ist auf iOS und Android verfügbar.

Übersicht¶

Was ist die Employee Mobile App?¶

Die Employee Mobile App ist ein Self-Service-Portal, das Mitarbeiter ermächtigt, ihre eigenen beruflichen Daten von überall und jederzeit zu verwalten. Es eliminiert die Notwendigkeit für HR, Routineanfragen zu bearbeiten, und gibt Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf ihre Informationen.

Hauptvorteile:

• Self-Service: Mitarbeiter erledigen Routineaufgaben selbst
• Sofortiger Zugriff: Gehaltsabrechnungen anzeigen, Urlaub beantragen, von überall einstempeln
• Reduzierte HR-Arbeitslast: Automatisieren Sie häufige Anfragen und Auskünfte
• Verbesserte Genauigkeit: Mitarbeiter geben ihre eigenen Daten ein, reduzieren Fehler
• Echtzeit-Updates: Sofortige Benachrichtigungen für Genehmigungen und Änderungen

Unterstützte Plattformen¶

Die App ist verfügbar auf:

• iOS: iPhone und iPad (iOS 14+)
• Android: Telefone und Tablets (Android 8+)
• Webbrowser: Zugriff über jeden modernen Browser (Chrome, Safari, Firefox, Edge)

Erste Schritte¶

Download und Installation¶

Für Mitarbeiter:

1. iOS-Benutzer:
2. Öffnen Sie den App Store
3. Suchen Sie nach “4Geeks Payroll”

4. Tippen Sie auf “Laden”, um herunterzuladen und zu installieren

5. Android-Benutzer:

6. Öffnen Sie den Google Play Store
7. Suchen Sie nach “4Geeks Payroll”

8. Tippen Sie auf “Installieren”

9. Web-Zugriff:

10. Besuchen Sie app.4geeks.io/payroll
11. Keine Installation erforderlich

Erstanmeldung¶

1. Öffnen Sie die App
2. Geben Sie Ihre Unternehmens-E-Mail-Adresse ein
3. Tippen Sie auf “Login-Link senden”
4. Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf den sicheren Login-Link
5. Tippen Sie auf den Link zur Authentifizierung
6. Richten Sie Ihr Profil und Ihre Einstellungen ein

Sicherheitsfunktionen:

• Passwortloses Login: Sichere E-Mail-basierte Authentifizierung
• Biometrisches Login: Verwenden Sie Face ID oder Fingerabdruck (optional)
• Gerätebindung: App ist an Ihr Gerät gebunden für zusätzliche Sicherheit
• Automatisches Logout: App meldet sich nach Inaktivitätsperiode ab

Dashboard¶

Startbildschirm¶

Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick:

Schnellaktionen¶

Häufige Aufgaben sind nur einen Tippen entfernt:

• Ein-/Ausstempeln: Starten oder beenden Sie Ihren Arbeitstag
• Urlaub beantragen: Senden Sie Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge
• Gehaltsabrechnungen anzeigen: Greifen Sie auf Ihre Gehaltsabrechnungshistorie zu
• Mein Profil: Aktualisieren Sie persönliche Informationen

Zeiterfassung¶

GPS Ein-/Ausstempeln¶

Perfekt für Remote- und Außendienstteams.

So stempeln Sie ein:

1. Öffnen Sie die App
2. Tippen Sie auf die große Schaltfläche “Einstempeln”
3. Erlauben Sie Standortzugriff (falls aufgefordert)
4. System erfasst Ihren GPS-Standort
5. Sie sind eingestempelt!

So stempeln Sie aus:

1. Öffnen Sie die App
2. Tippen Sie auf “Ausstempeln”
3. Bestätigen Sie Ihren Standort
4. Sie sind ausgestempelt!

Funktionen:

• Standortverifizierung: Stellt sicher, dass Sie sich an einem genehmigten Arbeitsstandort befinden
• Offline-Modus: Ein-/Ausstempeln auch ohne Internet – synchronisiert bei wiederhergestellter Verbindung
• Foto-Verifizierung: Optionale Selfie-Aufnahme zur zusätzlichen Validierung
• Pausen-Tracking: Ausstempeln für Pausen und wieder einstempeln bei Rückkehr

Standortgenauigkeit:

• Die App verwendet GPS, Wi-Fi und Mobilfunkdaten für genaue Standortbestimmung
• Genauigkeit liegt typischerweise bei 5-10 Metern
• Wenn GPS nicht verfügbar ist, verwendet die App netzwerkbasierte Standortbestimmung

Zeitdateneinsicht¶

Greifen Sie auf Ihre Zeiterfassungshistorie zu:

Tagesansicht:

• Ein- und Ausstempelzeiten
• Gesamt gearbeitete Stunden
• Pausendauer
• Standort, an dem Sie ein-/ausgestempelt haben

Wochenansicht:

• Zusammenfassung der gearbeiteten Stunden pro Tag
• Gesamt Wochenstunden
• Überstunden (falls zutreffend)

Monatsansicht:

• Vollständige Monatszusammenfassung
• Vergleich mit Vormonaten
• Export als PDF für persönliche Aufzeichnungen

Zeiteinträge korrigieren¶

Fehler gemacht? Fordern Sie eine Korrektur an:

1. Gehen Sie zu Zeiterfassung → Meine Arbeitszeitblätter
2. Wählen Sie den Tag mit dem Fehler
3. Tippen Sie auf “Korrektur anfordern”
4. Geben Sie die korrekte Zeit ein
5. Fügen Sie eine Notiz zur Erklärung der Korrektur hinzu
6. Senden Sie zur Manager-Genehmigung

Urlaubsverwaltung¶

Urlaub beantragen¶

Senden Sie Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge in Sekunden:

1. Tippen Sie auf Urlaub → Neue Anfrage
2. Wählen Sie den Anfragetyp:
3. Urlaub: Bezahlte Freizeit
4. Krankheit: Medizinische Abwesenheit
5. Persönlicher Tag: Persönliche Angelegenheiten
6. Unbezahlter Urlaub: Urlaub ohne Bezahlung
7. Sonstiges: Benutzerdefinierte Urlaubstypen
8. Wählen Sie Start- und Enddatum
9. Fügen Sie eine Notiz hinzu (optional)
10. Tippen Sie auf “Anfrage senden”

Anfragestatus:

Urlaubssaldo¶

Verfolgen Sie Ihren verfügbaren Urlaub:

• Urlaubstage: Verbleibende bezahlte Urlaubstage
• Krankheitstage: Verfügbare Krankheitstage
• Persönliche Tage: Verbleibende persönliche Tage
• Genutzte Tage: Bereits genommene Tage dieses Jahr
• Ausstehende Anfragen: Tage warten auf Genehmigung

Saldo-Berechnung:

• Ansammlung basierend auf Unternehmensrichtlinie
• Anteilmäßig für Teilzeitmitarbeiter
• Übertragungsregeln automatisch angewendet
• Echtzeit-Updates bei Genehmigung von Anfragen

Kalenderintegration¶

Synchronisieren Sie genehmigten Urlaub mit Ihrem Kalender:

Unterstützte Kalender:

• Google Calendar
• Microsoft Outlook
• Apple Calendar (iCloud)

So aktivieren Sie:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender-Sync
2. Wählen Sie Ihren Kalenderanbieter
3. Gewähren Sie Zugriff auf den Kalender
4. Wählen Sie, welche Kalender synchronisiert werden sollen
5. Genehmigter Urlaub erscheint automatisch in Ihrem Kalender

Gehaltsabrechnungen¶

Gehaltsabrechnungen anzeigen¶

Greifen Sie auf alle Ihre Gehaltsabrechnungen an einem Ort zu:

1. Tippen Sie auf Gehaltsabrechnungen im Dashboard
2. Sehen Sie die Liste aller verfügbaren Gehaltsabrechnungen
3. Tippen Sie auf eine Gehaltsabrechnung, um Details anzuzeigen

Gehaltsabrechnungsdetails:

• Abrechnungszeitraum: Start- und Enddatum
• Zahlungstag: Wann Sie bezahlt werden
• Bruttogehalt: Gesamtverdienst vor Abzügen
• Abzüge: Steuern, Sozialversicherung, Leistungen
• Nettogehalt: Auszahlungsbetrag
• Jahreswert: Kumulierte Gesamtsummen für das Jahr

Gehaltsabrechnungen herunterladen¶

Speichern Sie Gehaltsabrechnungen für Ihre Unterlagen:

1. Öffnen Sie die Gehaltsabrechnung
2. Tippen Sie auf das Download-Symbol
3. Wählen Sie das Format:
4. PDF: Standardformat zum Drucken und Teilen
5. Bild: Schnellansichtsformat
6. Speichern Sie auf Ihrem Gerät oder Cloud-Speicher

Gehaltsabrechnungs-Benachrichtigungen¶

Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn neue Gehaltsabrechnungen verfügbar sind:

• Push-Benachrichtigung: Sofortige Benachrichtigung auf Ihrem Gerät
• E-Mail-Benachrichtigung: E-Mail mit Link zur Gehaltsabrechnung
• In-App-Benachrichtigung: Badge auf dem Gehaltsabrechnungen-Symbol

Benachrichtigungseinstellungen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benachrichtigungen
2. Aktivieren Sie “Neue Gehaltsabrechnung verfügbar”
3. Wählen Sie die Benachrichtigungsmethode (Push, E-Mail oder beides)

Profilverwaltung¶

Persönliche Informationen¶

Sehen und aktualisieren Sie Ihre persönlichen Daten:

Bearbeitbare Felder:

• Telefonnummer
• Persönliche E-Mail
• Notfallkontakt
• Adresse
• Bankverbindung (für Direktüberweisung)

Schreibgeschützte Felder:

• Mitarbeiter-ID
• Einstellungsdatum
• Abteilung
• Position
• Manager

Dokumenten-Upload¶

Laden Sie erforderliche Dokumente hoch:

1. Gehen Sie zu Profil → Dokumente
2. Tippen Sie auf “Dokument hochladen”
3. Wählen Sie den Dokumenttyp:
4. Ausweis/Pass
5. Steuerformulare
6. Bankdaten
7. Zertifizierungen
8. Sonstiges
9. Machen Sie ein Foto oder wählen Sie aus der Galerie
10. Überprüfen und einreichen

Dokumentenstatus:

Einstellungen¶

Passen Sie Ihre App-Erfahrung an:

Sprache:

• Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache
• App-Oberfläche und Benachrichtigungen in Ihrer Sprache

Benachrichtigungen:

• Aktivieren/Deaktivieren von Push-Benachrichtigungen
• Ruhige Zeiten festlegen (keine Benachrichtigungen außerhalb der Arbeitszeit)
• Wählen Sie, welche Ereignisse Benachrichtigungen auslösen

Sicherheit:

• Biometrisches Login aktivieren (Face ID/Fingerabdruck)
• Auto-Logout-Timeout festlegen
• Login-Historie anzeigen

Manager-Funktionen¶

Für Mitarbeiter mit direkten Berichten¶

Wenn Sie ein Team leiten, bietet die App Manager-Tools:

Team-Übersicht:

• Wer arbeitet heute
• Wer ist im Urlaub
• Ausstehende Genehmigungsanfragen
• Team-Anwesenheitszusammenfassung

Genehmigungen:

• Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen
• Arbeitszeitblatt-Korrekturen überprüfen
• Überstundenanträge genehmigen
• Kommentare zu Entscheidungen hinzufügen

Team-Kalender:

• Team-Verfügbarkeit anzeigen
• Sehen, wer im Urlaub ist
• Abdeckung für Abwesenheiten planen

Genehmigungsworkflow¶

Urlaub genehmigen:

1. Benachrichtigung über neue Anfrage erhalten
2. Auf Benachrichtigung tippen oder zu Genehmigungen gehen
3. Anfragedetails überprüfen:
4. Mitarbeitername
5. Angefragte Daten
6. Urlaubstyp
7. Auswirkung auf Team-Abdeckung
8. Auf “Genehmigen” oder “Ablehnen” tippen
9. Kommentar hinzufügen (optional)
10. Mitarbeiter erhält sofortige Benachrichtigung

Arbeitszeitblätter überprüfen:

1. Gehen Sie zu Genehmigungen → Arbeitszeitblätter
2. Ausstehende Arbeitszeitblätter anzeigen
3. Geleistete Stunden, Überstunden, Korrekturen prüfen
4. Genehmigen oder Änderungen anfordern
5. Genehmigte Arbeitszeitblätter fließen in die Lohnabrechnung

Offline-Funktionalität¶

Was offline funktioniert¶

Die App funktioniert auch ohne Internetverbindung:

• Ein-/Ausstempeln: Zeitstempel werden lokal gespeichert und synchronisiert, wenn online
• Zwischengespeicherte Gehaltsabrechnungen anzeigen: Zuvor angesehene Gehaltsabrechnungen sind verfügbar
• Anfragen entwerfen: Erstellen Sie Urlaubsanträge und senden Sie, wenn online
• Profil-Updates: Aktualisieren Sie persönliche Informationen und synchronisieren Sie, wenn verbunden

Daten synchronisieren¶

Wenn die Internetverbindung wiederhergestellt ist:

• Offline-Ein-/Ausstempelungen werden automatisch synchronisiert
• Entwurfsanfragen können gesendet werden
• Profil-Updates werden gespeichert
• Neue Gehaltsabrechnungen werden heruntergeladen

Synchronisierungsstatus:

• Überprüfen Sie das Sync-Symbol in der oberen Leiste
• Grünes Häkchen = aktuell
• Drehendes Symbol = Synchronisierung läuft
• Rotes Ausrufezeichen = Synchronisierung fehlgeschlagen (Verbindung prüfen)

Sicherheit und Datenschutz¶

Datenschutz¶

Ihre Daten sind mit Enterprise-Grade-Sicherheit geschützt:

• Verschlüsselung: Alle Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt
• Sichere Speicherung: Sensible Daten in sicherem Enclave auf dem Gerät gespeichert
• Automatisches Logout: App meldet sich nach Inaktivität ab
• Remote-Wipe: IT kann App-Daten remote löschen, wenn Gerät verloren geht

Datenschutzkontrollen¶

Sie kontrollieren Ihre Daten:

• Standortzugriff: Nur beim Ein-/Ausstempeln verwendet
• Kamerazugriff: Nur für Dokumenten-Uploads und Foto-Verifizierung
• Kontaktzugriff: Nicht erforderlich
• Datenexport: Fordern Sie den Export Ihrer persönlichen Daten an

Compliance¶

Die App entspricht:

• DSGVO: Europäische Datenschutzverordnung
• CCPA: California Consumer Privacy Act
• Lokale Datenschutzgesetze: Konform mit Datenschutzvorschriften in über 50 Ländern

Fehlerbehebung¶

App öffnet sich nicht¶

1. App zwangsweise schließen und neu öffnen
2. Nach App-Updates im App Store/Play Store suchen
3. Gerät neu starten
4. App deinstallieren und neu installieren

Kann nicht einstempeln¶

1. Überprüfen Sie, ob GPS-/Standortdienste aktiviert sind
2. Überprüfen Sie, ob Internetverbindung besteht (oder Offline-Modus verfügbar ist)
3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich an einem genehmigten Arbeitsstandort befinden (falls Geofencing aktiviert ist)
4. Kontaktieren Sie Ihren Manager, wenn das Problem weiterhin besteht

Gehaltsabrechnung wird nicht angezeigt¶

1. Überprüfen Sie, ob die Gehaltsabrechnung von HR hochgeladen wurde
2. Ziehen Sie nach unten, um die Gehaltsabrechnungsliste zu aktualisieren
3. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
4. Kontaktieren Sie HR, wenn die Gehaltsabrechnung fehlt

Benachrichtigungen funktionieren nicht¶

1. Überprüfen Sie die Benachrichtigungsberechtigungen in den Geräteeinstellungen
2. Überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen in den App-Einstellungen aktiviert sind
3. Überprüfen Sie, ob der “Nicht stören”-Modus aktiv ist
4. App neu starten

Biometrisches Login funktioniert nicht¶

1. Stellen Sie sicher, dass biometrische Authentifizierung in den Geräteeinstellungen aktiviert ist
2. Biometrisches Login in den App-Einstellungen erneut aktivieren
3. E-Mail-Login als Fallback verwenden
4. Support kontaktieren, wenn das Problem weiterhin besteht

Best Practices¶

Für Mitarbeiter¶

• Konsistent ein-/ausstempeln: Machen Sie es zur täglichen Gewohnheit
• Standort überprüfen: Stellen Sie sicher, dass GPS genau ist vor dem Einstempeln
• Anfragen früh senden: Beantragen Sie Urlaub rechtzeitig
• Gehaltsabrechnungen überprüfen: Prüfen Sie Gehaltsabrechnungen, wenn sie eintreffen
• Profil aktuell halten: Aktualisieren Sie persönliche Informationen bei Änderungen
• Benachrichtigungen aktivieren: Bleiben Sie über Genehmigungen und Gehaltsabrechnungen informiert

Für Manager¶

• Anfragen schnell überprüfen: Genehmigen oder lehnen Sie Urlaubsanträge zügig ab
• Team-Kalender prüfen: Planen Sie Abdeckung vor der Urlaubsgenehmigung
• Anwesenheit überwachen: Verwenden Sie das Team-Dashboard zur Anwesenheitsverfolgung
• Klar kommunizieren: Fügen Sie Kommentare bei Ablehnungen hinzu
• Mit gutem Beispiel vorangehen: Verwenden Sie die App selbst konsistent

Support und Hilfe¶

Hilfe erhalten¶

Wenn Sie Unterstützung benötigen:

• In-App-Hilfe: Tippen Sie auf Einstellungen → Hilfe & Support
• FAQ: Durchsuchen Sie häufig gestellte Fragen in der App
• HR kontaktieren: Senden Sie eine Nachricht direkt aus der App an Ihr HR-Team
• E-Mail-Support: support@4geeks.io

Feedback geben¶

Helfen Sie uns, die App zu verbessern:

• App bewerten: Hinterlassen Sie eine Bewertung im App Store/Play Store
• Feedback senden: Verwenden Sie das In-App-Feedback-Formular
• Fehler melden: Melden Sie Probleme über das Hilfemenü
• Funktionsanfragen: Schlagen Sie neue Funktionen für zukünftige Versionen vor

Nächste Schritte¶

• Erfahren Sie mehr über Zeiterfassung
• Erkunden Sie Local Compliance
• Überprüfen Sie den Employee Stream

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