🤖 Erklären mit KI

Zeiterfassung¶

Wissen, wer arbeitet, wo und wann.

4Geeks Payroll bietet enterprise-taugliche Zeiterfassung, die sich an Ihre Belegschaft anpasst – ob im Büro, remote oder im Außendienst. Eliminieren Sie manuelle Stundenzettel, reduzieren Sie Fehler und gewährleisten Sie Compliance durch automatisierte Erfassung.

Ein-/Ausstempel-Methoden¶

GPS-validiertes mobiles Ein-/Ausstempeln¶

Perfekt für Remote- und Außendienstteams. Mitarbeiter stempeln über die mobile App mit Standortverifizierung ein.

So funktioniert es:

1. Mitarbeiter öffnet die 4Geeks Payroll Mobile App
2. Tippt auf “Einstempeln”
3. System erfasst GPS-Koordinaten
4. Validiert Standort gegen genehmigte Zonen (optional)
5. Erfasst Zeitstempel und Standort
6. Ausstempeln folgt dem gleichen Prozess

Funktionen:

• Geofencing: Definieren Sie genehmigte Arbeitszonen (Büro, Kundenstandorte, Projektstandorte)
• Standortverlauf: Ein-/Ausstempel-Standorte auf einer Karte anzeigen
• Offline-Modus: Ein-/Ausstempeln auch ohne Internet – synchronisiert bei wiederhergestellter Verbindung
• Foto-Verifizierung: Optionale Selfie-Aufnahme beim Einstempeln zur zusätzlichen Validierung

Entrance App (Biometrisches/PIN Check-In)¶

Verwandeln Sie jedes Tablet an Ihrem Büroeingang in eine professionelle Check-in-Station.

Einrichtung:

1. Installieren Sie die Entrance App auf einem Android/iOS Tablet
2. Montieren Sie es an Ihrem Büroeingang
3. Verknüpfen Sie es mit Ihrem 4Geeks Payroll Konto
4. Konfigurieren Sie die Check-in-Methode

Check-in-Methoden:

Vorteile:

• Professionelles “Silicon Valley” Lobby-Erlebnis
• Eliminiert Buddy-Punching
• Sofortige Synchronisation mit Employee Stream
• Hardware-fixiert zur Verhinderung von Manipulationen

Manuelle Eingabe (Mit Genehmigung)¶

Für Situationen, in denen automatisierte Erfassung nicht möglich ist.

• Mitarbeiter reichen Stunden manuell ein
• Manager-Genehmigung erforderlich
• Vollständiger Audit-Trail wird geführt
• Nützlich für nachträgliche Korrekturen

Arbeitszeitverwaltung¶

Automatische Arbeitszeitblatt-Generierung¶

Das System generiert automatisch Arbeitszeitblätter basierend auf Ein-/Ausstempel-Daten:

• Tägliche Arbeitszeitblätter: Sehen Sie die gearbeiteten Stunden pro Tag
• Wöchentliche Arbeitszeitblätter: Aggregierte Wochensummen
• Monatliche Arbeitszeitblätter: Vollständige Monatsübersicht für die Lohnabrechnung

Arbeitszeitblatt-Genehmigungsworkflow¶

1. Mitarbeiter-Einreichung: Mitarbeiter überprüfen und reichen Arbeitszeitblätter ein
2. Manager-Überprüfung: Manager erhalten Benachrichtigungen zur Genehmigung
3. Korrekturen: Manager können Korrekturen anfordern oder genehmigen
4. Endgültige Genehmigung: Genehmigte Arbeitszeitblätter werden für die Lohnabrechnung gesperrt

Überstunden-Tracking¶

Konfigurieren Sie Überstundenregeln entsprechend Ihren lokalen Arbeitsgesetzen:

Überstunden-Genehmigung:

• Automatische Berechnung basierend auf konfigurierten Regeln
• Manager-Genehmigungsworkflow
• Integration mit Lohnabrechnungsberichten
• Compliance mit lokalen Arbeitsvorschriften

Echtzeit-Übersicht¶

Live-Dashboard¶

Überwachen Sie Ihre Belegschaft in Echtzeit:

Anwesenheitsberichte¶

Erstellen Sie umfassende Anwesenheitsberichte:

• Tägliche Anwesenheit: Wer hat gearbeitet, wann und wie lange
• Abwesenheitsbericht: Verfolgen Sie Krankheitstage, Urlaub und unbezahlten Urlaub
• Verspätungsbericht: Identifizieren Sie Muster verspäteter Ankünfte
• Überstundenbericht: Überwachen Sie Überstunden und Kosten

Warnungen und Benachrichtigungen¶

Konfigurieren Sie automatisierte Warnungen:

• Verpasstes Einstempeln: Benachrichtigen Sie Manager, wenn Mitarbeiter nicht einstempeln
• Überstunden-Warnung: Warnen Sie, wenn Mitarbeiter sich Überstundenschwellen nähern
• Geofence-Verletzung: Warnen Sie, wenn Einstempeln außerhalb genehmigter Zonen erfolgt
• Pausendauer: Warnen Sie, wenn Pausen die erlaubte Dauer überschreiten

Konfiguration¶

Arbeitszeiten-Einrichtung¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeiten
2. Definieren Sie Standard-Arbeitszeiten:
3. Fester Zeitplan: Gleiche Zeiten jeden Tag (z.B. 9:00 - 17:00)
4. Flexibler Zeitplan: Kernzeiten mit flexiblem Beginn/Ende
5. Schichtarbeit: Mehrere Schichten mit unterschiedlichen Zeitplänen
6. Konfigurieren Sie Pausenrichtlinien:
7. Bezahlte Pausen: Kurze Pausen in Arbeitszeit enthalten
8. Unbezahlte Pausen: Mittagspausen von Arbeitszeit abgezogen
9. Pausendauer: Minimale und maximale Pausenlängen

Zeitzonen-Verwaltung¶

Für globale Teams über mehrere Zeitzonen:

• Mitarbeiter-Zeitzone: Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Zeitzone
• Berichts-Zeitzone: Konsolidieren Sie Berichte in einer einzigen Zeitzone
• Automatische Konvertierung: System übernimmt Zeitzonen-Konvertierungen
• Sommerzeit: Automatische Anpassung für Sommerzeitänderungen

Genehmigungseinstellungen¶

Konfigurieren Sie Genehmigungsworkflows:

1. Arbeitszeitblatt-Genehmigung: Definieren Sie, wer Arbeitszeitblätter genehmigt (direkter Manager, Abteilungsleiter)
2. Überstunden-Genehmigung: Genehmigung vor oder nach geleisteten Überstunden erforderlich
3. Korrektur-Genehmigung: Definieren Sie, wer Arbeitszeitblatt-Korrekturen genehmigen kann
4. Eskalationsregeln: Auto-Eskalation bei verzögerten Genehmigungen

Integration mit Lohnabrechnung¶

HR Intelligence Berichte¶

Am Ende jedes Abrechnungszeitraums fließen Zeiterfassungsdaten in HR Intelligence Berichte ein:

• Gesamt gearbeitete Stunden: Reguläre und Überstunden
• Pausenabzüge: Unbezahlte Pausenzeit automatisch abgezogen
• Überstundenzuschläge: Berechnet basierend auf konfigurierten Regeln
• Abwesenheits-Tracking: Bezahlter und unbezahlter Urlaub erfasst

Exportformate¶

Exportieren Sie Zeiterfassungsdaten für Ihren lokalen Lohnabrechnungsanbieter:

• CSV: Tabellenkalkulationsformat für benutzerdefinierte Verarbeitung
• PDF: Formatierte Berichte für Dokumentation
• API-Integration: Direkte Integration mit Lohnabrechnungssystemen

Best Practices¶

Für Administratoren¶

• Klare Richtlinien festlegen: Dokumentieren Sie Zeiterfassungserwartungen und teilen Sie diese mit Mitarbeitern
• Geofences konfigurieren: Definieren Sie genehmigte Arbeitsstandorte für GPS-Validierung
• Berichte wöchentlich überprüfen: Erkennen Sie Probleme früh vor der Lohnabrechnung
• Erinnerungen automatisieren: Richten Sie automatisierte Erinnerungen für verpasste Einstempelungen ein
• Mitarbeiter schulen: Stellen Sie sicher, dass alle das System verstehen

Für Mitarbeiter¶

• Konsistent ein-/ausstempeln: Machen Sie es zur täglichen Gewohnheit
• Standort überprüfen: Stellen Sie sicher, dass GPS aktiviert und genau ist vor dem Einstempeln
• Arbeitszeitblätter pünktlich einreichen: Überprüfen und reichen Sie Arbeitszeitblätter vor Fristen ein
• Probleme sofort melden: Benachrichtigen Sie Manager bei Ein-/Ausstempel-Problemen

Fehlerbehebung¶

Mitarbeiter kann nicht einstempeln¶

1. Überprüfen Sie, ob GPS auf dem Gerät aktiviert ist
2. Überprüfen Sie die Internetverbindung (oder Offline-Modus verfügbar)
3. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter innerhalb des Geofence ist (falls konfiguriert)
4. Überprüfen Sie, ob das Mitarbeiterkonto aktiv ist

Falsche Stunden auf Arbeitszeitblatt¶

1. Überprüfen Sie Ein-/Ausstempel-Zeitstempel
2. Prüfen Sie auf verpasste Ausstempelungen
3. Überprüfen Sie, ob Pausenabzüge korrekt sind
4. Reichen Sie Korrekturanfrage ein, falls erforderlich

Entrance App funktioniert nicht¶

1. Überprüfen Sie, ob das Tablet mit dem Internet verbunden ist
2. Überprüfen Sie, ob die App mit dem richtigen 4Geeks Konto verknüpft ist
3. Starten Sie die Entrance App neu
4. Kontaktieren Sie den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Nächste Schritte¶

• Richten Sie die Employee Mobile App ein
• Erfahren Sie mehr über Local Compliance
• Erkunden Sie den Employee Stream

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