Reisekosten und Viáticos¶

Reisekosten (Viáticos / Tagegelder) sind Erstattungen für Mahlzeiten, Transport und Unterkunft. Sie erscheinen auf der Gehaltsabrechnung, werden aber getrennt vom Brutto- und Nettogehalt ausgezahlt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, sie zu erfassen:

Manuelle Einträge in einem Mitarbeiterprofil.
Bulk-Upload im Tab Viáticos.

Stückpreise konfigurieren¶

Gehen Sie zu Einstellungen → Payroll → Allgemein → Stückpreise für Reisekosten:

Legen Sie die Währung für Tagegelder fest.
Legen Sie einen Stückpreis für jede Kategorie fest: Transport, Mahlzeiten, Unterkunft.
Markieren Sie Kategorien als Erforderlich — erforderliche Kategorien werden in der Payroll-Vorschau aus den gearbeiteten Tagen vorausgefüllt.

Manuelle Eingabe¶

Öffnen Sie einen Mitarbeiter → Tab Reisekosten.
Klicken Sie, um eine Ausgabe hinzuzufügen, und füllen Sie aus:

Feld	Hinweise
Kategorie	Verpflegung/Mahlzeiten, Transport, Unterkunft
Betrag	Größer als 0
Ausgabendatum	Erforderlich
Enddatum	Optional; muss ≥ Ausgabendatum sein
Steuerliche Behandlung	Steuerfreie Erstattung (Standard) oder steuerpflichtige Zulage
Status	Genehmigt oder Verarbeitet
Beschreibung	Optional

Bulk-Upload (Viáticos)¶

Gehen Sie zu Payroll → Viáticos.

Laden Sie die Vorlage herunter. Sie enthält die aktiven Mitarbeiter mit Spalten für Kennung, Name und einer Spalte pro Kategorie (Mahlzeiten, Transport, Unterkunft).
Wählen Sie die Abrechnungsperiode. Uploads dürfen sich nicht mit einem vorhandenen Stapel überschneiden; eine vorhandene identische Periode kann ersetzt werden; ein bereits verarbeiteter Stapel ist gesperrt.
Laden Sie die CSV hoch (max. 5 MB) und prüfen Sie die Vorschau. Sie zeigt die Mengen, Zwischensummen und etwaige Fehler jeder Zeile an (Mitarbeiter nicht gefunden, Duplikat, ungültige Menge, fehlender Satz, Währungsabweichung).
Speichern Sie den Stapel.

Beträge werden serverseitig als Menge × Stückpreis berechnet; die Stückpreise aus den Einstellungen werden immer verwendet. Jede Zeile wird als genehmigte, steuerfreie Reisekostenposition für die Periode gespeichert.

Upload-Verlauf¶

Die Verlaufstabelle listet jeden Stapel auf (Periode, Datei, Mitarbeiter, Gesamt, hochgeladen am). Sobald eine Ausgabe in einem Stapel in einen Payroll-Lauf aufgenommen wurde, ist der Stapel gesperrt und kann nicht ersetzt oder gelöscht werden.

Auszahlungsbericht für Reisekosten¶

Gehen Sie zu Payroll → Reisekosten für den aggregierten Auszahlungsbericht:

KPIs: Zu zahlender Gesamtbetrag (pro Währung), Mitarbeiter mit Ausgaben, Gesamtausgaben.
Filter: Datumsbereich und Mitarbeiter, mit Schnellbereichen (Diesen Monat, Letzten Monat, Dieses Jahr).
Eine Tabelle der zu zahlenden Beträge pro Mitarbeiter sowie Excel / PDF / CSV-Exporte.

Wie Viáticos in der Payroll erscheinen¶

Während eines Laufs werden genehmigte und noch nicht verarbeitete Reisekosten, die sich mit der Periode überschneiden, an die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters angehängt. Wenn der Lauf finalisiert wird, werden sie als Verarbeitet markiert, sodass sie nicht erneut verwendet werden. Sie werden auf der Gehaltsabrechnung angezeigt, ändern aber weder Brutto noch Netto.