Admin Guide

Diese Anleitung bietet Administratoren umfassende Anweisungen zur effektiven Verwaltung der 4Geeks Perks-Plattform.

Admin-Dashboard-Übersicht¶

Das Admin-Dashboard ist Ihr zentraler Hub zur Überwachung und Verwaltung aller Aspekte Ihres Perk-Programms.

Zugriff auf das Dashboard¶

Melden Sie sich bei der 4Geeks-Konsole an
Navigieren Sie zu Perks > Admin-Dashboard

Dashboard-Abschnitte¶

Zusammenfassungskarten¶

Oben im Dashboard sehen Sie Schlüsselkennzahlen: - Gesamtzahl der Mitarbeiter: Anzahl der in Perks eingeschriebenen Mitarbeiter - Aktive Perks: Anzahl der derzeit aktivierten Perks - Monatliches Budget: Gesamtbudget für den aktuellen Monat - Verwendetes Budget: Prozent und Betrag des verbrauchten Budgets - Wallet-Guthaben: Gesamtpunkte in allen Mitarbeiter-Wallets - Einlösungen diesen Monat: Anzahl der Perk-Einlösungen

Aktivitäts-Feed¶

Zeigt die neuesten Perk-Einlösungen, Wallet-Transaktionen und Mitarbeiter-Einschreibungen in Echtzeit an.

Schnellaktionen¶

Abkürzungen zu gängigen Verwaltungsaufgaben: - Mitarbeiter hinzufügen - Wallet-Punkte zuweisen - Perks aktivieren/deaktivieren - Berichte generieren - Analysen anzeigen

Benutzerverwaltung¶

Mitarbeiter anzeigen¶

Gehen Sie zu Perks > Mitarbeiter
Die Mitarbeiterliste zeigt:
Name und E-Mail
Abteilung
Beschäftigungsart
Wallet-Guthaben
Aktive Perks
Letzte Aktivitätsdatum
Verwenden Sie Filter, um die Liste einzugrenzen:
Abteilung
Beschäftigungsart
Perk-Einschreibungsstatus
Wallet-Guthaben-Bereich

Mitarbeiter hinzufügen¶

Einzelner Mitarbeiter: 1. Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen 2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus: - Vorname, Nachname - E-Mail-Adresse - Abteilung - Beschäftigungsart - Startdatum 3. Weisen Sie optional zu: - Manager - Bestimmte Perk-Berechtigung - Anfängliche Wallet-Punkte 4. Klicken Sie auf Speichern

Massenimport: 1. Klicken Sie auf Mitarbeiter importieren 2. Laden Sie die CSV-Vorlage herunter 3. Füllen Sie die Mitarbeitdaten aus 4. Laden Sie die Datei hoch 5. Überprüfen und bestätigen Sie den Import

Siehe detaillierte Importanweisungen in der Ersteinrichtung

Mitarbeitdetails bearbeiten¶

Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters in der Liste
Ändern Sie ein beliebiges Feld
Klicken Sie auf Änderungen speichern

Mitarbeiter deaktivieren¶

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt:

Gehen Sie zu Perks > Mitarbeiter
Wählen Sie den Mitarbeiter aus
Klicken Sie auf Deaktivieren
Wählen Sie, was mit seiner Wallet passiert:
Guthaben einziehen: Punkte werden entfernt
An Manager übertragen: Punkte wechseln in die Wallet des Managers
Auf Konto einfrieren: Punkte bleiben für eine mögliche Wiedereinstellung eingefroren
Bestätigen Sie die Deaktivierung

Note

Deaktivierte Mitarbeiter verlieren sofort den Zugriff auf die Perks-Plattform, aber ihre Transaktionshistorie bleibt für Berichtszwecke erhalten.

Mitarbeiter reaktivieren¶

Gehen Sie zu Perks > Mitarbeiter > Inaktiv
Wählen Sie den Mitarbeiter aus
Klicken Sie auf Reaktivieren
Aktualisieren Sie geänderte Informationen
Stellen Sie bei Bedarf das Wallet-Guthaben wieder her

Perk-Konfiguration¶

Perks aktivieren und deaktivieren¶

Gehen Sie zu Perks > Katalog
Finden Sie den Perk, den Sie ändern möchten
Schalten Sie den Schalter um, um zu aktivieren oder zu deaktivieren
Klicken Sie auf Speichern

Einzelne Perks konfigurieren¶

Jeder Perk hat spezifische Konfigurationsoptionen:

Allgemeine Einstellungen¶

Perk-Name: Anzeigename für Mitarbeiter
Beschreibung: Kurze Erklärung des Perks
Kategorie: Transport, Restaurant, Wellness usw.
Symbol: Visuelle Darstellung

Berechtigungsregeln¶

Mitarbeitertypen: Vollzeit, Teilzeit, Auftragnehmer
Abteilungen: Bestimmte Teams oder alle Abteilungen
Standorte: Standortspezifische Perks
Betriebszugehörigkeitsanforderungen: Mindestdauer der Beschäftigung
Manager-Genehmigung: Ob Manager-Genehmigung erforderlich ist

Budget-Einstellungen¶

Zuschussart:
Vollständig vom Unternehmen gedeckt
Prozentsatz-Zuschuss (z.B. 80% Unternehmen, 20% Mitarbeiter)
Fester Betrag pro Transaktion
Begrenzungen:
Tageslimit
Wochenlimit
Monatslimit
Jahreslimit
Übertragbarkeit: Ob ungenutzte Beträge übertragen werden

Einlösungseinstellungen¶

Einlösungsmethode:
RFID-Karte
Mobile App
Webportal
Gutscheincode
Anbieterbeschränkungen: Genehmigte Standorte oder Partner
Zeitbeschränkungen: Verfügbare Stunden oder Tage

Perk-Genehmigungsworkflows einrichten¶

Für Perks, die Manager-Genehmigung erfordern:

Gehen Sie zu Perks > Katalog > [Perk-Name] > Genehmigungseinstellungen
Genehmigung erforderlich aktivieren
Wählen Sie die Genehmigungsstufe:
Direkter Manager: Zugewiesener Manager des Mitarbeiters
Abteilungsleiter: Leiter der Abteilung des Mitarbeiters
HR-Admin: Bestimmter HR-Administrator
Benutzerdefinierter Genehmiger: Bestimmte Person
Setzen Sie Genehmigungs-Timeout (automatische Genehmigung nach X Tagen)
Konfigurieren Sie Benachrichtigungseinstellungen

Perk-Anbieter verwalten¶

Für Perks mit externen Anbietern:

Gehen Sie zu Perks > Anbieter
Klicken Sie auf Anbieter hinzufügen
Füllen Sie die Anbieterdetails aus:
Firmenname
Kontaktinformationen
Servicekategorie
Zahlungsbedingungen
Integrationsmethode (API, manuell, POS)
Laden Sie die Anbietervereinbarung hoch (optional)
Klicken Sie auf Speichern

Wallet-Verwaltung¶

Wallet-Übersicht anzeigen¶

Gehen Sie zu Perks > Wallet > Übersicht
Sehen Sie sich an:
Gesamte zugewiesene Punkte
Gesamte eingelöste Punkte
Gesamte verbleibende Punkte
Durchschnittliches Guthaben pro Mitarbeiter
Top-Nutzer nach Einlösung

Punkte zuweisen¶

Einmalige Zuweisung: 1. Gehen Sie zu Perks > Wallet > Punkte zuweisen 2. Wählen Sie die Zuweisungsmethode aus: - Einzelner Mitarbeiter: Bestimmten Mitarbeiter auswählen - Abteilung: Alle Mitarbeiter einer Abteilung - Alle Mitarbeiter: Unternehmensweite Zuweisung 3. Geben Sie den Punktebetrag ein 4. Fügen Sie eine Notiz hinzu (z.B. “Q4-Leistungsbonus”) 5. Klicken Sie auf Zuweisen

Wiederkehrende Zuweisung: 1. Gehen Sie zu Perks > Wallet > Wiederkehrende Zuweisungen 2. Klicken Sie auf Zeitplan erstellen 3. Konfigurieren Sie: - Häufigkeit (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich) - Betrag pro Zyklus - Berechtigte Mitarbeiter - Startdatum - Enddatum (optional) 4. Klicken Sie auf Zeitplan speichern

Punktwerte anpassen¶

Gehen Sie zu Perks > Wallet > Einstellungen
Ändern Sie das Punkte-zu-Währungs-Verhältnis
Klicken Sie auf Speichern

Warning

Eine Änderung des Punktwerts wirkt sich auf alle bestehenden Guthaben aus. Planen Sie sorgfältig und kommunizieren Sie Änderungen im Voraus an die Mitarbeiter.

Verlorene oder gestohlene Karten behandeln¶

Gehen Sie zu Perks > RFID-Karten > Verwalten
Suchen Sie den Mitarbeiter
Klicken Sie auf Karte deaktivieren
Das Wallet-Guthaben bleibt erhalten
Bestellen Sie eine Ersatzkarte
Weisen Sie die neue Karte dem Mitarbeiter zu
Das Guthaben wird automatisch übertragen

Budget-Verwaltung¶

Budgets setzen¶

Gehen Sie zu Perks > Budget > Einstellungen
Konfigurieren Sie:
Monatliches Budget: Gesamtbetrag für alle Perks
Per-Perk-Budgets: Individuelle Grenzen für jede Perk-Kategorie
Per-Mitarbeiter-Budgets: Maximum pro Mitarbeiter
Übertragbarkeitsrichtlinie: Ob ungenutztes Budget übertragen wird
Klicken Sie auf Speichern

Budget-Nutzung überwachen¶

Gehen Sie zu Perks > Budget > Dashboard
Sehen Sie sich an:
Budget-Verbrauch nach Perk
Budget-Verbrauch nach Abteilung
Prognostizierte Monatsausgaben
Warnungen für sich nähernde Grenzen

Budget-Warnungen setzen¶

Gehen Sie zu Perks > Budget > Warnungen
Erstellen Sie Warnregeln:
Schwellenwert: Warnung bei 75%, 90%, 100% des Budgets
Empfänger: Wer Benachrichtigungen erhält
Häufigkeit: Einmalig oder wiederkehrend
Klicken Sie auf Speichern

Berichterstattung¶

Standardberichte¶

Greifen Sie auf vorgefertigte Berichte unter Perks > Berichte zu:

Nutzungsbericht: Perk-Einlösungshäufigkeit und Trends
Budgetbericht: Ausgabenanalyse nach Kategorie und Abteilung
Mitarbeiterengagement: Einführungsraten und Teilnahmemetriken
Wallet-Bericht: Punktezuweisungs- und Einlösungs-Zusammenfassung
Anbieterbericht: Anbieterleistung und -nutzung
ROI-Bericht: Return-on-Investment-Berechnungen

Benutzerdefinierte Berichte generieren¶

Gehen Sie zu Perks > Berichte > Benutzerdefiniert
Wählen Sie den Berichtstyp aus
Wählen Sie den Datumsbereich
Wenden Sie Filter an:
Abteilung
Perk-Typ
Mitarbeitergruppe
Standort
Wählen Sie das Ausgabeformat:
PDF
CSV
Excel
Klicken Sie auf Generieren

Berichte planen¶

Gehen Sie zu Perks > Berichte > Geplant
Klicken Sie auf Zeitplan erstellen
Konfigurieren Sie:
Berichtstyp
Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich)
Empfänger (E-Mail-Adressen)
Format
Klicken Sie auf Speichern

Systemeinstellungen¶

Firmenprofil¶

Gehen Sie zu Perks > Einstellungen > Firmenprofil
Aktualisieren Sie:
Firmenname
Logo
Kontaktinformationen
Adresse
Zeitzone
Währung
Klicken Sie auf Speichern

Benachrichtigungen¶

Konfigurieren Sie E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen:

Gehen Sie zu Perks > Einstellungen > Benachrichtigungen
Setzen Sie Einstellungen für:
Mitarbeiter-Einschreibungsbestätigungen
Wallet-Zuweisungsbenachrichtigungen
Einlösungsbestätigungen
Budget-Warnungen
Genehmigungsanfragen
Niedriges Guthaben-Warnungen
Wählen Sie die Zustellmethode (E-Mail, In-App oder beides)
Klicken Sie auf Speichern

Branding (nur Premium)¶

Passen Sie die Mitarbeiter-Plattform an:

Gehen Sie zu Perks > Einstellungen > Branding
Konfigurieren Sie:
Primäres Farbschema
Benutzerdefiniertes Logo
Willkommensnachricht
Benutzerdefinierte Domain (optional)
E-Mail-Vorlagen
Vorschau der Änderungen
Klicken Sie auf Speichern

Integrationen¶

Verbinden Sie sich mit externen Systemen:

Gehen Sie zu Perks > Einstellungen > Integrationen
Verfügbare Integrationen:
HR-Systeme: BambooHR, Workday, Gusto usw.
Zahlungsgateways: PayPal usw.
IoT-Geräte: Verkaufsautomaten, Kaffee-Stationen, Parksyteme
Kommunikationstools: Slack, Microsoft Teams
Befolgen Sie die Einrichtungsanweisungen für jede Integration

Erfahren Sie mehr über IoT-Integrationen

Rollenbasierter Zugriff¶

Admin-Rollen¶

Super-Admin: Vollzugriff auf alle Funktionen
HR-Admin: Mitarbeiterverwaltung, Perk-Konfiguration, Berichterstattung
Finanz-Admin: Budgetverwaltung, Wallet-Zuweisung, Finanzberichte
Anlagen-Admin: IoT-Geräte, Anbieterverwaltung, Anlagen-Perks
Manager: Genehmigt Perk-Anträge für sein Team, zeigt Team-Berichte an

Admin-Zugriff verwalten¶

Gehen Sie zu Perks > Einstellungen > Admin-Benutzer
Klicken Sie auf Admin hinzufügen
Wählen Sie den Benutzer aus (muss ein bestehender Mitarbeiter sein)
Weisen Sie die Rolle zu
Setzen Sie benutzerdefinierte Berechtigungen (optional)
Klicken Sie auf Speichern

Benutzerdefinierte Berechtigungen¶

Für granulare Kontrolle:

Gehen Sie zu Perks > Einstellungen > Berechtigungssätze
Klicken Sie auf Berechtigungssatz erstellen
Benennen Sie den Satz (z.B. “Budget-Betrachter”)
Schalten Sie individuelle Berechtigungen um:
Mitarbeiter anzeigen
Mitarbeiter bearbeiten
Perks anzeigen
Perks konfigurieren
Budget anzeigen
Budget verwalten
Berichte anzeigen
Berichte generieren
Wallet verwalten
Anbieter verwalten
Klicken Sie auf Speichern
Weisen Sie Admin-Benutzern zu

Fehlerbehebung¶

Häufige Probleme¶

Mitarbeiter kann sich nicht anmelden: - Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist - Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter aktiv ist - Senden Sie die Einladungs-E-Mail erneut

RFID-Karte funktioniert nicht: - Bestätigen Sie, dass die Karte aktiviert ist - Überprüfen Sie die Kartenzuweisung im System - Überprüfen Sie, ob der RFID-Reader funktioniert - Testen Sie mit einer anderen Karte

Wallet-Guthaben wird nicht aktualisiert: - Überprüfen Sie auf ausstehende Transaktionen - Überprüfen Sie, ob die Einlösung genehmigt wurde - Überprüfen Sie die Transaktionshistorie auf Fehler

Perk wird für Mitarbeiter nicht angezeigt: - Überprüfen Sie die Berechtigungsregeln - Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter die Anforderungen erfüllt - Bestätigen Sie, dass der Perk aktiviert ist - Überprüfen Sie Abteilungs-/Standortbeschränkungen

Support erhalten¶

In-Konsolen-Hilfe: Klicken Sie auf das ?-Symbol unten rechts
Dokumentation: Durchstöbern Sie 4Geeks Perks-Anleitungen
E-Mail-Support: support@4geeks.io
Discord: Discord

Nächste Schritte¶

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