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Konfiguration automatisierter Terminerinnerungen per SMS und E-Mail in 4Geeks Health

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Patientenausfälle und kurzfristige Stornierungen können klinische Arbeitsabläufe erheblich stören und zu Umsatzverlusten führen. 4Geeks Health bietet eine robuste Automatisierungssuite, mit der Kliniken und Krankenhäuser rechtzeitige Terminerinnerungen per SMS und E-Mail senden können. Durch die Automatisierung dieser Kommunikation können Sie die Anwesenheit von Patienten verbessern, das Patientenerlebnis verbessern und Ihrem Personal ermöglichen, sich auf die Pflege statt auf manuelle administrative Aufgaben zu konzentrieren.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor dem Einrichten automatisierter Erinnerungen sicher, dass Ihr Konto die folgenden Kriterien erfüllt:

  • Aktives 4Geeks Health-Konto: Sie müssen über ein aktives Abonnement für die Plattform 4Geeks Health verfügen.
  • Administratorberechtigungen: Nur Benutzer mit den Rollen „Admin” oder „Clinic Manager” in der 4Geeks Console können Kommunikationseinstellungen ändern.
  • Konfiguriertes SMS/E-Mail-Gateway: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Domain verifiziert ist und Ihre SMS-Guthaben/Anbieter in den Plattformeinstellungen aktiv sind.
  • Patientendaten: Patienten müssen gültige E-Mail-Adressen und Mobilnummern (einschließlich Landesvorwahlen) in ihren Datensätzen gespeichert haben.

So konfigurieren Sie automatisierte Terminerinnerungen

Befolgen Sie diese umsetzbaren Schritte, um Ihre Erinnerungs-Workflows in 4Geeks Health zu aktivieren und anzupassen.

Schritt 1: Zugriff auf Kommunikationseinstellungen

  1. Melden Sie sich bei der 4Geeks Console an.
  2. Wählen Sie das Modul Health aus Ihrer Seitenleiste.
  3. Navigieren Sie zu Settings und klicken Sie auf den Reiter Notifications & Reminders.

Schritt 2: Automatisierte Trigger aktivieren

  1. Suchen Sie den Abschnitt Appointment Reminders.
  2. Schalten Sie den Schalter für E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen auf On.
  3. Wählen Sie die Lead Time für die primäre Erinnerung. Es ist eine bewährte Praxis, die erste Erinnerung 24 bis 48 Stunden vor dem Termin zu senden.

Schritt 3: Benachrichtigungsvorlagen anpassen

Klare Kommunikation hilft Patienten, sich auf ihren Besuch vorzubereiten. Verwenden Sie den integrierten Editor, um Ihre Nachrichten zu personalisieren. 1. Klicken Sie für die E-Mail- oder SMS-Option auf Edit Template. 2. Verwenden Sie dynamische Variablen, um Patienten- und Termindetails automatisch auszufüllen. Zu den gängigen Variablen gehören: - {{patient_name}}: Der Name des Patienten. - {{appointment_date}}: Das geplante Datum. - {{appointment_time}}: Die geplante Uhrzeit. - {{practitioner_name}}: Der zugewiesene Arzt oder die zugewiesene Krankenschwester. - {{location_link}}: Ein digitaler Kartenlink zu Ihrer Klinik. 3. Halten Sie die SMS-Nachricht prägnant (unter 160 Zeichen), um sicherzustellen, dass sie als einzelne Textnachricht zugestellt wird.

Schritt 4: „Same-Day”-Follow-up einrichten (Optional)

Um Ausfälle weiter zu reduzieren, können Sie eine zweite „hochdringliche” Erinnerung konfigurieren. 1. Klicken Sie auf Add Secondary Reminder. 2. Stellen Sie das Timing auf 2 Stunden vor dem Termin ein. 3. Konfigurieren Sie dies so, dass es nur per SMS erfolgt, um sofortige Sichtbarkeit auf dem Mobilgerät des Patienten zu gewährleisten.

Schritt 5: Speichern und testen

  1. Klicken Sie unten auf der Seite auf Save Changes.
  2. Verwenden Sie den Button Send Test, um eine Beispielerinnerung an Ihre eigene Mobilnummer und E-Mail zu senden, um die Formatierung und Zustellung zu überprüfen.

Häufige Anwendungsfälle

Szenario 1: Reduzierung von Ausfällen bei spezialisierten Verfahren

  • Situation: Ein Operationszentrum, das 4Geeks Health verwendet, verzeichnet hohe Stornierungsraten für Verfahren, die Fasten erfordern.
  • Anwendung: Der Administrator konfiguriert eine spezifische E-Mail-Erinnerung, die 24 Stunden vor der Operation ausgelöst wird und einen fettgedruckten Abschnitt zu „Präoperativen Anweisungen” enthält (z. B. „Nach Mitternacht nichts essen”).
  • Ergebnis: Patienten kommen besser vorbereitet an, und das Zentrum verzeichnet eine Reduzierung der umgeplanten Verfahren aufgrund von Nichteinhaltung der Anweisungen um 30 %.

Szenario 2: Verbesserung der Anwesenheit bei wiederkehrenden Konsultationen

  • Situation: Eine Physiotherapie-Klinik hat Patienten, die oft ihre wöchentlichen Sitzungen vergessen.
  • Anwendung: Die Klinik aktiviert SMS-Erinnerungen über die 4Geeks Console, die genau 4 Stunden vor der Sitzung gesendet werden.
  • Ergebnis: Patienten erhalten die SMS während ihres Arbeitstages, was es ihnen ermöglicht, ihren Zeitplan anzupassen und pünktlich zu erscheinen, wodurch die abrechenbaren Stunden des Therapeuten maximiert werden.

Fehlerbehebung

Problem 1: Patienten berichten, dass sie keine SMS-Erinnerungen erhalten

  • Ursache: Mobilnummern fehlen möglicherweise Landesvorwahlen, oder das SMS-Gateway hat unzureichende Guthaben.
  • Lösung: Überprüfen Sie, dass Telefonnummern von Patienten in 4Geeks Health dem E.164-Format folgen (z. B. +1 für USA, +506 für Costa Rica). Überprüfen Sie Ihr Guthaben im Abrechnungsbereich der 4Geeks Console.

Problem 2: E-Mail-Erinnerungen landen im Spam-Ordner

  • Ursache: Die E-Mail-Domain Ihrer Klinik wurde nicht ordnungsgemäß authentifiziert.
  • Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Abteilung SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für Ihre Domain in den Einstellungen der 4Geeks-Plattform konfiguriert hat.

Problem 3: Erinnerungen werden zur falschen Zeit gesendet

  • Ursache: Die Einstellung „Clinic Timezone” ist falsch.
  • Lösung: Gehen Sie in der 4Geeks Console zu Global Settings und stellen Sie sicher, dass Ihre Zeitzone mit dem physischen Standort Ihrer Klinik übereinstimmt.

Fazit

Die Automatisierung von Terminerinnerungen ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Effizienz der Klinik zu optimieren. Durch die Nutzung der integrierten Kommunikationstools in 4Geeks Health stellen Sie sicher, dass die Zeitpläne Ihrer Praktiker voll bleiben und Ihre Patienten informiert bleiben.

Für fortgeschrittenere Automatisierungsstrategien, wie z. B. die Integration von Abrechnungslinks in Ihre Erinnerungen, erkunden Sie unseren Leitfaden zu 4Geeks Payments.

Zusätzliche Ressourcen