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So bieten Sie Coworking-Space-Zugang als Remote-Work-Vorteil mit 4Geeks Perks an

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Da Remote- und hybride Arbeitsmodelle zum Standard werden, schätzen Mitarbeiter zunehmend die Möglichkeit, in professionellen Umgebungen außerhalb ihres Zuhauses zu arbeiten. Das Anbieten von Zugang zu Coworking Spaces als Vorteil kann die Produktivität erheblich steigern und einen dedizierten Arbeitsbereich für tiefe Konzentration oder Teamzusammenarbeit bieten. Mit 4Geeks Perks können Sie diesen Vorteil ganz einfach verwalten, indem Sie Mittel speziell für Coworking-Mitgliedschaften oder Tagespässe zuweisen und Ihrem Team die Flexibilität geben, zu wählen, wo es am besten arbeitet.

Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie eine Coworking-Zulage einrichten, Ausgabenbeschränkungen konfigurieren und die Nutzung verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Remote-Work-Strategie sowohl effektiv als auch budgetfreundlich ist.

Voraussetzungen

Um einen Coworking-Space-Vorteil zu implementieren, stellen Sie sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

  • Admin-Zugriff: Sie müssen über ein Administratorkonto auf der 4Geeks Console verfügen.
  • Perks-Modul aktiv: Das Modul 4Geeks Perks muss für Ihre Organisation aktiviert sein.
  • Mitarbeiterregistrierung: Teammitglieder müssen über aktive Konten und Zugriff auf die mobile App oder RFID-Karte von 4Geeks Perks verfügen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Coworking-Space-Zulage für Ihr Team zu erstellen und zu verwalten.

Schritt 1: Ein „Arbeitsplatz“-Wallet erstellen

Richten Sie ein dediziertes Wallet ein, um Coworking-Gelder von anderen Stipendien wie Mahlzeiten oder Wellness zu trennen.

  1. Melden Sie sich bei der 4Geeks Console an.
  2. Navigieren Sie zum Modul Perks und wählen Sie Wallet Management.
  3. Klicken Sie auf Create New Wallet.
  4. Das Wallet benennen: Verwenden Sie einen klaren Namen wie „Coworking-Pass“, „Remote-Büro-Stipendium“ oder „Arbeitsplatz-Zulage“.
  5. Kategorie auswählen: Wählen Sie Office Supplies & Workspace oder eine ähnliche Kategorie. Dies stellt eine genaue Berichterstattung sicher und ermöglicht es Ihnen, Ausgaben auf relevante Anbieter zu beschränken.

Schritt 2: Zuweisungsregeln definieren

Bestimmen Sie das Budget und die Häufigkeit für den Coworking-Vorteil.

  1. Gehen Sie zum Reiter Allocation Rules in Ihrem neuen Wallet.
  2. Wiederholung festlegen:
    • Monthly: Am besten für laufende Mitgliedschaften (z. B. 300 $/Monat für einen Hot Desk).
    • One-Time: Nützlich für gelegentliche Tagespässe oder spezifische Teamtreffen.
  3. Limits festlegen: Definieren Sie die monatliche Obergrenze pro Mitarbeiter.
  4. Verfallsrichtlinie: Entscheiden Sie, ob nicht verwendete Gelder am Ende des Monats verfallen. Bei Coworking-Mitgliedschaften passt ein „Use it or lose it“-Modell oft zu den monatlichen Abrechnungszyklen.

Schritt 3: Händlerbeschränkungen konfigurieren

Stellen Sie sicher, dass die Gelder ausschließlich für Coworking Spaces verwendet werden.

  1. Navigieren Sie zu Merchant Restrictions.
  2. Anbieter auf die Whitelist setzen: Sie können Transaktionen auf bestimmte große Coworking-Ketten (z. B. WeWork, Regus) oder lokale Hubs beschränken.
  3. Kategoriebeschränkungen: Alternativ können Sie Ausgaben auf die Händlerkategorien „Immobilienmakler und Manager - Vermietungen“ oder „Geschäftsdienstleistungen“ beschränken, um ein breiteres Spektrum unabhängiger Räume abzudecken.
  4. Nicht konforme Kategorien blockieren: Stellen Sie sicher, dass Kategorien wie „Einzelhandel“ oder „Essen“ für dieses spezifische Wallet blockiert sind, um Missbrauch zu verhindern.

Schritt 4: Zuweisen und Benachrichtigen

Rollen Sie den Vorteil für Ihre Remote- oder hybriden Mitarbeiter aus.

  1. Gehen Sie zum Reiter Employees.
  2. Filtern Sie nach Location oder Department (z. B. „Remote-Personal“) und weisen Sie das Wallet zu.
  3. Benachrichtigung senden: Informieren Sie Mitarbeiter per E-Mail oder über die App. Erklären Sie, dass sie ihre 4Geeks Perks-Karte verwenden können, um direkt im Coworking Space zu bezahlen, oder die Karte mit einer Mitgliedschafts-App für wiederkehrende Abrechnungen verknüpfen können.

Häufige Anwendungsfälle

Szenario 1: Der hybride „Hot Desk“

  • Situation: Ein Unternehmen hat eine „Work from anywhere“-Richtlinie, möchte aber Mitarbeiter unterstützen, die eine Pause von ihrem Homeoffice benötigen.
  • Konfiguration: Ein monatliches „Flex Desk“-Wallet von 200 $ wird allen Remote-Mitarbeitern zugewiesen. Das Wallet ist auf anerkannte Coworking-Anbieter beschränkt.
  • Ergebnis: Mitarbeiter nutzen ihre Zulage, um Tagespässe in lokalen Hubs zu buchen, wann immer sie eine professionelle Umgebung benötigen, ohne Spesenabrechnungen einreichen zu müssen.

Szenario 2: Regionale Team-Hubs

  • Situation: Ein verteiltes Team möchte sich einmal pro Woche in einer bestimmten Stadt treffen.
  • Konfiguration: Der Manager weist Mitarbeitern in dieser Region ein „Team Day“-Wallet zu.
  • Ergebnis: Das Team nutzt seine gemeinsamen Gelder, um einen Besprechungsraum oder ein privates Büro für den Tag in einem lokalen Coworking Space zu mieten, was die Zusammenarbeit und Teambindung fördert.

Fehlerbehebung

Problem 1: Zahlung abgelehnt wegen „Nicht autorisierter Händler“

  • Ursache: Kleinere, unabhängige Coworking Spaces werden von Zahlungsabwicklern möglicherweise anders kategorisiert (z. B. als „Beratung“ oder „Bildung“).
  • Lösung: Überprüfen Sie die Transaktionsdetails im Reiter Analytics. Setzen Sie die spezifische Anbieter-ID manuell auf die Whitelist, um zukünftige Zahlungen zu ermöglichen.

Problem 2: Wiederkehrende Mitgliedschaft schlägt fehl

  • Ursache: Wenn das Wallet-Guthaben zum Zeitpunkt der automatischen Verlängerungsgebühr unzureichend ist, wird die Transaktion abgelehnt.
  • Lösung: Weisen Sie Mitarbeiter an, ihr Mitgliedschaftsabrechnungsdatum mit dem Wallet-Nachfülldatum (z. B. dem 1. des Monats) abzustimmen. Ziehen Sie in Betracht, der Zuweisung einen kleinen Puffer hinzuzufügen, wenn Steuern oder Gebühren variieren.

Fazit

Das Anbieten von Coworking-Zugang über 4Geeks Perks gibt Ihrem Team Wahlfreiheit und Flexibilität, während Ihr Budget unter Kontrolle bleibt. Durch die Automatisierung der Auszahlung und Beschränkung von Geldern bieten Sie einen hochwertigen Vorteil, der Produktivität und Work-Life-Balance unterstützt, ohne den administrativen Aufwand.

Weitere Einblicke in die Verwaltung von Remote-Teams und Vorteilen finden Sie in den Ressourcen von 4Geeks Talent oder kontaktieren Sie den Support unter 4geeks.io/contact.