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So exportieren Sie monatliche Spesenabrechnungen für die Buchhaltung

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Eine genaue Finanzberichterstattung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden Unternehmens, die Gewährleistung der Steuerkonformität und die Rationalisierung der Monatsabschlussverfahren. Die 4Geeks Console ermöglicht es Administratoren, umfassende Spesenabrechnungen über Ihre aktiven Module, wie 4Geeks Payroll und 4Geeks Payments, einfach zu erstellen und zu exportieren.

Dieser Leitfaden enthält schrittweise Anweisungen zum Filtern, Erstellen und Exportieren monatlicher Spesendaten, um sie mit Ihrem Buchhaltungsteam zu teilen oder in Ihre externe Finanzsoftware zu importieren.

Voraussetzungen

Bevor Sie versuchen, Berichte zu exportieren, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Aktives Konto: Sie müssen über ein aktives Administratorkonto auf der 4Geeks Console verfügen.
  • Berechtigungen: Sie benötigen Zugriffsrechte als „Admin“ oder „Finance Manager“, um sensible Finanzdaten einzusehen.
  • Aktive Module: Sie müssen über aktive Daten in 4Geeks Payroll oder 4Geeks Payments für den Berichtszeitraum verfügen, den Sie abfragen möchten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre monatlichen Spesenabrechnungen zu erstellen und herunterzuladen.

Schritt 1: Navigieren Sie zum Berichtsmodul

  1. Melden Sie sich bei Ihrer 4Geeks Console an.
  2. Klicken Sie in der Seitenleiste des Haupt-Dashboards auf Reports & Analytics.
  3. Wählen Sie Financial Reports aus dem Dropdown-Menü.

Schritt 2: Berichtstyp auswählen

Je nach Bedarf möchten Sie möglicherweise Lohnkosten, Transaktionsgebühren oder allgemeine Betriebsausgaben exportieren.

  1. Suchen Sie den Selektor Report Type.
  2. Wählen Sie die spezifische Kategorie, die Sie benötigen. Zu den gängigen Optionen gehören:
    • Payroll Summary: Für detaillierte Ausgaben im Zusammenhang mit 4Geeks Payroll, einschließlich Gehältern, Steuern und Vorteilen.
    • Transaction Fees: Für Kosten im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung über 4Geeks Payments.
    • Perks Consumption: Für Ausgaben im Zusammenhang mit Mitarbeitervorteilen, die über 4Geeks Perks verwaltet werden.

Schritt 3: Datumsbereich und Filter konfigurieren

Um einen monatlichen Bericht zu erstellen, müssen Sie den spezifischen Zeitrahmen definieren.

  1. Klicken Sie auf die Auswahl Date Range.
  2. Wählen Sie Last Month für eine automatisierte Ein-Klick-Auswahl oder wählen Sie Custom Range, um spezifische Start- und Enddaten zu definieren (z. B. 1. Dezember 2025 bis 31. Dezember 2025).
  3. (Optional) Wenden Sie zusätzliche Filter wie Department, Location oder Cost Center an, um die Daten für spezifische Buchhaltungscodes zu verfeinern.

Schritt 4: Erstellen und Exportieren

Sobald Ihre Parameter festgelegt sind, können Sie die Datei in der Vorschau anzeigen und herunterladen.

  1. Klicken Sie auf den Button Generate Report, um eine Vorschau der Daten auf Ihrem Bildschirm anzuzeigen.
  2. Überprüfen Sie die Zusammenfassung, um sicherzustellen, dass die Summen Ihren Erwartungen entsprechen.
  3. Klicken Sie auf den Button Export in der oberen rechten Ecke.
  4. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Format:
    • CSV (.csv): Am besten für den Import in Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero.
    • Excel (.xlsx): Am besten für manuelle Bearbeitung und Pivot-Tabellen.
    • PDF (.pdf): Am besten zum Teilen endgültiger, schreibgeschützter Dokumente mit Stakeholdern.

Häufige Anwendungsfälle

Szenario 1: Abgleich der monatlichen Gehaltsabrechnung

  • Situation: Ihr Buchhaltungsteam muss die Journalbuchungen für die Gehälter des letzten Monats buchen, einschließlich separater Einzelposten für Steuern und Abzüge für 4Geeks Perks.
  • Anwendung: Sie exportieren die Payroll Summary von 4Geeks Payroll als CSV-Datei.
  • Ergebnis: Die CSV-Datei ermöglicht es dem Buchhalter, Spalten direkt dem Hauptbuch zuzuordnen, wodurch manuelle Datenerfassungsfehler reduziert und der Abgleichsprozess beschleunigt wird.

Szenario 2: Prüfung von Projektkosten

  • Situation: Sie verwenden 4Geeks Teams für ein bestimmtes Kundenprojekt und müssen über die damit verbundenen Ausgaben für diese Kostenstelle berichten.
  • Anwendung: Im Berichtsfilter wählen Sie das spezifische „Projekt“- oder „Abteilungs“-Tag aus, das mit diesem Kunden verknüpft ist, und exportieren die Daten für das Quartal.
  • Ergebnis: Sie erhalten einen granularen Bericht, der nur die relevanten Arbeits- und Betriebskosten detailliert, um eine genaue Kundenabrechnung zu gewährleisten.

Fehlerbehebung

Problem 1: Die exportierte Datei ist leer

  • Ursache: Es sind möglicherweise keine Transaktionen für den ausgewählten Datumsbereich oder die ausgewählten Filter aufgezeichnet.
  • Lösung: Überprüfen Sie Ihren Date Range erneut, um sicherzustellen, dass er den richtigen Zeitraum abdeckt. Löschen Sie alle spezifischen Filter (wie Abteilung oder Standort), um zu sehen, ob Daten auf globaler Ebene angezeigt werden.

Problem 2: Fehler „Zugriff verweigert“

  • Ursache: Ihrem Benutzerprofil fehlen die erforderlichen Berechtigungen zum Anzeigen von Finanzdaten.
  • Lösung: Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation, um Zugriff als „Finance Manager“ innerhalb der 4Geeks Console anzufordern.

Problem 3: Datenformatierungsprobleme in Excel

  • Ursache: Manchmal öffnen sich CSV-Dateien abhängig von Ihren lokalen Regionseinstellungen (z. B. Datumsformate oder Währungstrennzeichen) mit falscher Formatierung.
  • Lösung: Verwenden Sie die Funktion Text in Spalten in Excel, um die Daten korrekt zu analysieren, oder versuchen Sie, direkt als .xlsx-Datei zu exportieren, falls die Option verfügbar ist, da dies die Formatierung beibehält.

Fazit

Das Exportieren monatlicher Spesenabrechnungen ist ein unkomplizierter Prozess, der darauf ausgelegt ist, Ihre Finanzoperationen reibungslos zu gestalten. Durch regelmäßiges Extrahieren von Daten aus 4Geeks Payroll und 4Geeks Payments gewährleisten Sie Transparenz und Compliance in Ihrer gesamten Organisation.

Für fortgeschrittenere Integrationen, wie z. B. die Verbindung Ihrer Buchhaltungssoftware direkt über die API, besuchen Sie unsere Entwicklerdokumentation oder wenden Sie sich an den Support.