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So importieren Sie Mitarbeiterdaten massenhaft in 4Geeks Perks

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Die effiziente Verwaltung von Mitarbeitervorteilen beginnt mit organisierten und zugänglichen Daten Ihres Teams. 4Geeks Perks optimiert diesen Prozess, indem es Ihnen ermöglicht, Mitarbeiterinformationen massenhaft zu importieren. Anstatt Daten für jeden einzelnen manuell einzugeben, können Sie eine einzelne Datei hochladen, um Ihr System sofort zu füllen, wodurch sichergestellt wird, dass Ihr Team sofortigen Zugriff auf seine Vorteile und Smart-ID-Karten hat.

Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess der Vorbereitung Ihrer Daten und deren erfolgreichen Import in die Plattform.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor Beginn des Importvorgangs sicher, dass Sie über Folgendes verfügen:

  • Admin-Zugriff: Sie müssen über ein aktives Administratorkonto auf der 4Geeks Console mit Berechtigungen zur Verwaltung des Perks-Moduls verfügen.
  • Mitarbeiterdaten: Eine Tabelle (CSV oder Excel) mit den Details Ihrer Mitarbeiter. Wichtige Felder sind in der Regel Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Mitarbeiter-ID.
  • Aktives Perks-Abonnement: Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation über ein aktives Abonnement für 4Geeks Perks verfügt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Mitarbeiterdaten massenhaft in 4Geeks Perks zu importieren.

Schritt 1: Zugriff auf das Perks-Dashboard

  1. Melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldeinformationen bei der 4Geeks Console an.
  2. Suchen Sie im Haupt-Dashboard das Modul Perks und klicken Sie darauf.
  3. Navigieren Sie innerhalb der Perks-Oberfläche zum Reiter Employees oder Team.

Schritt 2: Die Importvorlage herunterladen

Um einen erfolgreichen Import zu gewährleisten, müssen Ihre Daten dem erforderlichen Format des Systems entsprechen.

  1. Klicken Sie auf den Button Add Employees, der sich normalerweise in der oberen rechten Ecke befindet.
  2. Wählen Sie Bulk Import aus dem Dropdown-Menü.
  3. Klicken Sie im Importfenster auf Download Template. Dadurch erhalten Sie eine vorformatierte CSV-Datei mit den korrekten Kopfzeilen (z. B. first_name, last_name, email, employee_id, department).

Schritt 3: Ihre Daten vorbereiten

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlagendatei.
  2. Füllen Sie die Zeilen mit Ihren Mitarbeiterdaten.
    • Tipp: Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Adressen für jeden Benutzer eindeutig sind.
    • Tipp: Wenn Sie die 4Geeks Perks Card (RFID) verwenden, sehen Sie möglicherweise eine Spalte für card_id. Wenn Sie noch keine physischen Karten zugewiesen haben, können Sie dies leer lassen oder später ausfüllen.
  3. Speichern Sie die Datei im CSV-Format.

Schritt 4: Daten hochladen und zuordnen

  1. Kehren Sie zum Fenster Bulk Import in der 4Geeks Console zurück.
  2. Klicken Sie auf Upload File und wählen Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei aus.
  3. Das System zeigt einen Zuordnungsbildschirm an. Überprüfen Sie, ob die Spalten in Ihrer Datei mit den Feldern in 4Geeks Perks übereinstimmen (z. B. Ihre Spalte „E-Mail“ wird dem Feld „E-Mail-Adresse“ des Systems zugeordnet).
  4. Wenn alles korrekt aussieht, klicken Sie auf Confirm Mapping.

Schritt 5: Import abschließen

  1. Überprüfen Sie den Zusammenfassungsbildschirm, der die Anzahl der zu importierenden Datensätze anzeigt.
  2. Klicken Sie auf Import Now.
  3. Das System verarbeitet die Datei. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, sobald der Import abgeschlossen ist. Ihre Mitarbeiter erscheinen nun im Perks-Dashboard, und wenn so konfiguriert, erhalten sie Willkommens-E-Mails, um ihre Konten zu aktivieren.

Häufige Anwendungsfälle

Onboarding einer neuen Abteilung

Szenario: Ihr Unternehmen hat gerade eine kleinere Firma übernommen und muss sofort 50 neue Mitarbeiter in das Vorteilsprogramm aufnehmen. Anwendung: Anstatt 50 Profile manuell einzutippen, exportieren Sie deren Daten aus Ihrem HR-System in die 4Geeks-Vorlage. Ergebnis: In wenigen Minuten sind alle 50 Mitarbeiter live auf 4Geeks Perks, bereit, ohne administrative Verzögerung auf ihre digitalen Geldbörsen und Vorteile zuzugreifen.

Aktualisierung von Mitarbeiterzuweisungen

Szenario: Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres müssen Sie die Punktezuteilungen für 200 Mitarbeiter basierend auf ihren neuen Betriebszugehörigkeitsstufen aktualisieren. Anwendung: Sie führen ein Massenimport-Update durch (oft unterstützt durch das Aktivieren eines Kontrollkästchens „Vorhandene Datensätze aktualisieren“), wobei die Mitarbeiter-IDs als eindeutige Kennung verwendet werden. Ergebnis: Die Salden werden sofort flächendeckend angepasst, was eine genaue Verteilung der Vorteile für das neue Jahr gewährleistet.

Fehlerbehebung

Problem 1: Fehler „Ungültiges Dateiformat“

  • Ursache: Die hochgeladene Datei ist keine CSV-Datei oder die Kodierung ist falsch.
  • Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Tabelle speziell als „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ speichern. Vermeiden Sie Sonderzeichen im Dateinamen.

Problem 2: Doppelte E-Mail-Adressen

  • Ursache: Die Importdatei enthält eine E-Mail-Adresse, die bereits im System vorhanden ist.
  • Lösung: Überprüfen Sie Ihre Datei auf Duplikate. Wenn der Mitarbeiter bereits existiert, entscheiden Sie, ob Sie seinen Datensatz aktualisieren möchten (falls unterstützt) oder ob dies ein Fehler ist. Entfernen Sie die doppelte Zeile und versuchen Sie es erneut.

Problem 3: Datenzuordnungsfehler

  • Ursache: Das System kann eine Spalte aus Ihrer Datei keinem Feld in der Datenbank zuordnen.
  • Lösung: Stellen Sie während Schritt 4 sicher, dass Sie das richtige Zielfeld für jede Spalte in Ihrer CSV manuell auswählen. Wenn eine Spalte unnötig ist (z. B. interne Notizen), können Sie normalerweise wählen, diese Spalte zu „Ignorieren“ oder zu „Überspringen“.

Fazit

Der Massenimport ist eine leistungsstarke Funktion, die Zeit spart und Fehler bei der Verwaltung großer Teams reduziert. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis für Ihre Belegschaft gewährleisten und ihnen schnellen Zugang zu den über 4Geeks Perks verwalteten Wellness-, Verpflegungs- und Transportvorteilen gewähren.

Für weitere Unterstützung besuchen Sie das Help Center oder erkunden Sie Integrationen mit 4Geeks Talent, um die Datensynchronisierung zwischen Ihren Einstellungs- und Vorteilsplattformen zu automatisieren.