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So integrieren Sie 4Geeks Perks in Ihre bestehende HR-Software

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Die manuelle Verwaltung von Mitarbeitervorteilen über verschiedene Tabellenkalkulationen und Systeme hinweg ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Durch die Integration von 4Geeks Perks in Ihr bestehendes Personalinformationssystem (HRIS) oder Ihre Gehaltsabrechnungssoftware können Sie die Benutzerverwaltung automatisieren, eine genaue Anspruchsberechtigung für Vorteile sicherstellen und den Onboarding-Prozess optimieren.

Dieser Artikel führt Sie durch die Verbindung Ihrer HR-Software mit 4Geeks Perks, um eine nahtlose Datensynchronisierung zu ermöglichen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor Beginn des Integrationsprozesses sicher, dass Sie die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Aktiver Premium-Plan: Die Integration von HR-Systemen ist im Premium-Plan verfügbar. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto aktualisiert ist.
  • Admin-Zugriff: Sie müssen sowohl in der 4Geeks Console als auch in Ihrem Ziel-HRIS (z. B. Microsoft Entra ID, Workday, BambooHR) über Administratorrechte verfügen.
  • API-Anmeldeinformationen: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Integration verwenden, benötigen Sie Ihre eindeutigen API-Schlüssel (Test und Live) aus dem Bereich Settings > API Keys der Konsole.

Integrationsmethoden

Es gibt zwei Hauptwege, um Ihre HR-Systeme in 4Geeks Perks zu integrieren:

  1. Natives SSO & Verzeichnissynchronisierung: Am besten geeignet für Organisationen, die große Identitätsanbieter wie Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) verwenden, um den Mitarbeiterzugriff und die Identität zu verwalten.
  2. Benutzerdefinierte API-Integration: Ideal für maßgeschneiderte HR-Systeme oder wenn Sie eine spezifische, komplexe Synchronisierungslogik unter Verwendung der 4Geeks Custom API benötigen.

Methode 1: Verbindung über Microsoft Entra ID (SSO)

Die Verbindung Ihres Identitätsanbieters ist der schnellste Weg, um Ihre Belegschaft zu synchronisieren.

Schritt 1: Zugriff auf Integrationseinstellungen

  1. Melden Sie sich bei der 4Geeks Console an.
  2. Navigieren Sie zum Modul Perks.
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Settings und wählen Sie Integrations.

Schritt 2: Die Verbindung autorisieren

  1. Suchen Sie Microsoft Entra ID (oder Ihren spezifischen Anbieter) in der Liste der verfügbaren Integrationen.
  2. Klicken Sie auf Connect. Sie werden zu Ihrer Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet.
  3. Melden Sie sich mit den Administratoranmeldeinformationen Ihrer Organisation an und erteilen Sie 4Geeks Perks die Berechtigung, Verzeichnisdaten (Benutzer und Gruppen) zu lesen.

Schritt 3: Synchronisierungsregeln konfigurieren

Konfigurieren Sie nach der Verbindung, wie Daten zwischen den Systemen fließen: * Benutzerbereitstellung: Aktivieren Sie „Auto-Create Users“, um automatisch ein 4Geeks Perks-Wallet für neue Mitarbeiter zu erstellen, die Ihrem HR-System hinzugefügt werden. * Bereitstellungsaufhebung: Aktivieren Sie „Auto-Archive Users“, um den Zugriff auf Vorteile sofort zu widerrufen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, und so Ihr Budget zu schützen.

Methode 2: Verwendung der benutzerdefinierten API

Für einzigartige Arbeitsabläufe können Sie die 4Geeks API verwenden, um Mitarbeiter und ihre Vorteile programmgesteuert zu verwalten.

Schritt 1: API-Schlüssel generieren

  1. Gehen Sie zu 4Geeks Console > Settings > API Keys.
  2. Kopieren Sie Ihren Live Key (beginnt mit sk_live_). Warnung: Teilen Sie diesen Schlüssel niemals öffentlich.

Schritt 2: Benutzersynchronisierung implementieren

Beauftragen Sie Ihr Entwicklungsteam oder 4Geeks Teams damit, einen Connector zu erstellen, der die 4Geeks API aufruft. Sie werden hauptsächlich mit den Users-Endpunkten interagieren, um Mitarbeiter basierend auf Auslösern aus Ihrer HR-Software zu erstellen, zu aktualisieren oder zu deaktivieren.

  • Endpunkt: POST /v1/users/
  • Payload-Beispiel: 
    {
  "email": "employee@company.com",
  "first_name": "Jane",
  "last_name": "Doe",
  "role": "employee",
  "status": "active"
}

Schritt 3: Die Integration testen

Verwenden Sie Ihren Test Key (sk_test_), um das Mitarbeiter-Onboarding zu simulieren, ohne echte Daten zu beeinflussen. Stellen Sie sicher, dass das Erstellen eines Benutzers in Ihrer HR-Sandbox die Erstellung eines Benutzers in der 4Geeks Perks-Sandbox-Umgebung korrekt auslöst.

Häufige Anwendungsfälle

Szenario 1: Automatisiertes Onboarding

Situation: Ein wachstumsstarkes Technologieunternehmen stellt jeden Monat 10 neue Entwickler ein. Das manuelle Erstellen von Perks-Wallets für jeden ist mühsam. Lösung: Durch die Integration in ihr HRIS erstellt 4Geeks Perks automatisch das Profil des neuen Mitarbeiters und weist ihm das Standard-Vorteilspaket „New Hire“ zu, sobald dieser im HR-System als „Aktiv“ markiert ist. Ergebnis: Der neue Mitarbeiter erhält an seinem ersten Tag seine digitale 4Geeks Perks Card per E-Mail ohne manuelles Eingreifen der HR-Abteilung.

Szenario 2: Sofortiges Offboarding

Situation: Ein Mitarbeiter kündigt, und die HR-Abteilung vergisst, seine Perks-Karte zu stornieren, was nach seinem Ausscheiden zu unautorisierten Ausgaben für Mahlzeiten führt. Lösung: Bei aktivierter Integration löst die Markierung des Mitarbeiters als „Gekündigt“ im HR-System eine sofortige Statusaktualisierung in 4Geeks Perks aus. Ergebnis: Das Wallet des Mitarbeiters wird sofort eingefroren, was eine Nutzung nach der Anstellung verhindert und Kosten spart.

Fehlerbehebung

Problem 1: Mitarbeiterdaten werden nicht synchronisiert

  • Ursache: Das Synchronisierungsintervall ist möglicherweise nicht sofort (einige Systeme synchronisieren alle 24 Stunden), oder Berechtigungen wurden widerrufen.
  • Lösung: Überprüfen Sie den Zeitstempel „Last Sync“ in Ihren Integrationseinstellungen. Sie können oft eine Aktion „Sync Now“ erzwingen. Wenn dies fehlschlägt, überprüfen Sie, ob die 4Geeks-Anwendung weiterhin „Lese“-Berechtigungen in Ihrem HRIS hat.

Problem 2: Fehler „User already exists“

  • Ursache: Sie haben manuell einen Benutzer in 4Geeks Perks erstellt, bevor die Integration versucht hat, ihn zu importieren.
  • Lösung: Das System gleicht normalerweise anhand der E-Mail-Adresse ab. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail in Ihrem HR-System mit der manuell erstellten übereinstimmt. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support, um die Datensätze zusammenzuführen.

Problem 3: Neue Mitarbeiter erhalten keine E-Mail zur Perks-Karte

  • Ursache: Das Benutzerprofil wurde erstellt, aber der Auslöser „Welcome Email“ ist möglicherweise deaktiviert.
  • Lösung: Gehen Sie in der 4Geeks Console zu Perks > Settings > Notifications und stellen Sie sicher, dass die E-Mail „New User Welcome“ aktiv ist.

Fazit

Die Integration von 4Geeks Perks in Ihre HR-Software verwandelt das Vorteilsmanagement von einer manuellen lästigen Pflicht in einen strategischen, automatisierten Vorteil. Durch die Gewährleistung von Datengenauigkeit und Aktualität verbessern Sie das Mitarbeitererlebnis und schützen gleichzeitig Unternehmensressourcen.

Benötigen Sie Hilfe bei einer komplexen Integration? * Erkunden: 4Geeks Documentation für API-Referenzen. * Kontakt: Wenden Sie sich an unser Support Team für Unterstützung bei der geführten Implementierung.