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So richten Sie Genehmigungsworkflows für hochwertige Perk-Anfragen in 4Geeks Perks ein

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Das effiziente Verwalten von Mitarbeitervorteilen erfordert ein Gleichgewicht zwischen der Befähigung Ihres Teams und der Aufrechterhaltung der Budgetkontrolle. 4Geeks Perks ermöglicht es Organisationen, ein personalisiertes Wallet- und Kartensystem für Mitarbeitervorteile anzubieten. Für bedeutende Ausgaben – wie Premium-Workstation-Upgrades oder große Punkteeinlösungen – ist jedoch eine automatisierte Überwachung unerlässlich.

Durch die Konfiguration von Genehmigungsworkflows können Sie sicherstellen, dass hochwertige Anfragen von den entsprechenden Managern oder Administratoren überprüft werden, bevor Gelder freigegeben oder Artikel versendet werden. Dieser Artikel führt Sie durch die Einrichtung dieser Sicherheitsnetze, um die finanzielle Compliance aufrechtzuerhalten, ohne Ihre Mitarbeiterengagement-Bemühungen zu verlangsamen.

Voraussetzungen

Bevor Sie Genehmigungsworkflows konfigurieren, stellen Sie sicher, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind:

  • Admin-Zugriff: Sie müssen über Administrator- oder Finanzmanagerberechtigungen auf der 4Geeks Console verfügen.
  • Aktives Perks-Abonnement: Ihre Organisation muss über ein aktives Abonnement für 4Geeks Perks verfügen.
  • Definierte Hierarchie: Ihre Teamstruktur (Manager und direkte Untergebene) sollte im Benutzerverwaltungsbereich korrekt konfiguriert sein, um Genehmigungen dynamisch weiterzuleiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Befolgen Sie diese Schritte, um ein regelbasiertes Genehmigungssystem für bestimmte Ausgabenschwellenwerte oder Kategorien zu erstellen.

Schritt 1: Zugriff auf das Perks-Management-Dashboard

  1. Melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldeinformationen bei der 4Geeks Console an.
  2. Navigieren Sie vom Hauptanwendungsmenü zum Modul Perks.
  3. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol Settings in der Seitenleiste und wählen Sie Policies & Workflows.

Schritt 2: Eine neue Genehmigungsregel erstellen

Sie definieren nun, was eine „hochwertige“ Anfrage darstellt, die den Workflow auslöst.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + New Workflow.
  2. Richtlinie benennen: Geben Sie ihr einen klaren Namen, wie z. B. „Genehmigung für hochwertige Einlösung > 500 $“.
  3. Auslösebedingung festlegen:
    • Nach Betrag: Wählen Sie „Transaktionswert“ und setzen Sie den Operator auf „Größer als“. Geben Sie Ihren Schwellenwert ein (z. B. 500 Punkte oder 500 USD).
    • Nach Kategorie: Alternativ können Sie Genehmigungen für bestimmte Kategorien auslösen, wie z. B. „Workstation Delivery“ oder „Corporate Transportation“.

Schritt 3: Genehmiger zuweisen

Entscheiden Sie, wer diese Anfragen abzeichnen muss. 4Geeks Perks ermöglicht flexibles Routing.

  1. Wählen Sie im Abschnitt Routing den Genehmigertyp aus:
    • Line Manager: Leitet die Anfrage an den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters weiter, der in seinem Profil definiert ist.
    • Specific User: Leitet alle Anfragen an einen dedizierten Finanzmanager oder HR-Administrator weiter.
    • Team Lead: Leitet an den Leiter weiter, der mit der spezifischen Abteilung verbunden ist.
  2. Mehrstufige Genehmigung (Optional): Klicken Sie auf Add Approval Step, wenn Sie eine sekundäre Abzeichnung benötigen (z. B. zuerst der Line Manager, dann der Finanzdirektor) für extrem hochwertige Artikel.

Schritt 4: Benachrichtigungen und Timeout-Aktionen konfigurieren

Stellen Sie sicher, dass Stakeholder sofort benachrichtigt werden, um Engpässe zu vermeiden.

  1. Benachrichtigungen: Aktivieren Sie E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen sowohl für den Anforderer (um zu wissen, dass seine Anfrage aussteht) als auch für den Genehmiger (um zu wissen, dass Maßnahmen erforderlich sind).
  2. Auto-Ablehnung/Genehmigung: Definieren Sie, was passiert, wenn eine Anfrage für einen bestimmten Zeitraum (z. B. 72 Stunden) ignoriert wird. Es ist Best Practice, dies für hochwertige Artikel auf Auto-Reject zu setzen, um das Budget zu schützen.
  3. Klicken Sie auf Publish Workflow, um die Regel sofort zu aktivieren.

Häufige Anwendungsfälle

Szenario 1: Kontrolle von Hardware-Ausgaben

Situation: Ein Mitarbeiter fordert über den Service „Workstation delivery“ im 4Geeks Perks-Katalog einen neuen Stehschreibtisch und einen ergonomischen Stuhl an. Die Gesamtkosten betragen 1.200 Punkte.

Anwendung: Sie haben einen Workflow eingerichtet, der für jede Anfrage zu „Bürobedarf“ oder „Hardware“ über 500 Punkte ausgelöst wird.

Ergebnis: Die Anfrage wird nicht sofort verarbeitet. Stattdessen erscheint der Status „Genehmigung ausstehend“ im Wallet des Mitarbeiters. Der Büromanager erhält eine E-Mail, überprüft die Budgetverfügbarkeit und klickt auf „Genehmigen“. Die Bestellung wird erst nach diesem Klick verarbeitet und vom Firmenguthaben abgezogen.

Szenario 2: Premium-Schulungskurse

Situation: Ein Entwickler möchte seine Bildungszulage verwenden, um einen teuren Zertifizierungskurs zu kaufen, der im Premium-Katalog aufgeführt ist.

Anwendung: Es besteht eine Richtlinie, die eine Genehmigung für jede Transaktion erfordert, die als „Schulung“ kategorisiert ist und das Standard-Monatsstipendium übersteigt.

Ergebnis: Die Anfrage wird an den CTO weitergeleitet. Der CTO überprüft, ob die Zertifizierung mit dem Entwicklungspfad des Mitarbeiters übereinstimmt, bevor er die Ausgabe genehmigt, und stellt so die strategische Ausrichtung der 4Geeks Perks-Mittel sicher.

Fehlerbehebung

Problem 1: Genehmiger erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen

  • Ursache: E-Mails können in Spamfiltern hängen bleiben oder die E-Mail-Adresse des Benutzers im System ist falsch.
  • Lösung: Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse im Bereich User Management der 4Geeks Console. Weisen Sie Genehmiger an, die Domäne no-reply@4geeks.io auf die Whitelist zu setzen.

Problem 2: Der Workflow wird bei hochwertigen Artikeln nicht ausgelöst

  • Ursache: Konflikte bei der Richtlinienpriorität. Wenn Sie mehrere Workflows haben, hat eine breitere „Auto-Genehmigen“-Regel möglicherweise Vorrang vor Ihrer spezifischen „Hochwertig“-Regel.
  • Lösung: Ziehen Sie in der Liste Policies & Workflows Ihren „Hochwertig“-Workflow an den Anfang der Liste, um sicherzustellen, dass er von der Systemlogik zuerst ausgewertet wird.

Problem 3: Manager können die Schaltfläche „Approve“ nicht sehen

  • Ursache: Unzureichende Berechtigungen. Der Manager wird möglicherweise als Standardbenutzer und nicht als Administrator oder Genehmiger aufgeführt.
  • Lösung: Gehen Sie zu Roles & Permissions und stellen Sie sicher, dass dem Benutzer die Rolle „Perks Manager“ in seinem Profil zugewiesen ist.

Fazit

Das Einrichten von Genehmigungsworkflows in 4Geeks Perks dient als kritische Schutzmaßnahme für die Ressourcen Ihres Unternehmens. Es ermöglicht Ihnen, großzügige Vorteile und Premium-Artikel – wie das Laden von Elektroautos oder High-End-Büroausstattung – anzubieten, ohne die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu verlieren. Durch das Befolgen dieser Schritte schaffen Sie eine transparente, konforme und effiziente Vorteile-Umgebung.

Für weitere Unterstützung bei der Konfiguration komplexer mehrstufiger Workflows wenden Sie sich bitte an unser Support-Team oder erkunden Sie weitere Anleitungen im 4Geeks Help Center.

Zusätzliche Ressourcen