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Verwaltung von Mitarbeitertransportzulagen und -erstattungen mit 4Geeks Perks

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Die Verwaltung der Pendelkosten von Mitarbeitern – ob tägliche Transitpässe, Parkgebühren oder gelegentliche Fahrgemeinschaften – kann schnell zu einem Verwaltungsaufwand mit stapelweise Quittungen und manuellen Tabellenkalkulationen werden. 4Geeks Perks rationalisiert diesen Prozess, indem Transportvorteile auf einer einzigen Plattform zentralisiert werden.

Das Transportmodul in 4Geeks Perks ermöglicht es Ihnen, diese Ausgaben auf zwei Hauptarten zu verwalten: durch direkte Zulagen, die dem Personal Wallet des Mitarbeiters zugewiesen werden (zugänglich über die 4Geeks Perks Card), oder durch einen strukturierten digitalen Erstattungsworkflow für Auslagen. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie beide Methoden konfigurieren und verwalten, um sicherzustellen, dass sich Ihr Team effizient bewegt.

Voraussetzungen

Bevor Sie Transportvorteile einrichten, stellen Sie sicher, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind:

  • Aktives Konto: Sie müssen über ein aktives Administratorkonto auf der 4Geeks Console verfügen.
  • Perks aktiviert: Das Modul 4Geeks Perks muss aktiv sein. Das Transportmodul ist sowohl im kostenlosen als auch im Premium-Plan verfügbar.
  • Rollen: Sie benötigen die Berechtigungen „Facility Manager“ oder „Admin“, um Wallet-Regeln zu konfigurieren und Erstattungen zu genehmigen.
  • Hardware (Optional): Wenn Sie die 4Geeks Perks Card für den direkten Zugang (z. B. Parken oder Transit) verwenden, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ihre RFID-Karten erhalten und aktiviert haben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Zugriff auf das Transportmodul

  1. Melden Sie sich bei der 4Geeks Console an.
  2. Navigieren Sie im Haupt-Dashboard zum Modul Perks.
  3. Wählen Sie Transportation aus dem Dienstmenü. Dieses Dashboard zeigt einen Überblick über die aktuelle Nutzung, ausstehende Erstattungsanträge und aktive Parkausweise.

Schritt 2: Transportzulagen konfigurieren (Wallet)

Für wiederkehrende Kosten wie monatliches Parken oder Transitpässe ist es am besten, Punkte/Gelder direkt dem Personal Wallet des Mitarbeiters zuzuweisen. Dies ermöglicht es ihnen, mit ihrer 4Geeks Perks Card oder integrierten Apps (wie Parso für Parken) zu bezahlen, ohne eine Erstattung zu benötigen.

  1. Gehen Sie im Perks-Dashboard zu Wallet Settings.
  2. Wählen Sie Allocation Rules und klicken Sie auf Create New Rule.
  3. Definieren Sie die Kriterien:
    • Name: z. B. „Monatliches Pendlerstipendium“.
    • Betrag: Geben Sie den Punktwert ein (z. B. entsprechend 100 USD).
    • Häufigkeit: Wählen Sie „Monatlich“ oder „Einmalig“.
    • Berechtigung: Weisen Sie bestimmten Abteilungen (z. B. „Alle Mitarbeiter“ oder „Vertriebsteam“) oder einzelnen Benutzern zu.
  4. Stellen Sie unter Beschränkungskategorien sicher, dass „Transportation“ oder bestimmte Anbieter (z. B. „Parso“, „Öffentlicher Verkehr“) ausgewählt sind. Dies stellt sicher, dass Gelder nur für das Pendeln verwendet werden.
  5. Klicken Sie auf Save Rule.

Schritt 3: Erstattungen aktivieren und verwalten

Für variable Kosten wie Uber/Lyft-Fahrten oder unerwartete Reisen verwenden Sie den Erstattungsworkflow.

  1. Suchen Sie in den Transportation-Einstellungen den Reiter Reimbursements.
  2. Aktivieren Sie Enable Ride-Sharing Reimbursements.
  3. Limits festlegen: Definieren Sie den maximalen Erstattungsbetrag pro Fahrt oder pro Monat (z. B. „Max. 50 $ pro Fahrt“).
  4. Umfang definieren: Geben Sie zulässige Anbieter (z. B. Uber, Lyft, lokale Taxidienste) oder Zeiten (z. B. „Wochentags 8:00 - 18:00 Uhr“) an.

Tipp: Seien Sie in Ihrer internen Richtlinie klar darüber, welche Quittungen gültig sind. 4Geeks Perks ermöglicht es Mitarbeitern, Fotos direkt aus der mobilen App hochzuladen, was verlorene Unterlagen reduziert.

Schritt 4: Erstattungsanträge genehmigen

Wenn ein Mitarbeiter Auslagen hat und eine Quittung hochlädt, gelangt diese in eine Genehmigungswarteschlange.

  1. Navigieren Sie zu Perks > Approvals.
  2. Überprüfen Sie die Liste der ausstehenden Anfragen. Sie sehen den Mitarbeiternamen, den Betrag, das Datum und das angehängte Quittungsbild.
  3. Klicken Sie auf Approve, um die Auszahlung zu autorisieren (die über 4Geeks Payroll oder Ihr verbundenes Finanzsystem verarbeitet wird) oder auf Reject mit einem Kommentar, der den Grund erklärt (z. B. „Fehlendes Datum auf der Quittung“).

Schritt 5: Nutzung und Analysen überwachen

  1. Gehen Sie zum Abschnitt Reports.
  2. Wählen Sie Transportation Report.
  3. Filtern Sie nach Datumsbereich oder Abteilung, um die Kosten zu analysieren.
  4. Sie können spezifische Aufschlüsselungen wie „Parken vs. Fahrgemeinschaften“ anzeigen oder „Top-Spender“ identifizieren, um Ihr Budget effektiv zu verwalten.

Häufige Anwendungsfälle

Szenario 1: Automatisierter Parkzugang

Situation: Ihr Büro nutzt einen geschlossenen Parkplatz, der von Parso verwaltet wird, und Sie möchten das Parken für Mitarbeiter subventionieren. Lösung: Verknüpfen Sie das 4Geeks Perks Personal Wallet mit der Parso-Integration. Weisen Sie den Wallets der Mitarbeiter ein monatliches „Parkstipendium“ zu. Wenn sie in die Garage einfahren, erkennt das System ihr Fahrzeug oder ihre RFID-Karte und zieht die Gebühr automatisch von ihrem Wallet-Guthaben ab. Keine Tickets, kein Bargeld, keine Quittungen.

Szenario 2: Späte Fahrt nach Hause

Situation: Ein Entwickler arbeitet spät bis 22:00 Uhr und nimmt aus Sicherheitsgründen ein Uber nach Hause. Lösung: Der Mitarbeiter bezahlt die Fahrt persönlich. Unmittelbar danach öffnet er die mobile 4Geeks Perks-App, wählt „Neuer Anspruch“, macht ein Foto der Uber-Quittung und reicht es ein. Der Admin erhält eine Benachrichtigung, prüft, ob die Zeit mit der „Spätarbeits“-Richtlinie übereinstimmt, und genehmigt die Erstattung mit einem Klick.

Fehlerbehebung

Problem 1: 4Geeks Perks Card an einem Transit-Kiosk abgelehnt

  • Ursache: Das Personal Wallet des Mitarbeiters verfügt möglicherweise über unzureichende Mittel, oder der Anbieter (Verkehrsbehörde) ist in der Liste der zulässigen Händler möglicherweise nicht korrekt kategorisiert.
  • Lösung: Überprüfen Sie das Wallet-Guthaben des Mitarbeiters in der Console. Wenn genügend Mittel vorhanden sind, überprüfen Sie die Beschränkungskategorien in den Wallet-Einstellungen, um sicherzustellen, dass dieser spezifische Anbieter-Kategoriecode (MCC) zulässig ist.

Problem 2: Mitarbeiter kann keine Quittung über die App hochladen

  • Ursache: App-Berechtigungen für die Kamera oder Fotogalerie sind auf seinem Gerät möglicherweise deaktiviert.
  • Lösung: Raten Sie dem Mitarbeiter, die Einstellungen seines Telefons zu überprüfen, um 4Geeks Perks den Zugriff auf die Kamera zu ermöglichen. Alternativ können sie die Quittungsdatei über das Webportal auf einem Desktop hochladen.

Problem 3: Erstattungsgenehmigung hängt fest

  • Ursache: Der Genehmigungsworkflow erfordert möglicherweise einen bestimmten Manager, der derzeit inaktiv oder nicht im Büro ist.
  • Lösung: Als Super Admin können Sie Genehmigungen im Abschnitt Settings > Workflow überschreiben oder die Genehmigungsanfrage einem anderen Manager zuweisen.

Fazit

Durch die Nutzung des Transportmoduls in 4Geeks Perks verabschieden Sie sich von manuellen Tabellenkalkulationen und unordentlichen Papierkram. Unabhängig davon, ob Sie das automatisierte Personal Wallet für einen nahtlosen Zugang oder das digitale Erstattungstool für Flexibilität verwenden, stellen Sie eine genaue, konforme und schnelle Unterstützung für das Pendeln Ihrer Mitarbeiter sicher.

Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Vorteilen im 4Geeks Help Center.

Zusätzliche Ressourcen