Agente de Confirmación de Citas

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El Agente de Confirmación de Citas es una herramienta operativa por voz diseñada para reducir las tasas de ausentismo y optimizar la eficiencia de la programación. En lugar de que el personal administrativo pase horas haciendo llamadas de rutina, este agente contacta autónomamente a los clientes para verificar su asistencia, manejando confirmaciones, cancelaciones o solicitudes de reprogramación de una manera natural y conversacional.

Capacidades y Características¶

El Agente de Confirmación de Citas está optimizado para las siguientes tareas de programación:

• Llamadas Salientes Automatizadas: Inicia llamadas a los clientes en horarios designados (p. ej., 24 o 48 horas antes de la cita) para solicitar confirmación.
• Comprensión del Lenguaje Natural: Capaz de entender respuestas variadas de los clientes, desde un simple “Sí, allí estaré” hasta respuestas complejas como “¿Llego tarde, podemos posponerlo 15 minutos?”
• Sincronización de Calendario: Actualiza el sistema de reservas en tiempo real; si un espacio se libera debido a una cancelación, se refleja inmediatamente para que otros agentes o usuarios lo reserven.
• Conversación de Múltiples Turnos: Maneja diálogos de ida y vuelta para encontrar un nuevo horario si el cliente necesita reprogramar.

Guía de Integración¶

A diferencia de las herramientas estándar integradas por API, el Agente de Confirmación de Citas es desplegado y gestionado directamente por los equipos de soporte e ingeniería de 4Geeks.

1. Solicitar Acceso: Contacta a tu gerente de cuenta de 4Geeks asignado para solicitar el Agente de Confirmación de Citas.
2. Configuración: Un miembro del personal de 4Geeks trabajará contigo para vincular el agente a tu sistema de calendario (p. ej., Calendly, Google Calendar) y definir los guiones de llamada/persona de voz.
3. Despliegue: El agente es conectado a un proveedor de telefonía (p. ej., Twilio, Vonage) y a tu CRM por los técnicos de 4Geeks.

Escenarios de Flujo de Trabajo y Uso de Tokens¶

Los siguientes escenarios ilustran cómo el agente interactúa con los usuarios y estiman los costos asociados basados en el modelo de tokens de 4Geeks.

Escenario 1: Confirmación Simple¶

El agente llama a un paciente para confirmar una cita dental. El paciente responde y confirma su asistencia.

sequenceDiagram
  autonumber
  actor Paciente como Cliente
  participant Agente como Agente de Voz
  participant Calendario como Sistema de Programación

  Agente->>Paciente: "Hola [Nombre], confirmando tu cita a las 2pm."
  Note right of Agente: Salida: ~15 segundos

  Paciente->>Agente: "Sí, allí estaré."
  Note right of Paciente: Entrada: ~5 segundos

  Agente->>Calendario: Marcar Estado: Confirmado
  Agente->>Paciente: "Genial, nos vemos entonces. ¡Adiós!"
  Note left of Agente: Salida: ~5 segundos

Cost Estimation¶

• Voice Interaction: ~25 seconds total duration.
• Token Calculation: 25 seconds ÷ 0.06 seconds/token = ~416 tokens.
• Estimated Cost: ~400 - 450 Tokens

Scenario 2: Rescheduling Negotiation¶

A client needs to move their hair appointment. The agent checks for availability and negotiates a new time.

sequenceDiagram
  autonumber
  actor Client as Customer
  participant Agent as Voice Agent
  participant Calendar as Scheduling System

  Agent->>Client: "Calling to confirm your appt..."

  Client->>Agent: "I can't make it. Can we do Friday?"
  Note right of Client: Input: ~5 seconds

  Agent->>Calendar: Check Availability (Friday)
  Agent-->>Client: "I have 10am or 3pm on Friday."
  Note left of Agent: Output: ~10 seconds

  Client->>Agent: "Let's do 3pm."

  Agent->>Calendar: Update Slot
  Agent-->>Client: "Booked for Friday at 3pm. Thanks!"

Cost Estimation¶

• Voice Interaction: ~60 seconds total duration (multiple turns).
• Token Calculation: 60 seconds ÷ 0.06 seconds/token = ~1,000 tokens.
• Estimated Cost: ~950 - 1,050 Tokens

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