Empleados y contratistas¶
La pestaña Employees es tu directorio de personal. Cada persona a la que pagas (empleado asalariado, trabajador por hora o contratista) es un único registro aquí.
Los contratistas son empleados con un tipo de contrato
No existe un módulo separado de contratistas. Un contratista es simplemente un registro con Contract Type = Contractor. Los contratistas pasan por las mismas hojas de tiempo, ejecuciones de nómina, recibos de pago, bonificaciones, deducciones y flujo de terminación que todos los demás.
El directorio¶
El directorio lista a tu personal con búsqueda y filtros.
La búsqueda coincide con nombre, correo electrónico, rol, departamento y sucursal.
Los filtros (la insignia muestra cuántos están activos):
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Status | Active, On Leave, Terminated (por defecto Active) |
| Salary Type | Fixed Salary, Hourly Rate |
| Contract Type | Indefinite Term, Fixed-term, Seasonal, Project/Service, Contractor, Internship |
| Branch | Valores presentes en tus datos |
| Country | Valores presentes en tus datos |
| Department | Valores presentes en tus datos |
| Job Category | Valores presentes en tus datos |
| Sex | Male, Female |
| Vacation Days Left | Rango mínimo / máximo |
Usa el interruptor Show terminated para incluir a exempleados, y Clear All para restablecer.
Columnas¶
La tabla muestra Employee (avatar, nombre, correo electrónico), Role / Dept, Branch, Compensation (con una insignia Fixed/Hourly), Status, Contact, Sex, National ID, Start Date, Aguinaldo (monto acumulado) y Vacation (días disponibles). Haz clic en cualquier fila para abrir el perfil del empleado.
Acciones¶
- Export CSV: descarga la plantilla completa con 31 columnas, incluidos los acumulados de vacaciones y aguinaldo, las deducciones activas, las bonificaciones y las ausencias aprobadas.
- Import CSV: incorporación masiva (requiere un método de pago).
- Add Employee: abre el formulario de empleado (requiere un método de pago).
Agrega o edita un empleado¶
Los campos del formulario son:
| Campo | Notas |
|---|---|
| First Name / Last Name | Obligatorio |
| Obligatorio y único por espacio de trabajo | |
| Role | Por defecto Employee |
| Department | Elige un departamento existente o crea uno nuevo |
| Branch | Texto libre (por ejemplo “Main Office”) |
| Country | Selecciona entre los países admitidos |
| Job Category | Lista según el país; por defecto General Services |
| Phone, Birth Date, National ID, Sex, Address | Datos personales |
| Contract Type | Indefinite Term, Fixed-term, Seasonal, Project/Service, Contractor, Internship |
| Payment Modality | Monthly, Biweekly, Weekly |
| Salary Type | Fixed Salary u Hourly Rate |
| Monthly Salary / Hourly Rate | Obligatorio, hasta 99,999,999 |
| Currency | Una de las 12 monedas admitidas |
| Status | Active, On Leave, Terminated |
| Start Date | Obligatorio |
| Contract End Date | Solo se muestra para Fixed-term, Seasonal y Project/Service |
| Assign Shift | Opcional; se muestra cuando existen turnos activos |
Cuando guardas un empleado nuevo, 4Geeks Payroll envía una invitación por enlace mágico a su correo electrónico para que pueda acceder a la app del empleado.
Importación masiva (CSV)¶
Haz clic en Import CSV para incorporar a muchas personas a la vez.
- Haz clic en Download Template para obtener
employee-import-template.csv. - Completa el archivo (máx. 5 MB,
.csv). - Arrástralo y suéltalo, o búscalo en tu equipo.
- Revisa la vista previa: las filas válidas se muestran en verde, las inválidas se resaltan con su error.
- Haz clic en Import {n} Employee(s).
Columnas¶
first_name, last_name, email, role, department, country, job_category,
contract_type, contract_end_date, salary_type, fixed_salary, hourly_rate,
currency, status, start_date, phone, birth_date, national_id, sex, address
branch y payment_modality también se leen si están presentes en la fila de encabezado.
Reglas de validación¶
- El nombre y el apellido son obligatorios.
- El correo electrónico debe ser una dirección válida y no debe existir ya.
salary_typedebe serfixeduhourly, y el monto correspondiente debe ser mayor que 0.currencydebe ser una de las 12 monedas admitidas.contract_typedebe ser uno de los seis tipos.- Las fechas usan el formato
YYYY-MM-DD. - Los correos electrónicos duplicados (en el archivo o ya en el sistema) se omiten y se reportan.
Cada persona importada se invita automáticamente. La pantalla de resultados lista imported, skipped, errors y cualquier invite failures.
El perfil del empleado¶
Al hacer clic en una persona se abre su perfil, con estas pestañas:
Overview¶
Todos los campos del registro más dos tarjetas de acumulación:
- Aguinaldo: haz clic para abrir la calculadora de aguinaldo.
- Vacation days left: saldo disponible de la acumulación menos los días tomados.
El botón Edit te permite cambiar cualquier campo en línea.
Deductions¶
Las deducciones son montos recuperados de un empleado a lo largo de uno o más períodos de pago (uniformes, comidas, equipo, préstamos, etc.).
| Campo | Notas |
|---|---|
| Name | Por ejemplo “Safety shoes” |
| Category | Uniform, Food, Transportation, Equipment, Housing, Health, Other |
| Total Amount | Debe ser mayor que 0 |
| Number of Pay Periods | Entero ≥ 1; la cuota por período se previsualiza en vivo |
| Start Period | Primer período en el que aplica la deducción |
| Notes | Opcional |
Cada deducción muestra su progreso (completed / total períodos), el saldo restante y el rango de fechas. Las deducciones Active se pueden editar o cancelar; las Completed y Cancelled son de solo lectura. En la nómina, el monto aplicado en cada período es min(installment, remaining).
Bonuses¶
Las bonificaciones son adiciones únicas pagadas dentro de un período.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Name | Obligatorio |
| Category | Bonus, Commission, Referral, Attendance, Holiday, Other |
| Amount | Mayor que 0 |
| Pay Period Start / End | Por defecto el mes actual; el fin debe ser ≥ el inicio |
| Notes | Opcional |
Solo las bonificaciones Pending se pagan en una ejecución (luego pasan a Applied); las bonificaciones Cancelled nunca se pagan.
Photos¶
Registro de FaceID para el kiosco. Sube hasta 10 fotos frontales (PNG/JPEG/WebP, máx. 5 MB cada una). La app verifica la calidad (un solo rostro, suficientemente cerca, bien iluminado, de frente) antes de aceptar cada foto. Necesitas al menos 3 fotos utilizables para registrar; una debe estar marcada como Primary. Una insignia Ready for FaceID confirma el registro.
History¶
Tres secciones: Attendance (entradas/salidas agrupadas por día con estación y zona horaria, y marcas de “Missing clock-out”), Timesheets (período, horas, horas extra, estado) y Payslips.
Leave Requests¶
Ausencias registradas para este empleado, con tipo, fechas, porcentaje de remuneración, certificado y estado. Consulta Ausencias.
Workshift¶
Asigna, cambia o desasigna un turno de trabajo. Las asignaciones se validan contra las reglas laborales del país antes de guardarse.
Travel Expenses¶
Entradas manuales de viáticos para este empleado (categoría, monto, fechas, tratamiento fiscal, estado). Consulta Gastos de viaje.
Invitaciones y acceso a la app¶
Cada empleado puede ser invitado a la app del empleado. El encabezado del perfil muestra su estado de acceso:
- Linked: el empleado ha iniciado sesión y está conectado.
- Invited: se envió una invitación (con la fecha).
- Not Invited: aún no hay invitación.
Usa Invite to App / Resend Invite para (re)enviar el enlace mágico.
Saldo de vacaciones¶
Las vacaciones se acumulan por meses completos trabajados, según el país del empleado:
| País | Días anuales |
|---|---|
| Costa Rica | 15 |
| México | 12 → 32 (aumenta con los años de servicio) |
| Panamá | 30 |
| Colombia | 15 |
| Ecuador | 15 |
| Honduras | 10 |
| El Salvador | 15 |
| Guatemala | 15 |
| Uruguay | 20 |
| Paraguay | 30 |
| Chile | 15 |
| Perú | 30 |
Días disponibles = acumulados − tomados. Aprobar una ausencia por vacaciones disminuye el saldo; rechazarla o eliminarla lo restaura. Los países sin regla acumulan 0 días.
Terminaciones e indemnizaciones¶
Abre un empleado y haz clic en Terminate para iniciar el flujo de terminación.
- Elige la fecha de terminación y el tipo:
- Layoff / dismissal without cause
- Termination with just cause
- Voluntary resignation
- Mutual agreement
- End of fixed-term contract
- Agrega una razón opcional.
- Revisa la vista previa de la indemnización: salario base, años de servicio, conceptos y una línea proporcional de aguinaldo.
- Confirma.
Al confirmar, el estado del empleado pasa a Terminated, se almacena un registro de terminación finalizado y se puede descargar un PDF de indemnización.
Las reglas de indemnización varían según el país
El motor de indemnizaciones admite los 12 países con preajuste. Las terminaciones con causa justificada y las renuncias voluntarias no generan indemnización legal. Consulta la Referencia de países para ver las fórmulas.
Eliminar un empleado¶
Delete Employee elimina permanentemente el registro y se propaga en cascada a sus hojas de tiempo, recibos de pago, deducciones, bonificaciones, fotos y terminaciones. Usa Terminate en su lugar si quieres conservar el historial.
Relacionado¶
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