4Geeks Payroll Preguntas Frecuentes
Esta sección de preguntas frecuentes aborda las consultas más comunes sobre 4Geeks Payroll. Usa la tabla de contenidos para navegar a temas específicos.
Preguntas Generales¶
¿Qué es 4Geeks Payroll?¶
4Geeks Payroll es la capa de gestión de élite para corporaciones globales. Proporciona tecnología empresarial para gestionar empleados locales y vías impulsadas por Visa para pagar a contratistas globales – todo desde un centro de comando unificado.
¿Qué ofrece 4Geeks Payroll?¶
4Geeks Payroll proporciona dos caminos: - Flujo de Contratistas: Pagos globales instantáneos vía tarjetas Visa con cumplimiento fiscal automatizado - Flujo de Empleados: Gestión centralizada para entidades locales y proveedores de nómina con reportes de datos de alta fidelidad
¿Para quién es 4Geeks Payroll?¶
4Geeks Payroll está diseñado para: - Empresas con contratistas globales que necesitan pagos rápidos y conformes - Organizaciones que poseen sus entidades locales y quieren gestionar empleados eficientemente - Negocios que buscan evitar los costosos márgenes de EOR (Employer of Record)
¿En qué se diferencia 4Geeks Payroll de un EOR?¶
Los EOR tradicionales cobran \(600+/mes por trabajador para usar su entidad. Si ya posees tu entidad, 4Geeks proporciona la misma tecnología de gestión desde solo **\)7/mes por trabajador** (Core) o $12/mes por trabajador (Business). Posees tu entidad, posees tu talento y automatizas el caos.
¿Qué significa “Posee tu Entidad. Posee tu Talento. Automatiza el Caos.”?¶
- Posee tu Entidad: Mantienes el control de tus entidades legales locales en lugar de alquilar la entidad de un EOR
- Posee tu Talento: Tienes relaciones directas con tus trabajadores, no a través de un tercero
- Automatiza el Caos: La tecnología 4Geeks maneja la complejidad de la gestión de fuerza laboral global
¿Cuál es la diferencia entre el Flujo de Contratistas y el Flujo de Empleados?¶
- Flujo de Contratistas: Para pagar a contratistas independientes globalmente vía tarjetas Visa con cumplimiento automatizado
- Flujo de Empleados: Para gestionar empleados locales a través de tus propias entidades, con reportes de datos para tus proveedores de nómina locales
¿Puedo usar ambos flujos simultáneamente?¶
Sí. Muchas organizaciones usan ambos flujos – el Flujo de Contratistas para freelancers internacionales y el Flujo de Empleados para miembros del equipo local.
Flujo de Contratistas¶
¿Qué es el Flujo de Contratistas?¶
El Flujo de Contratistas permite pagos globales instantáneos a contratistas vía tarjetas Visa con marca de 4Geeks. Deja de lidiar con transferencias bancarias lentas y tarifas altas.
¿Cómo funcionan los pagos a contratistas?¶
- Fondea tu cuenta 4Geeks
- Emite tarjetas Visa con marca a contratistas
- Paga a contratistas instantáneamente con fondeo de 1 clic
- Los contratistas pueden usar la tarjeta para gastos locales, compras en línea o retiros ATM
¿Qué es una tarjeta Visa de 4Geeks?¶
Una tarjeta Visa con marca (física o virtual) emitida a tus contratistas para acceso instantáneo a fondos. La tarjeta incluye el logo de tu empresa y funciona donde sea que Visa sea aceptada.
¿Qué tan rápidos son los pagos a contratistas?¶
Instantáneos. Los contratistas reciben fondos de inmediato – no más demoras de 3-5 días para transferencias SWIFT internacionales.
¿Cuáles son los beneficios para los contratistas?¶
- Sin espera: Acceso instantáneo a fondos
- Tarifas más bajas: Evita márgenes de tipo de cambio ocultos y tarifas de bancos intermediarios
- Inclusión financiera: Herramienta financiera profesional incluso en países con sistemas bancarios complejos
¿Cómo se maneja el cumplimiento fiscal para contratistas?¶
4Geeks automatiza el trabajo pesado: - Recolección de W-8BEN: Recolección y gestión automatizada de formularios W-8BEN para cumplimiento basado en EE.UU. - Facturación fiscalmente conforme: Cada pago genera una factura local conforme automáticamente - Registros de auditoría: Historial completo de todos los pagos y documentos para tu equipo de contabilidad
¿Puedo personalizar la tarjeta Visa con la marca de mi empresa?¶
Sí. Las tarjetas Visa incluyen el logo de tu empresa para una experiencia con marca.
¿Qué pueden hacer los contratistas con su tarjeta Visa?¶
- Gastos locales en cualquier comerciante que acepte Visa
- Compras en línea para herramientas y servicios SaaS
- Retiros ATM para acceso a efectivo
¿Cómo emito una tarjeta Visa a un contratista?¶
Las tarjetas se pueden emitir a través de la Consola 4Geeks. Hay disponibles tarjetas físicas y virtuales.
¿Hay límites en los pagos a contratistas?¶
Los límites de pago dependen de tu plan y requisitos de cumplimiento. Contacta a nuestro equipo para información específica sobre límites.
¿En qué países puedo pagar a contratistas?¶
4Geeks Payroll soporta pagos a contratistas globalmente. La tarjeta Visa funciona donde sea que Visa sea aceptada.
Flujo de Empleados¶
¿Qué es el Flujo de Empleados?¶
El Flujo de Empleados actúa como la Capa de Inteligencia para tus entidades locales. 4Geeks sirve como el Centro de Comando Central que proporciona datos perfectos a tus proveedores de RRHH y nómina locales.
¿Cómo funciona el Flujo de Empleados?¶
- Gestiona cada contrato, ID y documento de cumplimiento en más de 50 países en un solo lugar
- Rastrea horas, tiempo extra y días de vacaciones en tiempo real
- Genera reportes de datos de alta fidelidad para que tu equipo de RRHH local ejecute pagos con 100% de precisión
¿Qué países son soportados?¶
4Geeks Payroll soporta gestión en más de 50 países.
¿Qué funciones de rastreo están disponibles?¶
- Visibilidad en tiempo real: Ve quién está trabajando, dónde y por cuánto tiempo
- Bóveda de cumplimiento: Almacena y gestiona contratos locales, IDs y documentos de cumplimiento de forma segura
- Flujos de trabajo personalizados: Adapta el sistema a los requisitos de reporte específicos de tu entidad local
¿Qué es un reporte de datos de alta fidelidad?¶
Al final del ciclo de nómina, 4Geeks genera un reporte de datos detallado y preciso que tu equipo de RRHH local puede usar para ejecutar el pago final con 100% de precisión. Esto elimina la entrada manual de datos y reduce errores.
¿Aún necesito un proveedor de nómina local?¶
Sí. 4Geeks proporciona la tecnología de gestión y los reportes de datos. Tu proveedor de nómina local ejecuta los pagos reales de acuerdo con las leyes laborales locales.
¿Puedo gestionar contratos a través de 4Geeks Payroll?¶
Sí. Cada contrato, ID y documento de cumplimiento local puede gestionarse en más de 50 países en un solo lugar.
Control de Tiempo¶
¿Qué métodos de control de tiempo están disponibles?¶
4Geeks Payroll ofrece tres métodos de control de tiempo: - Registro móvil validado por GPS: Los empleados registran entrada a través de la app móvil con verificación de ubicación - App de Entrada: Check-in biométrico/PIN basado en tablet para ubicaciones de oficina - Entrada manual: Horas auto-reportadas con aprobación del gerente
¿Cómo funciona el registro validado por GPS?¶
Los empleados abren la app móvil y tocan “Registrar Entrada”. El sistema captura coordenadas GPS y valida la ubicación contra zonas de trabajo aprobadas (opcional). El mismo proceso se usa para registrar salida.
¿Pueden los empleados registrar entrada/salida sin internet?¶
Sí. La app móvil soporta modo sin conexión. Los timestamps de entrada/salida se almacenan localmente y se sincronizan automáticamente cuando se restaura la conexión a internet.
¿Qué es la geocerca?¶
La geocerca le permite definir ubicaciones de trabajo aprobadas (oficina, sitios de clientes, ubicaciones de proyectos). Cuando está habilitada, el sistema valida que los empleados estén dentro de estas zonas al registrar entrada.
¿Cómo se generan las hojas de tiempo?¶
Las hojas de tiempo se generan automáticamente basadas en datos de entrada/salida. Las hojas diarias, semanales y mensuales están disponibles para revisión y aprobación.
¿Puedo rastrear horas extra?¶
Sí. Configure reglas de horas extra para coincidir con sus leyes laborales locales, incluyendo horas extra diarias, semanales, premiums de fin de semana/feriado y reglas personalizadas. Las horas extra se calculan automáticamente y requieren aprobación del gerente.
¿Qué visibilidad en tiempo real está disponible?¶
El panel en vivo muestra: - Empleados trabajando actualmente - Llegadas tardías - Salidas tempranas - Empleados ausentes - Empleados en descanso
¿Puedo exportar datos de control de tiempo?¶
Sí. Exporte datos de control de tiempo en CSV, PDF o vía integración API para su proveedor local de nómina.
Cumplimiento Local¶
¿Qué es la Bóveda de Cumplimiento?¶
La Bóveda de Cumplimiento es un sistema de almacenamiento de documentos seguro y basado en roles para toda la documentación relacionada con el empleo. Proporciona cifrado de nivel empresarial, control de versiones, recordatorios automatizados y rastros de auditoría completos.
¿Qué tipos de documentos se pueden almacenar?¶
La Bóveda de Cumplimiento soporta: - Contratos de empleo (tiempo completo, tiempo parcial, plazo fijo, acuerdos de contratistas) - Identificación (pasaportes, identificaciones nacionales, permisos de trabajo, visas) - Documentos fiscales (W-8BEN, W-4, formularios fiscales locales, números de seguridad social) - Documentos de cumplimiento (verificaciones de antecedentes, certificaciones, licencias) - Documentos obligatorios específicos del país
¿Cuántos países están soportados?¶
4Geeks Payroll soporta gestión de cumplimiento en más de 50 países, incluyendo mercados principales en las Américas, Europa, Asia-Pacífico y Medio Oriente y África.
¿Hay plantillas específicas por país?¶
Sí. Plantillas de documentos pre-configuradas están disponibles para cada país, con validación de campos obligatorios y soporte de idioma local.
¿Cómo funciona la gestión de contratos?¶
Gestione el ciclo de vida completo del contrato: 1. Cree contratos usando plantillas pre-construidas 2. Envíe para firma digital 3. Almacene contratos firmados automáticamente 4. Rastree fechas de vencimiento con recordatorios automatizados de renovación
¿Qué recordatorios automatizados están disponibles?¶
Recordatorios configurables para vencimiento de documentos: - 30, 60 y 90 días antes del vencimiento - Intervalos personalizados - Reglas de escalación si no se toma acción - Listas de verificación de incorporación para nuevas contrataciones
¿Quién puede acceder a la Bóveda de Cumplimiento?¶
Permisos basados en roles controlan el acceso: - Empleados: Ver propios documentos, cargar nuevos documentos - Gerentes: Ver documentos del equipo, aprobar envíos - Admins RR.HH.: Acceso completo a todos los documentos, gestionar permisos - Auditores: Acceso de solo lectura para auditorías de cumplimiento - Proveedores de Nómina: Acceso solo a documentos relacionados con nómina
¿Es segura la Bóveda de Cumplimiento?¶
Sí. Seguridad de nivel empresarial incluye: - Cifrado AES-256 en reposo - Cifrado TLS 1.3 en tránsito - Registro de acceso para cada intento - Restricciones de IP - Autenticación de dos factores para acceso de administrador
¿Soporta GDPR y regulaciones de privacidad?¶
Sí. Soporte incorporado incluye derecho de acceso, derecho de eliminación, minimización de datos y gestión de consentimiento.
App Móvil del Empleado¶
¿Qué es la App Móvil del Empleado?¶
La App Móvil del Empleado es un portal de autoservicio que empodera a los empleados para gestionar sus datos profesionales desde cualquier lugar, en cualquier momento. Elimina la necesidad de que RR.HH. maneje solicitudes rutinarias.
¿Qué plataformas están soportadas?¶
La app está disponible en: - iOS (iPhone y iPad, iOS 14+) - Android (teléfonos y tablets, Android 8+) - Navegador web (Chrome, Safari, Firefox, Edge)
¿Cómo inician sesión los empleados?¶
Inicio de sesión sin contraseña vía enlace seguro por correo electrónico. Inicio de sesión biométrico opcional (Face ID o huella digital) está disponible por conveniencia.
¿Qué pueden hacer los empleados con la app?¶
Los empleados pueden: - Registrar entrada/salida con validación GPS - Ver y descargar recibos de pago - Solicitar tiempo libre (vacaciones, licencia por enfermedad, días personales) - Rastrear saldo de tiempo libre - Ver registros de tiempo - Actualizar información personal - Cargar documentos requeridos - Sincronizar tiempo libre aprobado con calendarios personales
¿Pueden los gerentes usar la app?¶
Sí. Los gerentes pueden: - Ver vista general del equipo (quién está trabajando, quién está de licencia) - Aprobar o denegar solicitudes de tiempo libre - Revisar correcciones de hojas de tiempo - Aprobar solicitudes de horas extra - Ver calendario del equipo
¿Funciona la app sin conexión?¶
Sí. Funcionalidad sin conexión incluye: - Registrar entrada/salida (sincroniza cuando está en línea) - Ver recibos en caché - Crear solicitudes en borrador (enviar cuando está en línea) - Actualizar perfil (sincroniza cuando está conectado)
¿Cómo se protegen los datos del empleado?¶
Seguridad de nivel empresarial incluye: - Cifrado en tránsito y en reposo - Almacenamiento seguro en enclave del dispositivo - Cierre de sesión automático después de inactividad - Capacidad de borrado remoto si el dispositivo se pierde
¿Pueden los empleados solicitar correcciones a sus registros de tiempo?¶
Sí. Los empleados pueden solicitar correcciones a través de la app, las cuales se envían a su gerente para aprobación.
¿Cómo obtienen soporte los empleados?¶
Ayuda en la app incluye: - Sección de FAQ - Mensajería directa a RR.HH. - Soporte por correo electrónico (support@4geeks.io) - Formulario de comentarios para sugerencias
Experiencia del Empleado¶
¿Qué es la Entrance App?¶
La Entrance App convierte cualquier tableta en la entrada de tu oficina en una estación profesional de registro biométrico/PIN. Proporciona una experiencia moderna para tu lobby físico.
¿Pueden los empleados ver sus recibos de nómina a través de la app?¶
Sí. Los empleados pueden acceder a sus recibos de nómina directamente a través de la aplicación móvil, ver detalles y descargarlos como archivos PDF o de imagen.
¿Cómo solicitan tiempo libre los empleados?¶
Los empleados pueden enviar solicitudes de vacaciones y tiempo libre a través de la aplicación móvil en segundos. Seleccionan el tipo de licencia, eligen fechas, agregan una nota opcional y envían para aprobación del gerente.
Precios¶
¿Cuánto cuesta 4Geeks Payroll?¶
4Geeks Payroll ofrece dos planes:
- Core: $7 USD /mes/trabajador – Automatización básica de RR.HH.
- Business: $12 USD /mes/trabajador – Todo en Core más funciones avanzadas
¿Qué incluye el plan Core ($7/mes)?¶
- Perfiles y paneles de trabajadores
- Múltiples tipos y modelos de contratos
- Control de tiempo y tiempo libre
- Nómina y recibos en múltiples monedas
- Bonificaciones y deducciones de trabajadores
- Impuestos locales y cumplimiento total
- Análisis e información avanzados
- Pagos a contratistas Visa: Paga a contratistas globales instantáneamente con tarjetas Visa con marca 4Geeks
- Reportes de Inteligencia de RRHH: Exportaciones de datos automatizadas para entidades locales para ejecutar nómina con 100% de precisión
- Aplicación Móvil: Autoservicio para empleados para vacaciones, recibos de nómina y registro por geo-localización
- Entrance App: Estación segura y fija para registro de personal en oficina
¿Qué incluye el plan Business ($12/mes)?¶
Todo en Core, más:
- App de autoservicio para empleados (recibos, vacaciones)
- Rastreo GPS de empleados
- Control de tiempo en sitio con identificación facial
- Multi-sucursal
- Acceso a API
- Tarjeta de gastos corporativos (próximamente)
- Pagos (próximamente)
¿Hay tarifas de configuración?¶
Sin tarifas de configuración. Pagas solo $7/mes (Core) o $12/mes (Business) por trabajador.
¿Cómo se compara con un EOR?¶
Los EOR tradicionales cobran $600+/mes por trabajador. 4Geeks Payroll comienza en solo $7/mes (Core) o $12/mes (Business) por trabajador cuando ya posees tu entidad – ahorrándote más de $588/mes por trabajador.
¿Hay un número mínimo de trabajadores?¶
Contacta a nuestro equipo para requisitos mínimos de trabajadores y descuentos por volumen.
¿Hay descuentos por volumen?¶
Sí. Contacta a nuestro equipo de ventas para discutir descuentos por volumen para organizaciones más grandes.
Comenzando¶
¿Cómo comienzo con 4Geeks Payroll?¶
Contacta a nuestro equipo de ventas o visita la Consola 4Geeks para activar Payroll para tu organización.
¿Cuánto tiempo toma la configuración?¶
El tiempo de configuración depende de la complejidad de tu organización. La configuración básica de contratistas puede completarse en horas, mientras que la integración completa del flujo de empleados puede tomar 1-2 semanas.
¿Qué información necesito proporcionar?¶
- Detalles de la empresa e información de entidad legal
- Información de cuenta bancaria para fondeo
- Información de empleados o contratistas
- Detalles de entidad local (para flujo de empleados)
¿Puedo migrar desde un EOR a 4Geeks Payroll?¶
Sí. Si posees tu entidad, puedes hacer la transición de un EOR a 4Geeks Payroll. Contacta a nuestro equipo para soporte de migración.
¿Proporcionan soporte de onboarding?¶
Sí. Nuestro equipo proporciona soporte de onboarding para ayudarte a configurar tanto el Flujo de Contratistas como el de Empleados.
Seguridad y Cumplimiento¶
¿Cómo se protegen los datos de los empleados?¶
4Geeks Payroll implementa prácticas de seguridad de nivel empresarial para proteger datos sensibles de empleados y contratistas, incluyendo almacenamiento seguro de documentos y comunicaciones cifradas.
¿Es 4Geeks Payroll conforme con las leyes laborales locales?¶
4Geeks Payroll proporciona la capa de tecnología para gestionar el cumplimiento. Tus entidades locales y proveedores de nómina siguen siendo responsables de ejecutar pagos de acuerdo con las leyes laborales locales.
¿Cómo se almacenan los documentos?¶
Todos los contratos, IDs y documentos de cumplimiento se almacenan de forma segura en la Bóveda de Cumplimiento con controles de acceso basados en roles.
¿Qué es la Bóveda de Cumplimiento?¶
La Bóveda de Cumplimiento es un sistema de almacenamiento seguro para todos los contratos locales, IDs y documentos de cumplimiento. Proporciona acceso basado en roles y registros de auditoría completos.
¿Quién puede acceder a los datos de los empleados?¶
El acceso se controla mediante permisos basados en roles. Solo personal autorizado puede acceder a datos de empleados y contratistas.
Solución de Problemas¶
La tarjeta Visa de un contratista no funciona. ¿Qué debo hacer?¶
- Verifica que la tarjeta esté activada
- Revisa el saldo disponible
- Asegúrate de que la tarjeta no haya expirado
- Contacta a soporte si el problema persiste
Mi equipo de RRHH local necesita datos en un formato específico. ¿Pueden personalizar los reportes?¶
Sí. Los flujos de trabajo personalizados pueden adaptarse a los requisitos de reporte específicos de tu entidad local. Contacta a soporte para discutir tus necesidades.
¿Cómo agrego un nuevo trabajador?¶
Agrega trabajadores a través de la Consola 4Geeks. Puedes agregar contratistas o empleados y asignarlos al flujo apropiado.
No puedo acceder a la Bóveda de Cumplimiento. ¿Qué debo hacer?¶
- Verifica los permisos de tu cuenta
- Confirma que tu suscripción está activa
- Contacta a soporte si necesitas ajustar el acceso
¿Cómo actualizo la información de un trabajador?¶
Actualiza la información del trabajador a través de la Consola 4Geeks. Contacta a soporte si necesitas asistencia con actualizaciones masivas.
Soporte¶
¿Cómo contacto a soporte?¶
- Email: support@4geeks.io
- En la Consola: Haz clic en el icono ?
- Documentación: Guías de 4Geeks Payroll
¿Qué información debo proporcionar al contactar a soporte?¶
- ID de cuenta o nombre de la empresa
- ID del trabajador (si aplica)
- Descripción del problema
- Capturas de pantalla o mensajes de error
- Nivel de urgencia
¿Cuáles son los horarios de soporte?¶
El soporte estándar está disponible de lunes a viernes, 9 AM - 6 PM (tu zona horaria). Respuesta por email dentro de 24 horas.
¿Puedo solicitar nuevas funciones?¶
Sí. Envía solicitudes de funciones a través del formulario de feedback en la consola, email a product@4geeks.io, o tu gerente de cuenta.
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