🤖 Explicar con IA

Primeros pasos¶

Esta lista de verificación te lleva desde una cuenta vacía hasta tu primera ejecución de nómina. Síguela en orden; cada paso enlaza a la guía detallada.

Antes de empezar¶

• Una cuenta de 4Geeks con acceso al módulo Payroll.
• El rol de administrador en tu espacio de trabajo (los invitados tienen acceso de solo lectura; consulta Configuración).
• Un método de pago registrado (obligatorio antes de poder agregar empleados).
• Tu lista de empleados y/o contratistas.

1. Agrega un método de pago¶

1. Abre Payroll → Employees.
2. Si no hay un método de pago configurado, aparece un banner ámbar Payment Method Required.
3. Haz clic en Go to Billing Settings (o ve a Settings → Billing & Payments).
4. Agrega una tarjeta y guárdala.

Una vez que existe un método de pago, los botones Add Employee e Import CSV se activan.

2. Configura tu empresa¶

Ve a Settings y completa:

• Business Profile / Business: razón social, identificación fiscal, dirección, datos de contacto y zona horaria. La zona horaria es importante: la asistencia, las hojas de tiempo y las horas extra se calculan en la zona horaria de la organización.
• Branding: sube el logotipo de tu empresa (PNG/JPG/WebP/SVG, máx. 2 MB). El logotipo se usa en los PDF de nómina, los recibos de pago y los documentos generados.
• Preferences: idioma de la interfaz (inglés, español, portugués).

Configuración

3. Revisa la configuración de Payroll¶

Ve a Settings → Payroll → General y define tus valores predeterminados:

4. Crea estaciones¶

Las estaciones son las ubicaciones de trabajo usadas para agrupar asistencia, hojas de tiempo y nómina.

1. Ve a Payroll → Stations.
2. Haz clic en Add Station, dale un nombre descriptivo (por ejemplo building-outdoor-1) y elige un color.
3. Repite para cada ubicación.

Estaciones

5. Crea turnos de trabajo (opcional pero recomendado)¶

Los turnos definen horarios, descansos, días de descanso y categorías de turno. Impulsan la división automática entre horas regulares y horas extra.

1. Ve a Operations → Work Shifts → Shifts.
2. Haz clic en New shift y configura el nombre, el tipo (fijo/rotativo), los horarios, la duración del descanso, la categoría y los días de descanso.
3. En Compliance, haz clic en Load All Country Presets para cargar las reglas laborales de tus países.
4. En Assignments, asigna empleados a los turnos.

Turnos de trabajo

6. Configura impuestos y cumplimiento¶

1. Ve a Configuración → Negocio y define tu país. Se convierte en el único país de cumplimiento de la nómina.
2. La consola instala el pack propuesto automáticamente: tasas de seguridad social, tabla de renta y feriados del año.
3. Revisa las tasas en Configuración → Planilla → Impuestos y cumplimiento y edítalas si tu contador necesita otro valor.
4. Firma las tasas: escribe el nombre completo de la persona responsable y confirma. El pago queda bloqueado hasta que la firma coincida con las tasas vigentes.
5. Revisa el checklist de cumplimiento: país, pack, renta, alineación de empleados, feriados y firma.
6. Abre Presentaciones electrónicas para ver los vencimientos del país. Para Costa Rica, configura SICERE (número patronal, sucursal, códigos de empleados) y genera el archivo oficial cuando venza el período.

Impuestos y cumplimiento · Presentaciones electrónicas

7. Agrega a tu personal¶

Puedes agregar empleados uno por uno o importarlos de forma masiva.

1. Ve a Payroll → Employees.
2. Haz clic en Add Employee y completa el formulario, o haz clic en Import CSV para subir un archivo.
3. Cada nuevo empleado recibe automáticamente una invitación por enlace mágico a la app del empleado.

Empleados y contratistas

8. Sube fotos de FaceID (opcional)¶

Si usas el kiosco FaceID, cada empleado necesita al menos 3 fotos utilizables para quedar registrado.

1. Abre un empleado y ve a la pestaña Photos.
2. Sube fotos frontales (PNG/JPEG/WebP, máx. 5 MB cada una, hasta 10).
3. Marca una como Primary; la app muestra una insignia Ready for FaceID cuando el registro es posible.

Kiosco FaceID

9. Recopila tiempo y asistencia¶

La asistencia puede provenir del kiosco FaceID, de la app del empleado (GPS) o de una entrada manual/masiva. Las hojas de tiempo mensuales se generan automáticamente a partir de la asistencia.

1. Los empleados registran entrada y salida, o tú agregas registros.
2. Ve a Payroll → Timesheets para revisar y aprobar.
3. Revisa las horas extra detectadas en Payroll → Overtime.

Registro de tiempo · Horas extra

10. Ejecuta tu primera nómina¶

1. Ve a Payroll → Runs y haz clic en Run Payroll.
2. Elige el período de pago (y opcionalmente una estación).
3. Revisa la vista previa calculada; ajusta horas o montos si es necesario.
4. Haz clic en Save Draft para seguir trabajando, o en Finalize & Run para generar los recibos de pago.
5. Encuentra los recibos de pago generados en Payroll → Payslips.

Ejecuciones de nómina · Recibos de pago

Relacionado¶

• Ejecuciones de nómina
• Impuestos y cumplimiento
• Presentaciones electrónicas
• Preguntas frecuentes

¿Aún tienes dudas? Pregunta en Discord o explora los tutoriales.