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App Móvil del Empleado¶

Dé a Su Equipo una Experiencia que Realmente Amarán.

La app móvil 4Geeks Payroll pone la gestión de fuerza laboral en los bolsillos de sus empleados. Desde ver recibos de pago hasta solicitar tiempo libre y registrar entrada con GPS validado, todo lo que necesitan está disponible en iOS y Android.

Descripción General¶

¿Qué es la App Móvil del Empleado?¶

La App Móvil del Empleado es un portal de autoservicio que empodera a los empleados para gestionar sus propios datos profesionales desde cualquier lugar, en cualquier momento. Elimina la necesidad de que RR.HH. maneje solicitudes rutinarias y da a los empleados acceso instantáneo a su información.

Beneficios Clave:

• Autoservicio: Empleados manejan tareas rutinarias ellos mismos
• Acceso Instantáneo: Vea recibos de pago, solicite tiempo libre, registre entrada desde cualquier lugar
• Carga de Trabajo Reducida de RR.HH.: Automatice solicitudes y consultas comunes
• Precisión Mejorada: Empleados ingresan sus propios datos, reduciendo errores
• Actualizaciones en Tiempo Real: Notificaciones instantáneas para aprobaciones y cambios

Plataformas Soportadas¶

La app está disponible en:

• iOS: iPhone y iPad (iOS 14+)
• Android: Teléfonos y tablets (Android 8+)
• Navegador Web: Acceso vía cualquier navegador moderno (Chrome, Safari, Firefox, Edge)

Comenzando¶

Descarga e Instalación¶

Para Empleados:

1. Usuarios iOS:
2. Abra App Store
3. Busque “4Geeks Payroll”

4. Toque “Obtener” para descargar e instalar

5. Usuarios Android:

6. Abra Google Play Store
7. Busque “4Geeks Payroll”

8. Toque “Instalar”

9. Acceso Web:

10. Visite app.4geeks.io/payroll
11. No se requiere instalación

Primer Inicio de Sesión¶

1. Abra la app
2. Ingrese su dirección de correo electrónico de la empresa
3. Toque “Enviar Enlace de Inicio de Sesión”
4. Verifique su correo electrónico para el enlace de inicio de sesión seguro
5. Toque el enlace para autenticarse
6. Configure su perfil y preferencias

Características de Seguridad:

• Inicio de Sesión sin Contraseña: Autenticación segura basada en correo electrónico
• Inicio de Sesión Biométrico: Use Face ID o huella digital (opcional)
• Vinculación de Dispositivo: La app está vinculada a su dispositivo para seguridad adicional
• Cierre de Sesión Automático: La app cierra sesión después de período de inactividad

Panel de Control¶

Pantalla de Inicio¶

El panel proporciona una vista rápida general:

Acciones Rápidas¶

Tareas comunes están a solo un toque de distancia:

• Registrar Entrada/Salida: Inicie o termine su día laboral
• Solicitar Tiempo Libre: Envíe solicitudes de vacaciones o licencia
• Ver Recibos: Acceda a su historial de recibos
• Mi Perfil: Actualice información personal

Control de Tiempo¶

Registro de Entrada/Salida con GPS¶

Perfecto para equipos remotos y de campo.

Cómo Registrar Entrada:

1. Abra la app
2. Toque el botón grande “Registrar Entrada”
3. Permita acceso a ubicación (si se solicita)
4. El sistema captura su ubicación GPS
5. ¡Está registrado!

Cómo Registrar Salida:

1. Abra la app
2. Toque “Registrar Salida”
3. Confirme su ubicación
4. ¡Está registrado!

Características:

• Verificación de Ubicación: Asegura que esté en una ubicación de trabajo aprobada
• Modo Sin Conexión: Registre entrada/salida incluso sin internet—se sincroniza cuando se restaura la conexión
• Verificación con Foto: Captura opcional de selfie para validación adicional
• Seguimiento de Descansos: Registre salida para descansos y entrada al regresar

Precisión de Ubicación:

• La app usa GPS, Wi-Fi y datos celulares para ubicación precisa
• La precisión es típicamente dentro de 5-10 metros
• Si GPS no está disponible, la app usa ubicación basada en red

Ver Registros de Tiempo¶

Acceda a su historial de control de tiempo:

Vista Diaria:

• Horas de entrada y salida
• Total de horas trabajadas
• Duración de descanso
• Ubicación donde registró entrada/salida

Vista Semanal:

• Resumen de horas trabajadas cada día
• Total de horas semanales
• Horas extra (si aplica)

Vista Mensual:

• Resumen mensual completo
• Comparación con meses anteriores
• Exporte a PDF para registros personales

Corregir Entradas de Tiempo¶

¿Cometió un error? Solicite una corrección:

1. Vaya a Control de Tiempo → Mis Hojas de Tiempo
2. Seleccione el día con el error
3. Toque “Solicitar Corrección”
4. Ingrese la hora correcta
5. Agregue una nota explicando la corrección
6. Envíe para aprobación del gerente

Gestión de Tiempo Libre¶

Solicitar Tiempo Libre¶

Envíe solicitudes de vacaciones o licencia en segundos:

1. Toque Tiempo Libre → Nueva Solicitud
2. Seleccione tipo de solicitud:
3. Vacaciones: Tiempo libre pagado
4. Licencia por Enfermedad: Ausencia médica
5. Día Personal: Negocios personales
6. Licencia No Pagada: Licencia sin goce de haber
7. Otro: Tipos de licencia personalizados
8. Elija fechas de inicio y fin
9. Agregue una nota (opcional)
10. Toque “Enviar Solicitud”

Estado de Solicitud:

Saldo de Tiempo Libre¶

Rastree su tiempo libre disponible:

• Días de Vacaciones: Días de vacaciones pagadas restantes
• Días de Enfermedad: Licencia por enfermedad disponible
• Días Personales: Días personales restantes
• Días Usados: Días ya tomados este año
• Solicitudes Pendientes: Días esperando aprobación

Cálculo de Saldo:

• Acumulación basada en política de la empresa
• Pro-rateado para empleados de tiempo parcial
• Reglas de acarreo aplicadas automáticamente
• Actualizaciones en tiempo real a medida que solicitudes son aprobadas

Integración de Calendario¶

Sincronice tiempo libre aprobado con su calendario:

Calendarios Soportados:

• Google Calendar
• Microsoft Outlook
• Apple Calendar (iCloud)

Cómo Habilitar:

1. Vaya a Configuración → Sincronización de Calendario
2. Seleccione su proveedor de calendario
3. Otorgue permiso para acceder al calendario
4. Elija qué calendarios sincronizar
5. Tiempo libre aprobado aparece automáticamente en su calendario

Recibos de Pago¶

Ver Recibos¶

Acceda a todos sus recibos en un solo lugar:

1. Toque Recibos desde el panel
2. Vea lista de todos los recibos disponibles
3. Toque cualquier recibo para ver detalles

Detalles del Recibo:

• Período de Pago: Fechas de inicio y fin
• Fecha de Pago: Cuándo le pagarán
• Pago Bruto: Ganancias totales antes de deducciones
• Deducciones: Impuestos, seguridad social, beneficios
• Pago Neto: Monto a recibir
• Año a la Fecha: Totales acumulados para el año

Descargar Recibos¶

Guarde recibos para sus registros:

1. Abra el recibo
2. Toque el ícono de descarga
3. Elija formato:
4. PDF: Formato estándar para imprimir y compartir
5. Imagen: Formato de vista rápida
6. Guarde en su dispositivo o almacenamiento en la nube

Notificaciones de Recibos¶

Reciba notificaciones cuando nuevos recibos estén disponibles:

• Notificación Push: Alerta instantánea en su dispositivo
• Notificación por Correo: Correo electrónico con enlace al recibo
• Notificación en App: Insignia en el ícono de Recibos

Configuración de Notificaciones:

1. Vaya a Configuración → Notificaciones
2. Habilite “Nuevo Recibo Disponible”
3. Elija método de notificación (push, correo o ambos)

Gestión de Perfil¶

Información Personal¶

Vea y actualice sus detalles personales:

Campos Editables:

• Número de teléfono
• Correo electrónico personal
• Contacto de emergencia
• Dirección
• Cuenta bancaria (para depósito directo)

Campos de Solo Lectura:

• ID de Empleado
• Fecha de contratación
• Departamento
• Posición
• Gerente

Carga de Documentos¶

Cargue documentos requeridos:

1. Vaya a Perfil → Documentos
2. Toque “Cargar Documento”
3. Seleccione tipo de documento:
4. ID/Pasaporte
5. Formularios fiscales
6. Detalles bancarios
7. Certificaciones
8. Otro
9. Tome foto o seleccione de galería
10. Revise y envíe

Estado del Documento:

Preferencias¶

Personalice su experiencia de app:

Idioma:

• Elija su idioma preferido
• Interfaz de app y notificaciones en su idioma

Notificaciones:

• Habilite/deshabilite notificaciones push
• Establezca horas tranquilas (sin notificaciones durante horas fuera de servicio)
• Elija qué eventos activan notificaciones

Seguridad:

• Habilite inicio de sesión biométrico (Face ID/huella digital)
• Establezca tiempo de cierre de sesión automático
• Vea historial de inicios de sesión

Características de Gerente¶

Para Empleados con Reportes Directos¶

Si gestiona un equipo, la app proporciona herramientas de gerente:

Vista General del Equipo:

• Quién está trabajando hoy
• Quién está de licencia
• Solicitudes de aprobación pendientes
• Resumen de asistencia del equipo

Aprobaciones:

• Apruebe o deniegue solicitudes de tiempo libre
• Revise correcciones de hojas de tiempo
• Apruebe solicitudes de horas extra
• Agregue comentarios a decisiones

Calendario del Equipo:

• Vea disponibilidad del equipo
• Vea quién está de vacaciones
• Planifique cobertura para ausencias

Flujo de Aprobación¶

Aprobar Tiempo Libre:

1. Reciba notificación de nueva solicitud
2. Toque notificación o vaya a Aprobaciones
3. Revise detalles de solicitud:
4. Nombre del empleado
5. Fechas solicitadas
6. Tipo de licencia
7. Impacto en cobertura del equipo
8. Toque “Aprobar” o “Denegar”
9. Agregue un comentario (opcional)
10. Empleado recibe notificación instantánea

Revisar Hojas de Tiempo:

1. Vaya a Aprobaciones → Hojas de Tiempo
2. Vea hojas de tiempo pendientes
3. Verifique horas trabajadas, horas extra, correcciones
4. Apruebe o solicite cambios
5. Hojas de tiempo aprobadas fluyen a nómina

Funcionalidad Sin Conexión¶

Qué Funciona Sin Conexión¶

La app funciona incluso sin conexión a internet:

• Registrar Entrada/Salida: Marcas de tiempo se almacenan localmente y sincronizan cuando está en línea
• Ver Recibos en Caché: Recibos vistos previamente están disponibles
• Solicitudes en Borrador: Cree solicitudes de tiempo libre y envíe cuando esté en línea
• Actualizaciones de Perfil: Actualice información personal y sincronice cuando esté conectado

Sincronizar Datos¶

Cuando se restaura la conexión a internet:

• Entradas/salidas sin conexión se sincronizan automáticamente
• Solicitudes en borrador pueden ser enviadas
• Actualizaciones de perfil se guardan
• Nuevos recibos se descargan

Estado de Sincronización:

• Verifique el ícono de sincronización en la barra superior
• Marca verde = actualizado
• Ícono girando = sincronización en progreso
• Signo de exclamación rojo = sincronización fallida (verifique conexión)

Seguridad y Privacidad¶

Protección de Datos¶

Sus datos están protegidos con seguridad de nivel empresarial:

• Cifrado: Todos los datos cifrados en tránsito y en reposo
• Almacenamiento Seguro: Datos sensibles almacenados en enclave seguro en dispositivo
• Cierre de Sesión Automático: La app cierra sesión después de inactividad
• Borrado Remoto: TI puede borrar remotamente datos de app si dispositivo se pierde

Controles de Privacidad¶

Usted controla sus datos:

• Acceso a Ubicación: Solo usado al registrar entrada/salida
• Acceso a Cámara: Solo para cargas de documentos y verificación con foto
• Acceso a Contactos: No requerido
• Exportación de Datos: Solicite exportación de sus datos personales

Cumplimiento¶

La app cumple con:

• GDPR: Regulación europea de protección de datos
• CCPA: Ley de Privacidad del Consumidor de California
• Leyes de Privacidad Locales: Conforme con regulaciones de privacidad en más de 50 países

Solución de Problemas¶

App No Abre¶

1. Fuerce cierre de la app y reabra
2. Verifique actualizaciones de app en App Store/Play Store
3. Reinicie su dispositivo
4. Desinstale y reinstale la app

No Puede Registrar Entrada¶

1. Verifique que servicios de GPS/ubicación estén habilitados
2. Verifique que tenga conexión a internet (o modo sin conexión disponible)
3. Asegúrese de estar dentro de una ubicación de trabajo aprobada (si geocercas están habilitadas)
4. Contacte a su gerente si el problema persiste

Recibo No Aparece¶

1. Verifique si el recibo ha sido cargado por RR.HH.
2. Deslice hacia abajo para refrescar la lista de recibos
3. Verifique su conexión a internet
4. Contacte a RR.HH. si el recibo falta

Notificaciones No Funcionan¶

1. Verifique permisos de notificaciones en configuración del dispositivo
2. Verifique que notificaciones estén habilitadas en configuración de app
3. Verifique si modo “No Molestar” está activo
4. Reinicie la app

Inicio de Sesión Biométrico No Funciona¶

1. Asegúrese de que autenticación biométrica esté habilitada en configuración del dispositivo
2. Re-habilite inicio de sesión biométrico en configuración de app
3. Use inicio de sesión por correo como respaldo
4. Contacte soporte si el problema persiste

Mejores Prácticas¶

Para Empleados¶

• Registre Entrada/Salida Consistentemente: Hágalos un hábito diario
• Verifique Ubicación: Asegúrese de que GPS sea preciso antes de registrar entrada
• Envíe Solicitudes Temprano: Solicite tiempo libre con anticipación
• Revise Recibos: Verifique recibos cuando lleguen
• Mantenga Perfil Actualizado: Actualice información personal cuando cambie
• Habilite Notificaciones: Manténgase informado sobre aprobaciones y recibos

Para Gerentes¶

• Revise Solicitudes Prontamente: Apruebe o deniegue solicitudes de tiempo libre rápidamente
• Verifique Calendario del Equipo: Planifique cobertura antes de aprobar tiempo libre
• Monitoree Asistencia: Use panel del equipo para rastrear asistencia
• Comuníquese Claramente: Agregue comentarios al denegar solicitudes
• Lidere con el Ejemplo: Use la app consistentemente usted mismo

Soporte y Ayuda¶

Obtener Ayuda¶

Si necesita asistencia:

• Ayuda en App: Toque Configuración → Ayuda y Soporte
• FAQ: Navegue preguntas frecuentes en la app
• Contacte RR.HH.: Envíe mensaje a su equipo de RR.HH. directamente desde la app
• Soporte por Correo: support@4geeks.io

Proporcionar Comentarios¶

Ayúdenos a mejorar la app:

• Califique la App: Deje una reseña en App Store/Play Store
• Envíe Comentarios: Use el formulario de comentarios en la app
• Reporte Errores: Reporte problemas a través del menú de ayuda
• Solicitudes de Características: Sugiera nuevas características para versiones futuras

Próximos Pasos¶

• Aprenda sobre Control de Tiempo
• Explore Cumplimiento Local
• Revise el Flujo de Empleados

Aún con dudas? Pregunta en Discord o explore tutoriales