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Control de Tiempo¶

Sepa Quién Está Trabajando, Dónde y Cuándo.

4Geeks Payroll proporciona control de tiempo de nivel empresarial que se adapta a su fuerza laboral, ya sea que estén en la oficina, remotos o en el campo. Elimine las hojas de tiempo manuales, reduzca errores y asegure el cumplimiento con seguimiento automatizado.

Métodos de Registro de Entrada/Salida¶

Registro Móvil Validado por GPS¶

Perfecto para equipos remotos y de campo. Los empleados registran su entrada a través de la aplicación móvil con verificación de ubicación.

Cómo funciona:

1. El empleado abre la aplicación móvil 4Geeks Payroll
2. Toca “Registrar Entrada”
3. El sistema captura las coordenadas GPS
4. Valida la ubicación contra zonas aprobadas (opcional)
5. Registra la marca de tiempo y ubicación
6. El registro de salida sigue el mismo proceso

Características:

• Geocercas: Defina zonas de trabajo aprobadas (oficina, sitios de clientes, ubicaciones de proyectos)
• Historial de Ubicaciones: Vea las ubicaciones de entrada/salida en un mapa
• Modo Sin Conexión: Registre entrada/salida incluso sin internet—se sincroniza cuando se restaura la conexión
• Verificación con Foto: Captura opcional de selfie durante el registro para validación adicional

App de Entrada (Check-In Biométrico/PIN)¶

Convierta cualquier tablet en la entrada de su oficina en una estación profesional de check-in.

Configuración:

1. Instale la App de Entrada en cualquier tablet Android/iOS
2. Móntela en la entrada de su oficina
3. Vincúlela a su cuenta de 4Geeks Payroll
4. Configure el método de check-in

Métodos de check-in:

Beneficios:

• Experiencia profesional de lobby “Silicon Valley”
• Elimina el marcaje por compañeros
• Sincronización instantánea con Employee Stream
• Fijada al hardware para prevenir manipulaciones

Entrada Manual (Con Aprobación)¶

Para situaciones donde el seguimiento automatizado no es factible.

• Los empleados envían horas manualmente
• Se requiere aprobación del gerente
• Se mantiene rastro de auditoría completo
• Útil para correcciones retroactivas

Gestión de Hojas de Tiempo¶

Generación Automática de Hojas de Tiempo¶

El sistema genera automáticamente hojas de tiempo basadas en datos de entrada/salida:

• Hojas Diarias: Vea las horas trabajadas cada día
• Hojas Semanales: Totales semanales agregados
• Hojas Mensuales: Resumen mensual completo para nómina

Flujo de Aprobación de Hojas de Tiempo¶

1. Envío del Empleado: Los empleados revisan y envían hojas de tiempo
2. Revisión del Gerente: Los gerentes reciben notificaciones para aprobación
3. Correcciones: Los gerentes pueden solicitar correcciones o aprobar
4. Aprobación Final: Las hojas aprobadas se bloquean para procesamiento de nómina

Seguimiento de Horas Extra¶

Configure reglas de horas extra para coincidir con sus leyes laborales locales:

Aprobación de horas extra:

• Cálculo automático basado en reglas configuradas
• Flujo de aprobación del gerente
• Integración con informes de nómina
• Cumplimiento con regulaciones laborales locales

Visibilidad en Tiempo Real¶

Panel en Vivo¶

Monitoree su fuerza laboral en tiempo real:

Informes de Asistencia¶

Genere informes completos de asistencia:

• Asistencia Diaria: Quién trabajó, cuándo y por cuánto tiempo
• Informe de Ausencias: Rastree días de enfermedad, vacaciones y licencia no pagada
• Informe de Tardanzas: Identifique patrones de llegadas tardías
• Informe de Horas Extra: Monitoree horas extra y costos

Alertas y Notificaciones¶

Configure alertas automatizadas:

• Entrada Perdida: Notifique a gerentes cuando empleados no registren entrada
• Advertencia de Horas Extra: Alerte cuando empleados se acerquen a umbrales de horas extra
• Violación de Geocerca: Alerte cuando la entrada ocurre fuera de zonas aprobadas
• Duración de Descanso: Alerte cuando los descansos excedan la duración permitida

Configuración¶

Configuración de Horas de Trabajo¶

1. Vaya a Configuración → Control de Tiempo → Horas de Trabajo
2. Defina horas de trabajo estándar:
3. Horario Fijo: Mismas horas todos los días (ej. 9 AM - 5 PM)
4. Horario Flexible: Horas núcleo con inicio/fin flexible
5. Trabajo por Turnos: Múltiples turnos con diferentes horarios
6. Configure políticas de descansos:
7. Descansos Pagados: Descansos cortos incluidos en tiempo de trabajo
8. Descansos No Pagados: Descansos de almuerzo deducidos del tiempo de trabajo
9. Duración de Descanso: Duraciones mínimas y máximas de descanso

Gestión de Zonas Horarias¶

Para equipos globales que abarcan múltiples zonas horarias:

• Zona Horaria del Empleado: Cada empleado tiene su propia zona horaria
• Zona Horaria de Informes: Consolide informes en una sola zona horaria
• Conversión Automática: El sistema maneja conversiones de zona horaria
• Horario de Verano: Ajuste automático para cambios de horario de verano

Configuración de Aprobaciones¶

Configure flujos de trabajo de aprobación:

1. Aprobación de Hojas de Tiempo: Defina quién aprueba hojas de tiempo (gerente directo, jefe de departamento)
2. Aprobación de Horas Extra: Requiere aprobación antes o después de trabajar horas extra
3. Aprobación de Correcciones: Defina quién puede aprobar correcciones de hojas de tiempo
4. Reglas de Escalación: Auto-escalación si las aprobaciones se retrasan

Integración con Nómina¶

Informes de Inteligencia de RR.HH.¶

Al final de cada ciclo de pago, los datos de control de tiempo alimentan los Informes de Inteligencia de RR.HH.:

• Total de Horas Trabajadas: Horas regulares y horas extra
• Deducciones de Descansos: Tiempo de descanso no pagado deducido automáticamente
• Premiums de Horas Extra: Calculados basados en reglas configuradas
• Seguimiento de Ausencias: Licencias pagadas y no pagadas registradas

Formatos de Exportación¶

Exporte datos de control de tiempo para su proveedor local de nómina:

• CSV: Formato de hoja de cálculo para procesamiento personalizado
• PDF: Informes formateados para documentación
• Integración API: Integración directa con sistemas de nómina

Mejores Prácticas¶

Para Administradores¶

• Establezca Políticas Claras: Documente expectativas de control de tiempo y compártalas con empleados
• Configure Geocercas: Defina ubicaciones de trabajo aprobadas para validación GPS
• Revise Informes Semanalmente: Detecte problemas temprano antes del procesamiento de nómina
• Automatice Recordatorios: Configure recordatorios automatizados para entradas perdidas
• Capacite a Empleados: Asegúrese de que todos entiendan cómo usar el sistema

Para Empleados¶

• Registre Entrada/Salida Consistentemente: Haga un hábito registrar entrada al inicio y salida al final
• Verifique Ubicación: Asegúrese de que GPS esté habilitado y preciso antes de registrar entrada
• Envíe Hojas de Tiempo a Tiempo: Revise y envíe hojas de tiempo antes de las fechas límite
• Reporte Problemas Inmediatamente: Notifique a gerentes cualquier problema de entrada/salida

Solución de Problemas¶

Empleado No Puede Registrar Entrada¶

1. Verifique que GPS esté habilitado en el dispositivo
2. Verifique conexión a internet (o modo sin conexión disponible)
3. Asegúrese de que el empleado esté dentro de la geocerca (si está configurada)
4. Verifique que la cuenta del empleado esté activa

Horas Incorrectas en Hoja de Tiempo¶

1. Revise marcas de tiempo de entrada/salida
2. Verifique salidas perdidas
3. Verifique que deducciones de descanso sean correctas
4. Envíe solicitud de corrección si es necesario

App de Entrada No Funciona¶

1. Verifique que la tablet esté conectada a internet
2. Verifique que la app esté vinculada a la cuenta correcta de 4Geeks
3. Reinicie la App de Entrada
4. Contacte soporte si el problema persiste

Próximos Pasos¶

• Configure la App Móvil del Empleado
• Aprenda sobre Cumplimiento Local
• Explore el Flujo de Empleados

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