Gastos de viaje y viáticos¶
Los gastos de viaje (viáticos / dietas) son reembolsos por comidas, transporte y alojamiento. Aparecen en el recibo de pago, pero se pagan por separado del salario bruto y neto.
Hay dos formas de registrarlos:
- Entradas manuales en el perfil de un empleado.
- Carga masiva en la pestaña Viáticos.
Configurar precios unitarios¶
Ve a Settings → Payroll → General → Travel expense unit prices:
- Define la moneda de los viáticos.
- Define un precio unitario para cada categoría: transporte, comidas, alojamiento.
- Marca categorías como Required — las categorías obligatorias se rellenan previamente en la previsualización de la nómina a partir de los días trabajados.
Entrada manual¶
- Abre un empleado → pestaña Travel Expenses.
- Haz clic para agregar un gasto y completa:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Categoría | Food/Meals, Transportation, Lodging |
| Monto | Mayor que 0 |
| Fecha del gasto | Obligatoria |
| Fecha de fin | Opcional; debe ser ≥ la fecha del gasto |
| Tratamiento fiscal | Non-Taxable Reimbursement (por defecto) o Taxable Allowance |
| Estado | Approved o Processed |
| Descripción | Opcional |
Carga masiva (Viáticos)¶
Ve a Payroll → Viáticos.
- Descarga la plantilla. Contiene los empleados activos con columnas para identificador, nombre y una columna por categoría (comidas, transporte, alojamiento).
- Elige el período de pago. Las cargas no pueden superponerse con un lote existente; un período idéntico existente se puede reemplazar; un lote ya procesado queda bloqueado.
- Sube el CSV (máx. 5 MB) y revisa la previsualización. Muestra las cantidades de cada fila, el subtotal y cualquier error (empleado no encontrado, duplicado, cantidad inválida, tarifa faltante, moneda incompatible).
- Guarda el lote.
Los montos se calculan en el servidor como cantidad × precio unitario; siempre se usan los precios unitarios de la configuración. Cada fila se almacena como un gasto de viaje aprobado y no gravable para el período.
Historial de cargas¶
La tabla de historial lista cada lote (período, archivo, empleados, total, fecha de carga). Una vez que cualquier gasto de un lote se ha incluido en una ejecución de nómina, el lote queda bloqueado y no se puede reemplazar ni eliminar.
Reporte de pago de gastos de viaje¶
Ve a Payroll → Travel Expenses para el reporte de pago agregado:
- KPI: Total pagadero (por moneda), Empleados con gastos, Gastos totales.
- Filtros: rango de fechas y empleado, con rangos rápidos (This Month, Last Month, This Year).
- Una tabla de montos pagaderos por empleado, y exportaciones Excel / PDF / CSV.
Cómo aparecen los viáticos en la nómina¶
Durante una ejecución, los gastos de viaje aprobados y aún no procesados que se superponen con el período se adjuntan al recibo de pago del empleado. Cuando la ejecución se finaliza, se marcan como Processed, de modo que no se reutilizan. Se muestran en el recibo de pago, pero no modifican el bruto ni el neto.
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