Admin Guide

🤖 Explicar con IA

Esta guía proporciona a los administradores instrucciones integrales para gestionar la plataforma de 4Geeks Perks de manera efectiva.

Resumen del Panel de Administración¶

El Panel de Administración es tu centro central para monitorear y gestionar todos los aspectos de tu programa de beneficios.

Accediendo al Panel¶

Inicia sesión en la Consola de 4Geeks
Navega a Perks > Admin Dashboard

Secciones del Panel¶

Tarjetas de Resumen¶

En la parte superior del panel, verás métricas clave: - Total de Empleados: Número de empleados inscritos en beneficios - Beneficios Activos: Número de beneficios actualmente habilitados - Presupuesto Mensual: Presupuesto total asignado para el mes actual - Presupuesto Usado: Porcentaje y monto del presupuesto consumido - Saldo de Billetera: Total de puntos disponibles en todas las billeteras de empleados - Canjes Este Mes: Número de canjes de beneficios

Fuente de Actividad Reciente¶

Muestra los últimos canjes de beneficios, transacciones de billetera e inscripciones de empleados en tiempo real.

Acciones Rápidas¶

Atajos para tareas administrativas comunes: - Agregar empleado - Asignar puntos de billetera - Habilitar/deshabilitar beneficios - Generar informes - Ver análisis

Gestión de Usuarios¶

Viendo Empleados¶

Ve a Perks > Employees
La lista de empleados muestra:
Nombre y email
Departamento
Tipo de empleo
Saldo de billetera
Beneficios activos
Fecha de última actividad
Usa filtros para reducir la lista:
Departamento
Tipo de empleo
Estado de inscripción en beneficios
Rango de saldo de billetera

Agregando Empleados¶

Empleado Individual: 1. Haz clic en Add Employee 2. Completa los campos requeridos: - Nombre, apellido - Dirección de email - Departamento - Tipo de empleo - Fecha de inicio 3. Opcionalmente asigna: - Gerente - Elegibilidad específica de beneficios - Puntos iniciales de billetera 4. Haz clic en Guardar

Importación en Masa: 1. Haz clic en Import Employees 2. Descarga la plantilla CSV 3. Completa los datos de empleados 4. Sube el archivo 5. Revisa y confirma la importación

Consulta instrucciones detalladas de importación en Primeros Pasos

Editando Detalles de Empleados¶

Haz clic en el nombre de un empleado en la lista
Modifica cualquier campo
Haz clic en Save Changes

Desactivando Empleados¶

Cuando un empleado deja la empresa:

Ve a Perks > Employees
Selecciona al empleado
Haz clic en Deactivate
Elige qué sucede con su billetera:
Forzar saldo: Los puntos se eliminan
Transferir a gerente: Los puntos se mueven a la billetera de su gerente
Mantener en cuenta: Los puntos permanecen congelados para posible recontratación
Confirma la desactivación

Note

Los empleados desactivados pierden acceso a la plataforma de beneficios inmediatamente pero su historial de transacciones se conserva para informes.

Reactivando Empleados¶

Ve a Perks > Employees > Inactive
Selecciona al empleado
Haz clic en Reactivate
Actualiza cualquier información cambiada
Restaura el saldo de billetera si es necesario

Configuración de Beneficios¶

Habilitando y Deshabilitando Beneficios¶

Ve a Perks > Catalog
Encuentra el beneficio que quieres modificar
Activa o desactiva el interruptor
Haz clic en Guardar

Configurando Beneficios Individuales¶

Cada beneficio tiene opciones de configuración específicas:

Configuración General¶

Nombre del beneficio: Nombre para mostrar a los empleados
Descripción: Explicación breve del beneficio
Categoría: Transportation, Restaurant, Wellness, etc.
Ícono: Representación visual

Reglas de Elegibilidad¶

Tipos de empleado: Tiempo completo, medio tiempo, contratistas
Departamentos: Equipos específicos o todos los departamentos
Ubicaciones: Beneficios específicos de oficina
Requisitos de antigüedad: Duración mínima de empleo
Aprobación del gerente: Si se requiere aprobación del gerente

Configuración de Presupuesto¶

Tipo de subsidio:
Completamente cubierto por la empresa
Subsidio porcentaje (ej., 80% empresa, 20% empleado)
Monto fijo por transacción
Límites:
Límite diario
Límite semanal
Límite mensual
Límite anual
Acumulación: Si los montos no usados se acumulan

Configuración de Canje¶

Método de canje:
Tarjeta RFID
Aplicación móvil
Portal web
Código de voucher
Restricciones de proveedor: Ubicaciones o socios aprobados
Restricciones de tiempo: Horas o días disponibles

Configurando Flujos de Trabajo de Aprobación de Beneficios¶

Para beneficios que requieren aprobación del gerente:

Ve a Perks > Catalog > [Nombre del Beneficio] > Approval Settings
Habilita Require approval
Elige el nivel de aprobación:
Gerente directo: Gerente asignado al empleado
Jefe de departamento: Jefe del departamento del empleado
Administrador de RRHH: Administrador de RRHH designado
Aprobador personalizado: Persona específica
Establece tiempo límite de aprobación (auto-aprobar después de X días)
Configura preferencias de notificación

Gestión de Proveedores de Beneficios¶

Para beneficios que involucran proveedores externos:

Ve a Perks > Vendors
Haz clic en Add Vendor
Completa los detalles del proveedor:
Nombre de la empresa
Información de contacto
Categoría de servicio
Términos de pago
Método de integración (API, manual, POS)
Sube el acuerdo del proveedor (opcional)
Haz clic en Guardar

Gestión de Billetera¶

Viendo Resumen de Billetera¶

Ve a Perks > Wallet > Overview
Ver:
Total de puntos asignados
Total de puntos canjeados
Total de puntos restantes
Saldo promedio por empleado
Principales usuarios por canje

Asignando Puntos¶

Asignación Única: 1. Ve a Perks > Wallet > Allocate Points 2. Elige el método de asignación: - Empleado individual: Selecciona empleado específico - Departamento: Todos los empleados de un departamento - Todos los empleados: Asignación a toda la empresa 3. Ingresa el monto de puntos 4. Agrega una nota (ej., “Bonificación de rendimiento Q4”) 5. Haz clic en Allocate

Asignación Recurrente: 1. Ve a Perks > Wallet > Recurring Allocations 2. Haz clic en Create Schedule 3. Configura: - Frecuencia (semanal, mensual, trimestral) - Monto por ciclo - Empleados elegibles - Fecha de inicio - Fecha de fin (opcional) 4. Haz clic en Save Schedule

Ajustando Valores de Puntos¶

Ve a Perks > Wallet > Settings
Modifica la relación punto-moneda
Haz clic en Guardar

Warning

Cambiar el valor de los puntos afecta todos los saldos existentes. Planifica cuidadosamente y comunica los cambios a los empleados con anticipación.

Manejando Tarjetas Perdidas o Robadas¶

Ve a Perks > RFID Cards > Manage
Busca al empleado
Haz clic en Deactivate Card
El saldo de la billetera se conserva
Ordena una tarjeta de reemplazo
Asigna la nueva tarjeta al empleado
El saldo se transfiere automáticamente

Gestión de Presupuesto¶

Estableciendo Presupuestos¶

Ve a Perks > Budget > Settings
Configura:
Presupuesto mensual: Monto total para todos los beneficios
Presupuestos por beneficio: Límites individuales para cada categoría de beneficio
Presupuestos por empleado: Máximo por empleado
Política de acumulación: Si el presupuesto no usado se acumula
Haz clic en Guardar

Monitoreando Uso del Presupuesto¶

Ve a Perks > Budget > Dashboard
Ver:
Consumo de presupuesto por beneficio
Consumo de presupuesto por departamento
Gasto proyectado de fin de mes
Alertas para límites cercanos

Estableciendo Alertas de Presupuesto¶

Ve a Perks > Budget > Alerts
Crea reglas de alerta:
Umbral: Alerta al 75%, 90%, 100% del presupuesto
Destinatarios: Quién recibe notificaciones
Frecuencia: Única o recurrente
Haz clic en Guardar

Informes¶

Informes Estándar¶

Accede a informes preconstruidos en Perks > Reports:

Informe de Uso: Frecuencia y tendencias de canje de beneficios
Informe de Presupuesto: Análisis de gasto por categoría y departamento
Compromiso del Empleado: Tasas de adopción y métricas de participación
Informe de Billetera: Resumen de asignación y canje de puntos
Informe de Proveedores: Rendimiento y utilización de proveedores
Informe de ROI: Cálculos de retorno de inversión

Generando Informes Personalizados¶

Ve a Perks > Reports > Custom
Selecciona el tipo de informe
Elige el rango de fechas
Aplica filtros:
Departamento
Tipo de beneficio
Grupo de empleados
Ubicación
Selecciona el formato de salida:
PDF
CSV
Excel
Haz clic en Generate

Programando Informes¶

Ve a Perks > Reports > Scheduled
Haz clic en Create Schedule
Configura:
Tipo de informe
Frecuencia (diaria, semanal, mensual)
Destinatarios (direcciones de email)
Formato
Haz clic en Guardar

Configuración del Sistema¶

Perfil de Empresa¶

Ve a Perks > Settings > Company Profile
Actualiza:
Nombre de la empresa
Logo
Información de contacto
Dirección
Zona horaria
Moneda
Haz clic en Guardar

Notificaciones¶

Configura notificaciones por email y en la aplicación:

Ve a Perks > Settings > Notifications
Establece preferencias para:
Confirmaciones de inscripción de empleados
Notificaciones de asignación de billetera
Confirmaciones de canje
Alertas de presupuesto
Solicitudes de aprobación
Advertencias de saldo bajo
Elige el método de entrega (email, en la aplicación, o ambos)
Haz clic en Guardar

Marca (Solo Premium)¶

Personaliza la plataforma para los empleados:

Ve a Perks > Settings > Branding
Configura:
Esquema de color principal
Logo personalizado
Mensaje de bienvenida
Dominio personalizado (opcional)
Plantillas de email
Previsualiza los cambios
Haz clic en Guardar

Integraciones¶

Conecta con sistemas externos:

Ve a Perks > Settings > Integrations
Integraciones disponibles:
Sistemas de RRHH: BambooHR, Workday, Gusto, etc.
Pasarelas de Pago: PayPal, etc.
Dispositivos IoT: Máquinas expendedoras, estaciones de咖啡, sistemas de estacionamiento
Herramientas de Comunicación: Slack, Microsoft Teams
Sigue las instrucciones de configuración para cada integración

Más información sobre integraciones IoT

Control de Acceso Basado en Roles¶

Roles de Administrador¶

Super Admin: Acceso completo a todas las funciones
Administrador de RRHH: Gestión de empleados, configuración de beneficios, informes
Administrador de Finanzas: Gestión de presupuesto, asignación de billetera, informes financieros
Administrador de Instalaciones: Dispositivos IoT, gestión de proveedores, beneficios de instalaciones
Gerente: Aprobar solicitudes de beneficios para su equipo, ver informes del equipo

Gestionando Acceso de Administradores¶

Ve a Perks > Settings > Admin Users
Haz clic en Add Admin
Selecciona al usuario (debe ser un empleado existente)
Asigna el rol
Establece permisos personalizados (opcional)
Haz clic en Guardar

Permisos Personalizados¶

Para control granular:

Ve a Perks > Settings > Permission Sets
Haz clic en Create Permission Set
Nombra el conjunto (ej., “Budget Viewer”)
Activa/desactiva permisos individuales:
Ver empleados
Editar empleados
Ver beneficios
Configurar beneficios
Ver presupuesto
Gestionar presupuesto
Ver informes
Generar informes
Gestionar billetera
Gestionar proveedores
Haz clic en Guardar
Asigna a usuarios administradores

Solución de Problemas¶

Problemas Comunes¶

El empleado no puede iniciar sesión: - Verifica que la dirección de email sea correcta - Verifica si el empleado está activo - Reenvía el email de invitación

La tarjeta RFID no funciona: - Confirma que la tarjeta esté activada - Verifica la asignación de la tarjeta en el sistema - Verifica que el lector RFID esté funcionando - Prueba con otra tarjeta

El saldo de la billetera no se actualiza: - Verifica si hay transacciones pendientes - Verifica que el canje haya sido aprobado - Revisa el historial de transacciones en busca de errores

El beneficio no aparece para el empleado: - Verifica las reglas de elegibilidad - Verifica que el empleado cumpla los requisitos - Confirma que el beneficio esté habilitado - Revisa las restricciones de departamento/ubicación

Obteniendo Soporte¶

Ayuda en la Consola: Haz clic en el ícono ? en la esquina inferior derecha
Documentación: Explora las guías de 4Geeks Perks
Soporte por Email: support@4geeks.io
Discord: Discord

Próximos Pasos¶

Aún con dudas? Pregunta en Discord o explore tutoriales