Getting Started Guide

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Esta guía te guiará a través del proceso completo de configuración de 4Geeks Perks, desde la configuración inicial de la cuenta hasta el lanzamiento de tu programa de beneficios para empleados.

Requisitos Previos¶

Antes de comenzar, asegúrate de tener:

• Una cuenta activa de 4Geeks con privilegios de administrador
• Acceso a la Consola de 4Geeks en console.4geeks.io
• La lista de empleados de tu empresa (formato CSV o Excel recomendado)
• Decisión sobre qué beneficios ofrecer (ver Servicios Principales)
• Asignación de presupuesto para beneficios y puntos de billetera

Paso 1: Configura Tu Perfil de Empresa¶

1. Inicia sesión en la Consola de 4Geeks
2. Navega a Perks > Settings > Company Profile
3. Completa la información de tu empresa:
4. Nombre y logo de la empresa
5. Industria y tamaño de la empresa
6. Ubicación(es) principal(es) de oficina
7. Preferencias de zona horaria y moneda
8. Haz clic en Guardar

Paso 2: Selecciona Tu Plan¶

Elige el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu organización:

• Plan Stands: Acceso al catálogo estándar de beneficios y seguimiento básico de uso
• Plan Premium: Beneficios avanzados, integraciones IoT, análisis en tiempo real y marca personalizada

Para seleccionar o actualizar tu plan:

1. Ve a Perks > Settings > Subscription
2. Revisa los planes y características disponibles
3. Haz clic en Select Plan o Upgrade
4. Completa el proceso de pago si aplica

Paso 3: Configura el Catálogo de Beneficios¶

Personaliza qué beneficios están disponibles para tus empleados:

1. Navega a Perks > Catalog
2. Verás todos los beneficios disponibles organizados por categoría:
3. Transportation
4. Restaurant
5. Workstation
6. Parking
7. Wellness & Fitness
8. Entertainment & Recreation
9. Coffee Station
10. Post Office
11. Vending Machines (Solo Premium)

12. Self-Serve Market (Solo Premium)

13. Activa o desactiva beneficios según la política de tu empresa

14. Para cada beneficio habilitado, haz clic en Configure para establecer:
15. Reglas de elegibilidad (qué empleados pueden acceder)
16. Límites de presupuesto (diarios, semanales o mensuales)
17. Niveles de subsidio (completamente cubierto, parcialmente subsidiado o pagado por el empleado)
18. Restricciones geográficas (si aplica)

Paso 4: Importa Empleados¶

Agrega tus empleados a la plataforma de 4Geeks Perks:

Opción A: Importación CSV (Recomendado para 10+ empleados)¶

1. Ve a Perks > Employees > Import
2. Descarga la plantilla CSV
3. Completa la información del empleado:
4. Nombre y apellido
5. Dirección de email (debe ser única)
6. Departamento o equipo
7. Tipo de empleo (tiempo completo, medio tiempo, contratista)
8. Fecha de inicio
9. Gerente (opcional)
10. Sube el archivo CSV completado
11. Revisa la vista previa de importación y confirma

Opción B: Adición Manual (Para equipos pequeños)¶

1. Ve a Perks > Employees > Add Employee
2. Completa los detalles del empleado
3. Haz clic en Guardar
4. Repite para cada empleado

Opción C: Integración con Sistema de RRHH (Premium)¶

Si tienes un plan Premium, puedes sincronizar directamente con tu sistema de RRHH:

1. Ve a Perks > Settings > Integrations
2. Selecciona tu proveedor de RRHH (ej., BambooHR, Workday, Gusto)
3. Sigue los pasos de autenticación
4. Configura la frecuencia de sincronización (diaria, semanal, o en tiempo real)
5. Asigna los campos de empleados entre sistemas
6. Habilita la sincronización automática

Paso 5: Configura la Billetera de Perks¶

La Billetera de Perks es un sistema digital basado en puntos para el canje de beneficios:

1. Navega a Perks > Wallet > Settings
2. Establece el valor del punto (ej., 1 punto = $0.10 o $1.00)
3. Configura las reglas de asignación:
4. Asignaciones recurrentes: Establece créditos mensuales o semanales de puntos
5. Asignaciones únicas: Créditos manuales para bonificaciones o recompensas
6. Criterios de elegibilidad: Define quién recibe puntos
7. Asignaciones basadas en eventos: Puntos por hitos o logros
8. Establece la política de acumulación (¿los puntos no usados expiran o se acumulan?)
9. Haz clic en **Guardar`

Más información sobre la Billetera de Perks

Paso 6: Configura Tarjetas RFID¶

Las tarjetas RFID permiten el canje de beneficios sin contacto:

Ordenar Tarjetas¶

1. Ve a Perks > RFID Cards > Order
2. Selecciona la cantidad necesitada
3. Elige el diseño de la tarjeta (estándar o marca personalizada para planes Premium)
4. Confirma la dirección de envío
5. Completa el pedido

Distribuir y Activar Tarjetas¶

1. Cuando lleguen las tarjetas, ve a Perks > RFID Cards > Manage
2. Asigna cada tarjeta a un empleado:
3. Escanea el número RFID de la tarjeta o ingrésalo manualmente
4. Selecciona al empleado del menú desplegable
5. Haz clic en Assign
6. Notifica a los empleados para activar sus tarjetas:
7. Los empleados inician sesión en el portal o aplicación móvil de 4Geeks Perks
8. Navegan a My Card > Activate
9. Sigen las indicaciones de activación

Paso 7: Habilita Tus Primeros Beneficios¶

Ahora es el momento de activar beneficios específicos para tus empleados:

Ejemplo: Configurando Beneficios de Transportation¶

1. Ve a Perks > Catalog > Transportation > Configure
2. Habilita el beneficio de transportation
3. Establece la elegibilidad (ej., todos los empleados a tiempo completo)
4. Define el nivel de subsidio (ej., 80% cubierto por la empresa)
5. Establece el límite mensual (ej., $100 por empleado)
6. Elige las opciones soportadas:
7. Pases de transporte público
8. Reembolsos de compartición de viajes
9. Acceso al shuttle de la empresa
10. Haz clic en **Save and Enable`

Ejemplo: Configurando Beneficios de Restaurant¶

1. Ve a **Perks > Catalog > Restaurant > Configure`
2. Habilita el beneficio de restaurant
3. Elige los tipos de beneficio:
4. Vouchers de comida
5. Cafetería subsidiada
6. Horario de food truck
7. Establece la asignación diaria o mensual
8. Define los proveedores o ubicaciones elegibles
9. Haz clic en Save and Enable

Consulta guías detalladas para cada servicio

Paso 8: Prueba el Sistema¶

Antes de lanzarlo a todos los empleados, ejecuta una prueba:

1. Selecciona 2-3 empleados de prueba (o usa tu propia cuenta)
2. Pídeles que inicien sesión en el portal de 4Geeks Perks
3. Prueba lo siguiente:
4. Navegar por beneficios disponibles
5. Ver saldo de billetera
6. Canjear un beneficio (usa una transacción de prueba)
7. Escaneo de tarjeta RFID (si aplica)
8. Como administrador, verifica:
9. La transacción aparece en el panel
10. El saldo de billetera se actualizó correctamente
11. Los informes muestran datos de prueba

Paso 9: Comunica a los Empleados¶

La adopción exitosa depende de una comunicación clara:

Prepara Materiales de Lanzamiento¶

1. Plantilla de email de bienvenida:
2. Introducción a 4Geeks Perks
3. Enlace para registrarse y activar cuenta
4. Resumen de beneficios disponibles
5. Instrucciones para activación de tarjeta RFID

6. Información de contacto de soporte

7. Guía de inicio rápido (PDF o página de intranet):

8. Cómo iniciar sesión
9. Cómo navegar beneficios
10. Cómo canjear beneficios
11. Cómo verificar saldo de billetera

12. Enlaces a preguntas frecuentes

13. Instrucciones para gerentes:

14. Capacita a los gerentes sobre cómo responder preguntas de empleados
15. Proporcionales acceso al panel de administración (si es apropiado)
16. Comparte las capacidades de informes

Comunicación de Lanzamiento¶

1. Envía el email de bienvenida 1 semana antes del lanzamiento
2. Organiza una demo en vivo o webinar (opcional pero recomendado)
3. Haz que los beneficios estén disponibles en la fecha de lanzamiento
4. Envía un email de seguimiento 1 semana después del lanzamiento con consejos y recordatorios

Paso 10: Monitorea y Optimiza¶

Después del lanzamiento, usa el panel de análisis para optimizar tu programa de beneficios:

1. Ve a Perks > Analytics > Dashboard
2. Monitorea métricas clave:
3. Tasa de adopción (porcentaje de empleados usando beneficios)
4. Beneficios más populares
5. Utilización de billetera
6. Tasa de consumo de presupuesto
7. Revisa los informes semanalmente durante el primer mes
8. Ajusta la oferta de beneficios según la retroalimentación de empleados y datos de uso
9. Considera encuestas para recopilar datos de satisfacción de empleados

Más información sobre Informes y Análisis

Próximos Pasos¶

• Configura funciones avanzadas de administración
• Configura integraciones IoT para máquinas expendedoras y estaciones de café
• Explora informes y análisis detallados
• Explora las preguntas frecuentes integrales

¿Necesitas Ayuda?¶

• Documentación: Explora nuestras guías de 4Geeks Perks
• Discord: Únete a las discusiones en Discord
• Soporte: Contacta al equipo de soporte de 4Geeks Perks a través de la Consola o email support@4geeks.io

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