Transportation Perks

Note

Disponible en planes gratuitos y premium

El módulo de Transporte en 4Geeks Perks ofrece herramientas útiles para llegar y volver del trabajo. Facilita el desplazamiento, ayuda a evitar problemas de estacionamiento, apoya formas más ecológicas de viajar, y mejora la comodidad de los empleados.

El módulo incluye cosas como pases de autobús o tren, y opciones de estacionamiento inteligente a través de servicios como Parso.

Opciones de transporte soportadas¶

4Geeks Perks ayuda a tu empresa a apoyar diferentes formas para que los empleados lleguen al trabajo. Estas opciones pueden ser configuradas y gestionadas por los administradores de tu organización y pueden incluir:

Pases de desplazamiento:
- Pases de transporte público: Estos facilitan que los empleados usen autobuses, trenes, metro, o tranvías. Los pases pueden ser pagados parcial o totalmente por la empresa, y pueden ser tarjetas físicas o digitales vinculadas a billeteras móviles.
- Beneficios antes de impuestos: En áreas donde está permitido, los empleados pueden usar dinero antes de impuestos para pagar sus pases de transporte, ayudándoles a ahorrar en impuestos.
Reembolsos de viajes compartidos:
- Opciones de reembolso: La empresa puede cubrir parte o la totalidad del costo de servicios de viajes compartidos como Uber, Lyft, o taxis usados para ir y volver del trabajo.
- Reglas personalizadas: Los administradores pueden establecer límites sobre cuánto se reembolsa, qué tipos de viajes califican, y con qué frecuencia los empleados pueden solicitarlo.
- Envío fácil de recibos: Los empleados pueden subir recibos a través del sitio web o aplicación móvil de 4Geeks Perks.
Transporte proporcionado por la empresa:
- Servicios de shuttle: Las empresas pueden gestionar rutas de shuttle, horarios, y cuántas personas pueden viajar.
- Programas de carpooling: Facilitan acuerdos de carpooling entre empleados, potencialmente ofreciendo incentivos por participar.
- Programas de vanpooling: Apoyan programas de vanpooling, donde grupos de empleados comparten una van para desplazarse.
Apoyo para bicicletas (Opcional):
- Almacenamiento de bicicletas: Proporciona instalaciones seguras de almacenamiento de bicicletas en sitio.
- Programas de mantenimiento de bicicletas: Ofrece descuentos o reembolsos para mantenimiento y reparación de bicicletas.
- Membresías de bicicletas compartidas: Subsidia o proporciona membresías a programas locales de bicicletas compartidas.
Incentivos para caminar (Opcional):
- Recompensas por caminar: Anima a caminar al trabajo ofreciendo incentivos o recompensas.
- Desafíos de caminata: Organiza desafíos de caminata en toda la empresa para promover hábitos saludables y competencia amistosa.

Requisitos de configuración¶

Antes de configurar beneficios de transporte, asegúrate de tener:

Definido tu presupuesto de transporte y niveles de subsidio
Identificado grupos de empleados elegibles
Seleccionado proveedores de transporte soportados en tu área
Determinado políticas y límites de reembolso
Configurado asignación de puntos de billetera (si usas puntos para transporte)

Pasos de configuración¶

Configurar pases de desplazamiento¶

Ve a Beneficios > Catálogo > Transporte > Configurar
Habilita Pases de desplazamiento
Selecciona sistemas de transporte soportados en tu área
Establece nivel de subsidio (total, parcial, o monto fijo)
Define elegibilidad (departamento, ubicación, tipo de empleo)
Establece límites mensuales o anuales
Elige método de distribución (digital o físico)
Haz clic en Guardar y habilitar

Configurar reembolsos de viajes compartidos¶

Ve a Beneficios > Catálogo > Transporte > Viajes compartidos
Habilita Reembolsos de viajes compartidos
Configura reglas de reembolso:
Porcentaje cubierto (por ejemplo, 80%)
Máximo por viaje
Límite mensual por empleado
Servicios elegibles (Uber, Lyft, taxi)
Establece flujo de trabajo de aprobación (aprobación automática o aprobación de gerente)
Habilita subida de recibos
Haz clic en Guardar y habilitar

Configurar shuttles de la empresa¶

Ve a Beneficios > Catálogo > Transporte > Shuttles
Habilita Servicios de shuttle
Agrega rutas de shuttle:
Nombre y descripción de la ruta
Ubicaciones de recogida/entrega
Horario (horas y frecuencia)
Límites de capacidad
Establece elegibilidad (quién puede usar shuttles)
Habilita sistema de reservas (opcional)
Haz clic en Guardar y habilitar

Experiencia del empleado¶

Los empleados pueden acceder a beneficios de transporte a través de:

Portal web de 4Geeks Perks: Los empleados pueden ver opciones de transporte, solicitar reembolsos, y gestionar su estacionamiento a través del portal en línea, incluyendo integración con Parso.
Aplicación móvil de 4Geeks Perks: La aplicación da acceso rápido a herramientas de transporte, información de estacionamiento en tiempo real, y permite a los usuarios subir recibos o acceder a permisos digitales mientras están en movimiento.

Cómo canjear:

Navega por beneficios de transporte disponibles en el portal o aplicación
Selecciona el beneficio (pase de transporte, reembolso, reserva de shuttle)
Sigue las instrucciones de canje:
Pases de transporte: Recibe pase digital o recoge tarjeta física
Reembolsos: Sube recibo y envía solicitud
Shuttles: Reserva asiento y recibe código QR
Rastrea uso y saldo restante en el panel

Administración¶

Gestionar beneficios de transporte¶

Los administradores pueden:

Ver informes de uso por tipo de beneficio
Monitorear consumo de presupuesto
Aprobar o rechazar solicitudes de reembolso
Agregar o modificar rutas de shuttle
Actualizar proveedores de transporte elegibles
Ajustar niveles de subsidio

Flujos de trabajo de aprobación¶

Para beneficios que requieren aprobación:

Ve a Beneficios > Aprobaciones
Revisa solicitudes de transporte pendientes
Verifica validez de recibos y cumplimiento de políticas
Aprueba o deniega con comentarios
Los empleados reciben notificación de la decisión

Informes y análisis¶

Rastrea el rendimiento de beneficios de transporte:

Métricas de uso: Canjeos por tipo, departamento, ubicación
Análisis de presupuesto: Gasto vs. asignación, tendencias en el tiempo
Rutas populares: Sistemas de transporte y rutas de shuttle más usados
Satisfacción del empleado: Retroalimentación y calificaciones
Cálculo de ROI: Ahorro de costos vs. alternativas de transporte

Más información sobre informes

Solución de problemas¶

Problemas comunes¶

El empleado no puede acceder al pase de transporte: - Verifica reglas de elegibilidad - Revisa si el beneficio está habilitado - Confirma que la billetera tiene saldo suficiente - Revisa restricciones geográficas

Solicitud de reembolso rechazada: - Revisa calidad y completitud del recibo - Verifica que la solicitud está dentro de los límites de la política - Asegúrate de que la fecha límite de envío no ha pasado - Revisa estado del flujo de trabajo de aprobación

Reserva de shuttle fallida: - Revisa si la ruta está en capacidad - Verifica que la reserva está dentro de la ventana de reserva - Confirma elegibilidad del empleado - Revisa horario de la ruta para cambios

Preguntas frecuentes¶

¿Pueden los empleados usar beneficios de transporte para viajes personales?¶

Los beneficios de transporte generalmente se limitan a desplazamientos relacionados con el trabajo. Revisa la política específica de tu empresa.

¿Cuánto tarda el reembolso?¶

Los reembolsos se procesan según el calendario de pagos de tu empresa, generalmente dentro de 1-2 períodos de pago después de la aprobación.

¿Puedo cambiar mi ruta de shuttle?¶

Sí, los empleados pueden modificar reservas de shuttle a través de la aplicación o portal, sujeto a disponibilidad.

¿Los beneficios de transporte son imponibles?¶

El tratamiento fiscal varía por ubicación y tipo de beneficio. Consulta con tu asesor fiscal o departamento de recursos humanos.

Próximos pasos¶

Aún con dudas? Pregunta en Discord o explore tutoriales