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Cómo asignar límites de presupuesto a las categorías de beneficios en 4Geeks Perks

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Los beneficios para empleados son una herramienta poderosa de retención, pero sin los controles financieros adecuados, los costes pueden dispararse rápidamente. 4Geeks Perks permite a las organizaciones gestionar y ofrecer beneficios personalizados para empleados a través de una plataforma inteligente y configurable.

Una característica clave de la plataforma es la capacidad de asignar límites de presupuesto específicos a distintas categorías de beneficios, como bienestar, transporte o material de oficina. Esto garantiza que, mientras los empleados disfrutan de la flexibilidad de un monedero personal basado en puntos, su organización mantenga un estricto cumplimiento de las previsiones financieras y las políticas de cumplimiento.

Este artículo guía a los administradores a través del proceso de definición y asignación de topes presupuestarios a categorías de beneficios específicas dentro de la 4Geeks Console.

Requisitos previos

Para configurar los límites de presupuesto, asegúrese de cumplir los siguientes criterios:

  • Acceso administrativo: Debe haber iniciado sesión como Administrador o Gerente de Finanzas en la 4Geeks Console.
  • Suscripción activa a Perks: Su organización debe tener una suscripción activa a 4Geeks Perks (Standard o Premium).
  • Categorías definidas: Asegúrese de que su Catálogo de Beneficios (Perk Catalog) esté activo y las categorías (ej., Bienestar, Transporte) estén habilitadas.

Instrucciones paso a paso

Siga estos pasos para establecer controles de gasto para categorías específicas.

Paso 1: Acceder al panel de Perks

  1. Inicie sesión en su cuenta de administrador en la 4Geeks Console.
  2. En el menú de navegación principal, seleccione el módulo Perks.
  3. Haga clic en la pestaña Wallet & Budget en la barra lateral de configuración. Esta sección controla la lógica detrás del “monedero basado en puntos” asignado a los empleados.

Paso 2: Seleccionar una categoría

  1. Navegue a la sección Spending Rules o Categories.
  2. Verá una lista de categorías disponibles compatibles con la plataforma, tales como:
  3. Wellness and Fitness (Bienestar y Fitness)
  4. Corporate Transportation (Transporte Corporativo)
  5. Office Supplies (Material de Oficina)
  6. Coffee Station / Vending (Estación de Café / Vending)
  7. Haga clic en Edit junto a la categoría específica que desea limitar (ej., “Wellness and Fitness”).

Paso 3: Definir el límite de presupuesto

  1. Localice el campo Budget Cap.
  2. Introduzca el valor monetario máximo o el equivalente en puntos permitido para esta categoría.
  3. Seleccione la frecuencia: Elija con qué frecuencia se restablece este límite.
    • Mensual (Monthly): Ideal para suscripciones recurrentes (ej., cuotas de gimnasio).
    • Trimestral (Quarterly): Útil para compras mayores y menos frecuentes.
    • De una sola vez (One-time): Ideal para subsidios de incorporación, como la entrega de una estación de trabajo.
  4. Establezca el tipo de política:
    • Límite estricto (Hard Limit): La transacción se rechaza si supera el presupuesto.
    • Límite flexible (Soft Limit): La transacción se aprueba, pero se envía una alerta al administrador para su revisión.

Paso 4: Aplicar a grupos de empleados (Opcional)

Puede aplicar estos límites de forma global o a segmentos específicos.

  1. En Target Audience, deje “All Employees” para aplicar el límite a toda la empresa.
  2. Para dirigirse a roles específicos, seleccione Filter by Team (ej., “Sales Team” o “Engineering”).
  3. Haga clic en Save Changes para activar el límite inmediatamente. Las reglas se actualizarán instantáneamente en las tarjetas 4Geeks Perks de los empleados.

Casos de uso comunes

Escenario 1: Fomentar estilos de vida saludables con controles

Objetivo: Desea apoyar la salud de los empleados pero evitar el gasto excesivo en tratamientos de spa de lujo. Configuración: - Categoría: Wellness and Fitness. - Límite: $100 USD / Mes. - Resultado: Los empleados pueden usar su tarjeta 4Geeks Perks para cuotas de gimnasio o clases de yoga. Si intentan gastar $150 en un spa de lujo, la transacción es rechazada (Límite estricto) o marcada (Límite flexible), asegurando que el presupuesto de bienestar siga siendo sostenible.

Escenario 2: Gestión de subsidios para el trabajo remoto

Objetivo: Asegurar que las nuevas contrataciones puedan configurar su oficina en casa sin agotar el presupuesto en electrónica no esencial. Configuración: - Categoría: Office Supplies / Workstation Delivery. - Límite: $500 USD (Una sola vez). - Público objetivo: Grupo de “Nuevas contrataciones” (New Hires). - Resultado: Los nuevos empleados reciben un presupuesto dedicado para monitores o sillas a través de la integración con 4Geeks Asset o compra directa, evitando el crecimiento descontrolado del presupuesto.

Solución de problemas

Problema 1: La tarjeta del empleado es rechazada a pesar de tener saldo total disponible

  • Causa: Es posible que el empleado tenga fondos totales suficientes en su monedero, pero haya alcanzado el tope específico de la categoría que acaba de configurar.
  • Solución: Compruebe las “Reglas de gasto” (Spending Rules) de esa categoría. Si el límite debe ser mayor, ajuste el tope en el panel.

Problema 2: Los cambios en el límite de presupuesto no se reflejan inmediatamente

  • Causa: Puede haber un ligero retraso en la sincronización con las tarjetas físicas RFID Perks.
  • Solución: Espere entre 5 y 10 minutos para que la actualización se propague. Si el problema persiste, contacte con el Soporte de 4Geeks.

Problema 3: No se puede seleccionar un equipo específico para los límites

  • Causa: Los grupos de empleados pueden no estar definidos en el directorio principal de RR.HH.
  • Solución: Asegúrese de que los datos de sus empleados estén sincronizados correctamente, potencialmente a través de la integración con 4Geeks Talent, que gestiona los perfiles de los trabajadores.

Conclusión

La asignación de límites de presupuesto a categorías específicas de beneficios le permite equilibrar la libertad del empleado con la responsabilidad fiscal. Al utilizar las funciones de gestión centralizada de 4Geeks Perks, puede automatizar el cumplimiento de las políticas, reducir la carga administrativa y garantizar que su programa de beneficios escale de forma sostenible.

Para obtener más ayuda con las integraciones o las configuraciones avanzadas, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte.

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