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Cómo configurar flujos de aprobación para solicitudes de beneficios de alto valor en 4Geeks Perks

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Gestionar los beneficios para los empleados de forma eficiente requiere un equilibrio entre empoderar a su equipo y mantener el control del presupuesto. 4Geeks Perks permite a las organizaciones ofrecer un sistema de monedero y tarjeta personalizada para los beneficios de los empleados. Sin embargo, para los gastos significativos—como las actualizaciones de estaciones de trabajo premium o las canjes de puntos de gran cuantía—es esencial contar con una supervisión automatizada.

Al configurar los flujos de aprobación, puede asegurarse de que las solicitudes de alto valor sean revisadas por los gerentes o administradores adecuados antes de que se liberen los fondos o se envíen los artículos. Este artículo lo guía a través de la configuración de estas redes de seguridad para mantener el cumplimiento financiero sin ralentizar sus esfuerzos de compromiso con los empleados.

Requisitos previos

Antes de configurar los flujos de aprobación, asegúrese de que se cumplen los siguientes requisitos:

  • Acceso de administrador: Debe tener permisos de Administrador o Gerente de Finanzas en la 4Geeks Console.
  • Suscripción activa a Perks: Su organización debe tener una suscripción activa a 4Geeks Perks.
  • Jerarquía definida: Su estructura de equipo (gerentes y subordinados directos) debe estar correctamente configurada en la sección de gestión de usuarios para enrutar las aprobaciones dinámicamente.

Instrucciones paso a paso

Siga estos pasos para crear un sistema de aprobación basado en reglas para umbrales de gasto o categorías específicas.

Paso 1: Acceder al panel de gestión de Perks

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console utilizando sus credenciales de administrador.
  2. Navegue al módulo Perks desde el menú principal de la aplicación.
  3. Haga clic en el icono de engranaje de Settings situado en la barra lateral y seleccione Policies & Workflows.

Paso 2: Crear una nueva regla de aprobación

Ahora definirá qué constituye una solicitud de “alto valor” que activa el flujo de trabajo.

  1. Haga clic en el botón + New Workflow.
  2. Nombre la política: Dele un nombre claro, como “Aprobación de canje de alto valor > $500.”
  3. Establezca la condición de activación:
    • Por monto: Seleccione “Transaction Value” y establezca el operador en “Greater than” (mayor que). Introduzca su importe umbral (ej., 500 puntos o $500 USD).
    • Por categoría: Alternativamente, puede activar aprobaciones para categorías específicas, como “Workstation Delivery” (entrega de estación de trabajo) o “Corporate Transportation” (transporte corporativo).

Paso 3: Asignar aprobadores

Decida quién debe autorizar estas solicitudes. 4Geeks Perks permite un enrutamiento flexible.

  1. En la sección Routing, seleccione el tipo de aprobador:
    • Line Manager: Dirige la solicitud al supervisor directo del empleado definido en su perfil.
    • Specific User: Dirige todas las solicitudes a un oficial de finanzas o administrador de RR.HH. dedicado.
    • Team Lead: Dirige al líder asociado al departamento específico.
  2. Aprobación multinivel (Opcional): Haga clic en Add Approval Step si requiere una segunda autorización (ej., primero el Line Manager y luego el Director de Finanzas) para artículos de valor extremadamente alto.

Paso 4: Configurar notificaciones y acciones por tiempo de espera

Asegúrese de que las partes interesadas reciban notificaciones instantáneas para evitar cuellos de botella.

  1. Notificaciones: Habilite las notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación tanto para el Solicitante (para que sepa que su solicitud está pendiente) como para el Aprobador (para que sepa que se requiere una acción).
  2. Rechazo/Aprobación automática: Defina qué sucede si una solicitud se ignora durante un periodo determinado (ej., 72 horas). La mejor práctica es establecer esto en Auto-Reject (rechazo automático) para artículos de alto valor para proteger el presupuesto.
  3. Haga clic en Publish Workflow para que la regla se active inmediatamente.

Casos de uso comunes

Escenario 1: Control de gastos de hardware

Situación: Un empleado solicita un nuevo escritorio de pie y una silla ergonómica a través del servicio de entre de estaciones de trabajo (“Workstation delivery”) del catálogo de 4Geeks Perks. El coste total es de 1.200 puntos.

Aplicación: Ha configurado un flujo de trabajo que se activa para cualquier solicitud de “Office Supplies” (material de oficina) o “Hardware” que supere los 500 puntos.

Resultado: La solicitud no se procesa inmediatamente. En su lugar, aparece el estado “Pendiente de aprobación” (Pending Approval) en el monedero del empleado. El Responsable de Oficina recibe un correo electrónico, revisa la disponibilidad del presupuesto y hace clic en “Aprobar”. El pedido solo se procesa y se deduce del saldo de la empresa tras este clic.

Escenario 2: Cursos de formación Premium

Situación: Un desarrollador desea utilizar su asignación de educación para adquirir un costoso curso de certificación que figura en el Catálogo Premium.

Aplicación: Existe una política que requiere aprobación para cualquier transacción categorizada como “Training” (formación) que supere la asignación mensual estándar.

Resultado: La solicitud se envía al CTO. El CTO verifica que la certificación esté alineada con la trayectoria de crecimiento del empleado antes de aprobar el gasto, garantizando la alineación estratégica de los fondos de 4Geeks Perks.

Solución de problemas

Problema 1: Los aprobadores no reciben notificaciones por correo electrónico

  • Causa: Los correos electrónicos pueden quedar atrapados en los filtros de spam o la dirección de correo electrónico del usuario es incorrecta en el sistema.
  • Solución: Verifique la dirección de correo electrónico en la sección User Management de la 4Geeks Console. Aconseje a los aprobadores que incluyan el dominio no-reply@4geeks.io en su lista blanca.

Problema 2: El flujo de trabajo no se activa para artículos de alto valor

  • Causa: Conflictos de prioridad de políticas. Si tiene varios flujos de trabajo, una regla más amplia de “Aprobación automática” podría estar teniendo precedencia sobre su regla específica de “Alto valor”.
  • Solución: En la lista de Policies & Workflows, arrastre su flujo de trabajo de “Alto valor” a la parte superior de la lista para asegurarse de que sea evaluado primero por la lógica del sistema.

Problema 3: Los gerentes no pueden ver el botón “Aprobar”

  • Causa: Permisos insuficientes. Es posible que el gerente figure como un usuario estándar en lugar de administrador o aprobador.
  • Solución: Vaya a Roles & Permissions y asegúrese de que el usuario tenga asignado el rol de “Perks Manager” en su perfil.

Conclusión

La configuración de flujos de aprobación en 4Geeks Perks actúa como una salvaguarda fundamental para los recursos de su empresa. Le permite ofrecer beneficios generosos y artículos exclusivos—como la carga de coches eléctricos o equipos de oficina de gama alta—sin perder el control sobre sus gastos. Siguiendo estos pasos, creará un entorno de beneficios transparente, conforme a las normas y eficiente.

Para obtener más ayuda con la configuración de flujos de trabajo complejos de varios niveles, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte o explore más guías en el Centro de Ayuda de 4Geeks.

Recursos adicionales