Cómo configurar los beneficios de oficina de correos y envío con 4Geeks Perks

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Para los equipos distribuidos, una logística eficiente es tan importante como la conectividad digital. Ya sea para enviar kits de bienvenida a las nuevas incorporaciones, devolver el equipo durante el proceso de salida (offboarding) o gestionar los servicios diarios de mensajería de documentos, 4Geeks Perks agiliza estos procesos.

Al aprovechar las capacidades de entrega de estaciones de trabajo (Workstation delivery) de la plataforma y las integraciones con socios logísticos como Seempy, los administradores pueden ofrecer beneficios de envío fluidos. Puede automatizar el envío de equipos o proporcionar un subsidio mensual de “Oficina de correos” directamente a las tarjetas 4Geeks Perks Cards de los empleados, asegurando que puedan cubrir los costes de envío fácilmente. Esta guía explica cómo configurar estos beneficios logísticos y de envío.

Requisitos previos¶

Antes de configurar los beneficios de envío, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

Acceso de administrador: Debe tener acceso administrativo a la 4Geeks Console.
4Geeks Perks habilitado: Su organización debe tener una suscripción activa a 4Geeks Perks.
Configuración de integración (Opcional): Para servicios de mensajería automatizados, se recomienda una integración activa con un proveedor logístico como Seempy.
Monederos de empleados activos: Asegúrese de que los empleados tengan su 4Geeks Perks Card (física o digital) activada para recibir fondos.

Instrucciones paso a paso¶

Siga estos pasos para configurar los subsidios de envío y gestionar las solicitudes de mensajería.

Paso 1: Configurar el módulo de Envío y Logística¶

Habilite los servicios específicos necesarios para su fuerza laboral.

Inicie sesión en la 4Geeks Console.
Navegue al panel de 4Geeks Perks y seleccione Services & Modules.
Busque la sección Integrated services.
Cambie Workstation delivery a “Active” (Activo). Esto habilita flujos de trabajo específicos para enviar y recuperar activos de la empresa.
Si desea permitir el uso general de la oficina de correos, asegúrese de que las categorías de Suministros de oficina (Office supplies) o de gastos generales también estén activas.

Paso 2: Crear una política de subsidio de “Oficina de correos”¶

Si desea asignar a los empleados un presupuesto para sus propias necesidades de envío (ej., envío de contratos), configure una política de beneficios específica.

Vaya a Benefits & Wallets.
Haga clic en Create New Policy y asígnele un nombre como “Subsidio mensual de envío” o similar.
Establezca la Categoría (Category) en Office supplies o en una categoría personalizada de “Logística” si está disponible.
Defina el Monto (Amount) (ej., $20/mes) y la Frecuencia (Frequency).
Asigne la política al Grupo de elegibilidad (Eligibility Group) correspondiente (ej., “Personal remoto”).

Paso 3: Conectar las integraciones logísticas¶

Para automatizar la generación de etiquetas y el seguimiento, conecte a su proveedor de envíos.

Navegue a la pestaña Integrations dentro del panel de Perks.
Seleccione Seempy (o su socio de mensajería local preferido) en la lista.
Siga las instrucciones para autenticar y vincular su cuenta de envío corporativa.
Esta conexión permite a la plataforma generar automáticamente etiquetas de envío cuando se aprueba una solicitud de “entrega de estación de trabajo”.

Paso 4: Definir las restricciones de uso¶

Asegúrese de que el subsidio de envío se utilice correctamente.

En su nueva política de “Subsidio de envío”, vaya a la pestaña Restrictions.
Restrinja el uso a los Códigos de Categoría de Comercio (MCC) asociados con servicios de mensajería (ej., FedEx, UPS, DHL, oficinas de correos locales).
Esto evita que el subsidio de envío se utilice en comercios no autorizados, garantizando el cumplimiento del presupuesto a través de la 4Geeks Perks Card.

Casos de uso comunes¶

Escenario 1: Devolución de equipos durante el proceso de salida¶

Situación: Un desarrollador remoto deja la empresa y necesita devolver su portátil y su monitor.
Aplicación: El gerente de RR.HH. inicia una solicitud de “Recuperación de activos” (Asset Retrieval) en el módulo Workstation delivery. Gracias a la integración con Seempy, se genera automáticamente una etiqueta de envío prepagada que se envía por correo electrónico al antiguo empleado.
Resultado: El empleado simplemente prepara la caja y la entrega. La empresa realiza un seguimiento del paquete en tiempo real a través del panel de Perks hasta que llega al almacén de IT.

Escenario 2: Subsidio para el envío de documentos¶

Situación: El equipo legal trabaja desde casa y con frecuencia necesita enviar contratos físicos a los clientes.
Aplicación: El administrador configura un “Subsidio de mensajería” de $50/mes para el Departamento Legal.
Resultado: Los abogados utilizan su 4Geeks Perks Card en su oficina de correos local para pagar el correo certificado. El equipo de finanzas ve un “Desglose mensual” consolidado de estos gastos sin tener que procesar solicitudes de reembolso individuales.

Solución de problemas¶

Problema 1: La integración de envíos no genera etiquetas¶

Causa: Las credenciales de integración de Seempy o de su proveedor de mensajería pueden haber caducado o no tener fondos suficientes.
Solución: Compruebe el estado de Integrations en los ajustes. Vuelva a autenticar la conexión y asegúrese de que su cuenta de envío corporativa esté al día.

Problema 2: La tarjeta del empleado es rechazada en la oficina de correos¶

Causa: Es posible que esa oficina de correos específica esté utilizando un código de comercio genérico de “Servicios gubernamentales” en lugar de “Mensajería/Envío”.
Solución: Revise el motivo del rechazo de la transacción en el panel de Analíticas en tiempo real (Real-time analytics). Puede que tenga que ajustar las restricciones de la política para incluir MCC más amplios o incluir a ese proveedor específico en la lista blanca.

Problema 3: Errores de verificación de dirección¶

Causa: La dirección del perfil del empleado está incompleta o tiene un formato incorrecto para el proveedor de envíos.
Solución: Asegúrese de que todos los empleados actualicen su “Dirección de envío” en su perfil durante la incorporación. La validación del sistema debería detectar formatos no válidos antes de solicitar una etiqueta.

Conclusión¶

La configuración de los beneficios de oficina de correos y envío con 4Geeks Perks cierra la brecha física en el trabajo remoto. Al combinar los flujos de trabajo de entrega de estaciones de trabajo automatizados con los subsidios flexibles de la Perks Card, se asegura de que la logística física nunca se convierta en un cuello de botella para la productividad de su equipo digital.

Recursos adicionales¶

4Geeks Console - Gestione las políticas de envío e integraciones.
4Geeks Asset - Realice el seguimiento del inventario que está enviando.
4Geeks Talent - Encuentre personal para sus equipos de logística o administración.

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