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Cómo configurar un programa de subsidio de comidas con 4Geeks Perks

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Los programas de comidas para empleados son una forma probada de aumentar la moral, mejorar la productividad y fomentar una cultura de empresa positiva. Con 4Geeks Perks, la configuración de un programa de subsidio de comidas flexible y automatizado es sencilla. La plataforma le permite asignar fondos a los monederos de los empleados, que estos pueden utilizar en restaurantes verificados, cafeterías o estaciones de venta automática utilizando su 4Geeks Perks Card o la aplicación móvil.

Esta guía proporciona un recorrido paso a paso sobre la configuración de un programa de subsidio de comidas, la gestión de la asignación de presupuestos y la supervisión del uso mediante analíticas en tiempo real.

Requisitos previos

Antes de lanzar su programa de subsidio de comidas, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Cuenta activa: Debe tener una cuenta de administrador en la 4Geeks Console.
  • Activación del producto: El módulo 4Geeks Perks debe estar habilitado para su organización.
  • Inscripción de empleados: Los empleados deben estar registrados en el sistema y contar con una 4Geeks Perks Card o tener instalada la aplicación móvil.
  • Permisos: Necesita permisos de “HR Manager” (Gerente de RR.HH.) o “Benefits Administrator” (Administrador de Beneficios) para configurar los monederos y las reglas de gasto.

Instrucciones paso a paso

Siga estos pasos para crear y lanzar su programa de subsidio de comidas.

Paso 1: Crear un monedero dedicado a comidas

El primer paso es establecer un “monedero” o categoría de fondos específica dentro del sistema dedicada exclusivamente a los gastos de comida y bebida.

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
  2. Navegue al módulo Perks.
  3. Seleccione Wallet Management en el menú de la barra lateral.
  4. Haga clic en Create New Wallet.
  5. Nombre el monedero (ej., “Subsidio diario para almuerzo” o “Asignación de comidas”).
  6. Establezca la Categoría (Category) en “Food & Beverage” o “Dining”. Esto garantiza que los fondos se restrinjan a los comercios pertinentes.

Paso 2: Definir las reglas y límites del subsidio

A continuación, definirá cuánto dinero reciben los empleados y cuándo.

  1. Dentro del monedero recién creado, vaya a Allocation Rules (reglas de asignación).
  2. Establezca la Recurrencia (Recurrence):
    • Daily (Diario): Ideal para subsidios diarios de almuerzo (ej., $15/día). Nota: Puede configurar que los fondos no utilizados caduquen al final del día o que se acumulen.
    • Monthly (Mensual): Mejor para presupuestos de comidas flexibles (ej., $300/mes).
  3. Defina el Monto (Amount) por empleado. Puede crear diferentes niveles (ej., Personal Senior frente a Pasantes) si es necesario.
  4. Restricciones de uso: En “Merchant Restrictions”, verifique que la categoría permita transacciones solo en Restaurantes, Cafeterías, Máquinas expendedoras o Aplicaciones de entrega de comida (como las integradas con 4Geeks Perks).

Paso 3: Configurar servicios integrados (Opcional)

Si su oficina cuenta con servicios internos, vincúlelos al programa para una experiencia sin fricciones.

  1. Vaya a Integrations u On-site Services.
  2. Vending & Coffee: Si dispone de máquinas expendedoras compatibles con 4Geeks o estaciones de café premium, habilítelas aquí. Esto permite a los empleados acercar su carné o escanear un código QR para pagar utilizando su subsidio de comida.
  3. Catering corporativo: Si utiliza transporte corporativo o socios de catering específicos, asegúrese de que estén en la lista blanca del monedero de comidas.

Paso 4: Inscribir a los empleados y lanzar el programa

Una vez creada la estructura, debe asignarla a su fuerza laboral.

  1. Vaya a la pestaña Employees dentro del módulo de Perks.
  2. Seleccione los empleados que desea inscribir. Puede filtrar por departamento (ej., “Equipo de ventas”, “Personal de la sede”).
  3. Haga clic en Assign Wallet y seleccione su monedero de “Asignación de comidas”.
  4. Notificar a los empleados: Utilice la función “Send Notification” para enviar un correo electrónico a los empleados sobre sus nuevos beneficios. El correo incluirá instrucciones sobre cómo consultar su saldo a través de la aplicación 4Geeks Perks o el Smart ID.

Casos de uso comunes

Escenario 1: El almuerzo diario de “úsalo o piérdelo”

  • Situación: Una empresa desea fomentar que los empleados se tomen un descanso adecuado para el almuerzo, pero no quiere que los fondos no utilizados se acumulen como una gran obligación de pago.
  • Configuración: El gerente de RR.HH. configura un monedero de “Almuerzo diario” con un límite diario de $20. El ajuste de “Caducidad” (Expiration) se establece en “End of Day” (Fin del día).
  • Resultado: Los empleados compran el almuerzo utilizando su 4Geeks Perks Card. Si un empleado está fuera de la oficina o trae el almuerzo, los $20 se reinician al día siguiente, manteniendo los costes predecibles para la empresa.

Escenario 2: Flexibilidad para el trabajo híbrido

  • Situación: Un equipo distribuido trabaja desde casa 3 días a la semana y en la oficina 2 días.
  • Configuración: Se asigna un “Subsidio de comidas” mensual de $200. El monedero funciona en restaurantes locales cercanos a la oficina y en las principales aplicaciones de entrega de comida (como Uber Eats o DoorDash).
  • Resultado: Los empleados pueden pedir comida a domicilio cuando trabajan desde casa o salir con sus colegas cuando están en la oficina, maximizando el valor percibido del beneficio independientemente de su ubicación.

Solución de problemas

Problema 1: Transacción rechazada en un restaurante

  • Causa: El comercio puede estar mal categorizado por la red de pago (ej., como “Bar” en lugar de “Restaurante”) o el monedero carece de fondos suficientes.
  • Solución: Compruebe el motivo específico del fallo de la transacción en la pestaña Analytics. Si el problema es la categoría del comercio, puede incluir manualmente ese ID de proveedor específico en la lista blanca en los ajustes del monedero.

Problema 2: Los fondos no se actualizan

  • Causa: Los ajustes de “Recurrence” podrían estar mal configurados (ej., establecidos en “One-time” en lugar de “Monthly”).
  • Solución: Revise las Reglas de asignación (Allocation Rules) en el Paso 2. Asegúrese de que el interruptor de “Recurrente” esté activo y de que se haya seleccionado la zona horaria correcta para el activador de reinicio.

Problema 3: El empleado no puede ver su saldo

  • Causa: Es posible que el empleado no haya activado su cuenta o no haya instalado la última versión de la aplicación.
  • Solución: Indique al empleado que inicie sesión en la 4Geeks Console o que actualice su aplicación móvil. Verifique que su estado sea “Activo” en la pestaña de Empleados (Employee).

Conclusión

La configuración de un programa de subsidio de comidas con 4Geeks Perks transforma una simple transacción financiera en una herramienta de compromiso diario. Al automatizar la distribución de fondos y aprovechar las restricciones inteligentes, garantiza el cumplimiento de las normas al tiempo que ofrece a los empleados la flexibilidad que desean.

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