Cómo exportar informes de gastos mensuales para contabilidad

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Informes financieros precisos son fundamentales para mantener un negocio saludable, garantizar el cumplimiento tributario y agilizar los procesos de cierre de fin de mes. La 4Geeks Console permite a los administradores generar y exportar fácilmente informes de gastos exhaustivos en sus módulos activos, como 4Geeks Payroll y 4Geeks Payments.

Esta guía ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo filtrar, generar y exportar datos de gastos mensuales para compartirlos con su equipo de contabilidad o importarlos en su software financiero externo.

Requisitos previos¶

Antes de intentar exportar informes, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

Cuenta activa: Debe tener una cuenta de administrador activa en la 4Geeks Console.
Permisos: Necesita derechos de acceso de “Admin” (Administrador) o “Finance Manager” (Gerente de Finanzas) para ver datos financieros sensibles.
Módulos activos: Debe tener datos activos en 4Geeks Payroll o 4Geeks Payments para el periodo de informe que desea consultar.

Instrucciones paso a paso¶

Siga estos pasos para generar y descargar sus informes de gastos mensuales.

Paso 1: Navegar al módulo de informes¶

Inicie sesión en su 4Geeks Console.
En la barra lateral del panel principal, haga clic en Reports & Analytics (Informes y Analíticas).
Seleccione Financial Reports (Informes financieros) en el menú desplegable.

Paso 2: Seleccionar el tipo de informe¶

Dependiendo de sus necesidades, es posible que desee exportar los costes de nómina, las comisiones de las transacciones o los gastos operativos generales.

Localice el selector de Report Type (Tipo de informe).
Elija la categoría específica que necesita. Las opciones comunes incluyen:
- Resumen de nómina (Payroll Summary): Para gastos detallados relacionados con 4Geeks Payroll, incluyendo salarios, impuestos y beneficios.
- Comisiones por transacción (Transaction Fees): Para los costes asociados al procesamiento de pagos a través de 4Geeks Payments.
- Consumo de Perks (Perks Consumption): Para los gastos relacionados con los beneficios de los empleados gestionados a través de 4Geeks Perks.

Paso 3: Configurar el rango de fechas y los filtros¶

Para crear un informe mensual, debe definir el periodo de tiempo específico.

Haga clic en el selector de Date Range (Rango de fechas).
Seleccione Last Month (Mes pasado) para una selección automática con un solo clic, o elija Custom Range (Rango personalizado) para definir fechas de inicio y fin específicas (ej., del 1 de diciembre de 2025 al 31 de diciembre de 2025).
(Opcional) Aplique filtros adicionales, como Departamento, Ubicación o Centro de costes, para refinar los datos según códigos contables específicos.

Paso 4: Generar y exportar¶

Una vez establecidos sus parámetros, puede previsualizar y descargar el archivo.

Haga clic en el botón Generate Report (Generar informe) para ver una vista previa de los datos en su pantalla.
Revise el resumen para asegurarse de que los totales coinciden con sus expectativas.
Haga clic en el botón Export (Exportar) en la esquina superior derecha.
Seleccione su formato preferido:
- CSV (.csv): El mejor para importar en software de contabilidad como QuickBooks o Xero.
- Excel (.xlsx): El mejor para la manipulación manual y tablas dinámicas.
- PDF (.pdf): El mejor para compartir documentos finales de solo lectura con las partes interesadas.

Casos de uso comunes¶

Escenario 1: Conciliación de la nómina mensual¶

Situación: Su equipo de contabilidad necesita registrar los asientos en el libro diario correspondientes a los salarios del mes pasado, desglosando las partidas para impuestos y deducciones de 4Geeks Perks.
Aplicación: Exporta el Resumen de nómina (Payroll Summary) de 4Geeks Payroll como un archivo CSV.
Resultado: El archivo CSV permite al contable mapear las columnas directamente al libro mayor, reduciendo los errores de entrada de datos manual y acelerando el proceso de conciliación.

Escenario 2: Auditoría de los costes de proyecto¶

Situación: Está utilizando 4Geeks Teams para un proyecto de un cliente específico y necesita informar sobre los gastos asociados para ese centro de costes.
Aplicación: En el filtro de informes, selecciona la etiqueta específica “Project” (Proyecto) o “Department” (Departamento) asociada a ese cliente y exporta los datos del trimestre.
Resultado: Recibe un informe detallado que incluye solo los costes laborales y operativos pertinentes, garantizando una facturación precisa al cliente.

Solución de problemas¶

Problema 1: El archivo exportado está vacío¶

Causa: Es posible que no haya transacciones registradas para el rango de fechas o los filtros seleccionados.
Solución: Vuelva a comprobar su rango de fechas para asegurarse de que cubre el periodo correcto. Elimine cualquier filtro específico (como Departamento o Ubicación) para ver si aparecen datos a nivel global.

Problema 2: Error de “Acceso denegado”¶

Causa: Su perfil de usuario carece de los permisos necesarios para ver datos financieros.
Solución: Póngase en contacto con el administrador de su organización para solicitar el acceso de “Gerente de Finanzas” (Finance Manager) dentro de la 4Geeks Console.

Problema 3: Problemas de formato de datos en Excel¶

Causa: A veces, los archivos CSV se abren con un formato incorrecto según la configuración de su región local (ej., formatos de fecha o separadores de moneda).
Solución: utilice la función Texto en columnas en Excel para analizar correctamente los datos, o intente exportar directamente como un archivo .xlsx si la opción está disponible, ya que esto conserva el formato.

Conclusión¶

Exportar informes de gastos mensuales es un proceso sencillo diseñado para mantener el buen funcionamiento de sus operaciones financieras. Al extraer regularmente los datos de 4Geeks Payroll y 4Geeks Payments, garantiza la transparencia y el cumplimiento en toda su organización.

Para integraciones más avanzadas, como conectar su software de contabilidad directamente a través de API, visite nuestra documentación para desarrolladores o póngase en contacto con el soporte técnico.

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