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Cómo gestionar pagos fallidos y estrategias de dunning en 4Geeks Payments

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Los pagos fallidos y la rotación involuntaria pueden afectar significativamente los ingresos de las empresas con modelos de suscripción. 4Geeks Payments ofrece potentes herramientas para gestionar las transacciones fallidas a través de estrategias automatizadas de dunning. Al configurar programas de reintentos inteligentes y flujos de trabajo de comunicación, las empresas pueden recuperar los ingresos perdidos sin intervención manual.

Este artículo lo guía a través de la configuración y gestión de estrategias de pago fallido dentro de la plataforma para maximizar el éxito de las transacciones y la retención de clientes.

Requisitos previos

Antes de configurar sus estrategias de dunning, asegúrese de lo siguiente:

  • Cuenta activa: Debe tener una cuenta de administrador activa en la 4Geeks Console.
  • Módulo habilitado: El módulo 4Geeks Payments debe estar activo.
  • Pasarela de pago: Una pasarela de pago válida debe estar conectada y configurada.
  • Permisos de usuario: Necesita los roles de “Administrador” o “Gerente de Finanzas” para acceder a la configuración de retención.

Cómo configurar el Dunning y los Reintentos Inteligentes

Siga estos pasos para configurar la lógica de recuperación automatizada para pagos fallidos.

Paso 1: Acceder a la configuración de Retención

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
  2. Navegue al módulo Payments a través del panel principal.
  3. Haga clic en el icono de engranaje de Settings y seleccione la pestaña Retention & Dunning.

Paso 2: Configurar Reintentos Inteligentes

En lugar de reintentar una tarjeta fallida inmediatamente, es efectivo espaciar los intentos. Esto da tiempo a los clientes para resolver problemas como fondos insuficientes.

  1. En la sección Retry Schedule, active Smart Retries.
  2. Consejo: Esta función utiliza lógica basada en datos para intentar los cargos en momentos óptimos según el código de error de rechazo.
  3. Alternativamente, defina un Programa personalizado (Custom Schedule):
  4. Intento 1: 1 día después del fallo.
  5. Intento 2: 3 días después del fallo.
  6. Intento 3: 7 días después del fallo.
  7. Haga clic en Save Schedule.

Paso 3: Automatizar las notificaciones al cliente

La comunicación es fundamental durante un proceso de dunning. Utilice correos electrónicos automatizados para solicitar a los clientes que actualicen su información de facturación.

  1. Navegue a la pestaña Notifications.
  2. Habilite el activador de Payment Failed Email.
  3. Personalice la plantilla de correo electrónico. Asegúrese de incluir la variable dinámica {{update_payment_method}} para proporcionar un enlace directo al cliente.
  4. Establezca el momento del activador (por ejemplo, “Inmediatamente después del 1er fallo”).

Paso 4: Definir acciones finales

Determine el resultado si todos los intentos de reintento resultan fallidos.

  1. Desplácese a Final Action.
  2. Seleccione una opción del menú desplegable:
  3. Cancel Subscription: Revoca el acceso de inmediato.
  4. Mark as Unpaid: Mantiene la suscripción pero marca la factura como impagada (común para B2B).
  5. Haga clic en Save Changes para aplicar la política.

Casos de uso comunes

Escenario 1: Rechazos suaves (Fondos insuficientes)

  • Situación: La renovación de la suscripción de un cliente falla porque el saldo de su cuenta es bajo.
  • Solución: 4Geeks Payments programa automáticamente un reintento para 3 días después.
  • Resultado: El segundo intento tiene éxito una vez que los fondos están disponibles, evitando la interrupción del servicio y ahorrando a su equipo el seguimiento manual.

Escenario 2: Rechazos duros (Tarjeta caducada)

  • Situación: Un pago recurrente falla debido a una tarjeta de crédito caducada.
  • Solución: El sistema envía instantáneamente una notificación de “Pago fallido” con un enlace seguro para actualizar los detalles de la tarjeta.
  • Resultado: El cliente actualiza su método de pago a través del portal. El sistema detecta la actualización y procesa inmediatamente el cargo pendiente.

Solución de problemas

Problema 1: Los reintentos no se activan según lo programado

  • Causa: Es posible que la configuración específica de la pasarela esté anulando las reglas de la plataforma.
  • Solución: Verifique la configuración de su pasarela en 4Geeks Payments y asegúrese de que la gestión de la plataforma (“Platform Management”) tenga prioridad sobre la predeterminada de la pasarela (“Gateway Default”).

Problema 2: Los clientes no reciben los correos electrónicos de dunning

  • Causa: Los correos electrónicos pueden marcarse como spam o la configuración SMTP podría ser incorrecta.
  • Solución: Verifique los registros de su dominio (SPF/DKIM) en la configuración general. Aconseje a los clientes que revisen sus carpetas de spam o que pongan en su lista blanca su dirección de soporte.

Problema 3: La suscripción sigue activa después del máximo de reintentos

  • Causa: La configuración de “Acción Final” puede estar establecida en “No hacer nada” en lugar de “Cancelar suscripción”.
  • Solución: Revise el Paso 4 en el proceso de configuración y confirme que esté seleccionada la opción Cancel Subscription.

Conclusión

Una gestión eficaz del dunning es esencial para unos ingresos recurrentes saludables. Al aprovechar las herramientas automatizadas de 4Geeks Payments, puede reducir la rotación involuntaria y centrarse en hacer crecer su negocio.

Para obtener más ayuda o una configuración avanzada, visite el Centro de ayuda de 4Geeks o explore otros productos como 4Geeks Payroll para una gestión financiera integrada.