Cómo gestionar roles y permisos de usuario en 4Geeks Perks

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La gestión eficaz de los equipos se basa en garantizar que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a los recursos de la empresa. 4Geeks Perks ofrece un sistema de Gestión Centralizada que permite a los administradores controlar quién puede ver las analíticas, gestionar los presupuestos o simplemente utilizar los beneficios para empleados.

Al configurar correctamente los roles y permisos de los usuarios, garantiza la seguridad de los datos del monedero corporativo al tiempo que permite a los gerentes manejar a sus equipos de forma independiente. Este artículo lo guía a través del proceso de asignación de roles, modificación de permisos y comprensión de los niveles de acceso dentro de la plataforma.

Requisitos previos¶

Para gestionar los roles de usuario, asegúrese de cumplir los siguientes requisitos:

Acceso administrativo: Debe tener una cuenta de “Administrador” activa en la 4Geeks Console.
Suscripción activa: Su organización debe tener una suscripción activa a 4Geeks Perks.
Datos de los empleados: Los empleados ya deben estar invitados o importados al sistema. (Si aún no ha añadido empleados, consulte nuestra guía de incorporación).

Comprensión de los roles de usuario¶

Antes de asignar permisos, es importante comprender la jerarquía disponible en 4Geeks Perks. La plataforma suele admitir las siguientes estructuras de roles para facilitar la Gestión Centralizada:

Administrador (Administrator): Tiene acceso total a todas las funciones, incluyendo facturación, asignación global de presupuestos, Analíticas en tiempo real y configuraciones del sistema.
Gerente (Manager): Puede gestionar equipos específicos, aprobar solicitudes de beneficios y ver informes relevantes para su departamento. No puede modificar los ajustes globales de facturación.
Empleado/Usuario (Employee/User): El rol estándar del usuario final. Pueden acceder al Catálogo de Beneficios (Perk Catalog), ver el saldo de su monedero personal y utilizar su Tarjeta 4Geeks Perks.

Instrucciones paso a paso¶

Siga estos pasos para modificar los roles y permisos de los usuarios.

Paso 1: Acceder al panel de administración¶

Inicie sesión en su cuenta en la 4Geeks Console.
Seleccione el módulo Perks de la navegación principal.
Haga clic en el icono de engranaje de Settings o en la pestaña Team Management ubicada en la barra lateral.

Paso 2: Localizar al usuario¶

En la vista de Gestión de Equipos (Team Management), verá una lista de todos los usuarios activos.
utilice la barra de búsqueda para encontrar al empleado específico cuyo rol desea modificar.
Haga clic en el nombre del usuario o en el botón Edit (icono de lápiz) junto a su perfil.

Paso 3: Asignar o modificar el rol¶

En la ventana modal del perfil de usuario, localice el menú desplegable Role o Permissions.
Seleccione el rol adecuado (ej., Manager o Administrator) según el nivel de acceso requerido.
Consejo: Si asigna un rol de “Manager”, asegúrese de seleccionar también el departamento o grupo específico que se encargarán de supervisar.

Paso 4: Guardar los cambios¶

Revise los cambios para asegurar su exactitud.
Haga clic en el botón Save o Update User.
El sistema actualizará los permisos inmediatamente. Es posible que el usuario deba actualizar su navegador o volver a iniciar sesión para ver las nuevas opciones administrativas.

Casos de uso comunes¶

Escenario 1: Delegar la supervisión presupuestaria¶

Situación: Su empresa está creciendo y el Director de RR.HH. necesita ayuda para gestionar los beneficios de transporte. Aplicación: Usted asciende a un Coordinador de Logística al rol de “Manager” en 4Geeks Perks. Resultado: El Coordinador de Logística ahora puede ver los informes sobre el uso de Transporte corporativo y Aparcamiento para su equipo específico, sin tener acceso a la información maestra de facturación de la empresa.

Escenario 2: Incorporación de un nuevo oficial de finanzas¶

Situación: Se incorpora un nuevo oficial de finanzas y necesita analizar las tendencias de consumo para optimizar los costes. Aplicación: Usted asigna el rol de “Administrador” a la nueva contratación. Resultado: Tienen acceso inmediato a los Informes avanzados, lo que les permite revisar el Desglose mensual de los servicios servidos y las Analíticas en tiempo real para tomar decisiones presupuestarias basadas en datos.

Solución de problemas¶

Problema 1: Un usuario no puede ver la pestaña “Settings”¶

Causa: El usuario probablemente tiene el rol de “Empleado”, que restringe el acceso a las configuraciones administrativas.
Solución: Un administrador existente debe iniciar sesión en la 4Geeks Console y actualizar el rol del usuario a “Administrador” o “Gerente”.

Problema 2: Los cambios de rol no se reflejan¶

Causa: El almacenamiento en caché del navegador o el vencimiento de la sesión pueden retrasar las actualizaciones.
Solución: Pida al usuario que cierre la sesión y vuelva a entrar en 4Geeks Perks. Si el problema persiste, borre la caché del navegador.

Problema 3: No se puede eliminar a un administrador¶

Causa: Los protocolos de seguridad suelen impedir que una organización se quede sin administradores.
Solución: Asegúrese de que haya al menos otra cuenta de Administrador activa antes de intentar eliminar o degradar a un Administrador existente.

Conclusión¶

Gestionar adecuadamente los roles de usuario en 4Geeks Perks es fundamental para mantener un programa de beneficios para empleados seguro y eficiente. Al aprovechar la Gestión Centralizada, puede delegar responsabilidades de forma eficaz manteniendo protegidos los datos sensibles.

Para obtener más ayuda con las configuraciones de la cuenta, póngase en contacto con nuestro equipo de Soporte (Support) o visite el Centro de ayuda de 4Geeks.

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