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Cómo importar datos de empleados de forma masiva en 4Geeks Perks

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La gestión eficiente de los beneficios para los empleados comienza con la organización y el acceso a los datos de su equipo. 4Geeks Perks agiliza este proceso permitiéndole importar información de los empleados de forma masiva. En lugar de introducir los datos manualmente para cada individuo, puede subir un único archivo para rellenar su sistema al instante, garantizando que su equipo tenga acceso inmediato a sus beneficios y tarjetas de identificación inteligentes.

Este artículo lo guía a través del proceso de preparación de sus datos y de su importación exitosa a la plataforma.

Requisitos previos

Antes de iniciar el proceso de importación, asegúrese de tener lo siguiente:

  • Acceso de administrador: Debe tener una cuenta de administrador activa en la 4Geeks Console con permisos para gestionar el módulo Perks.
  • Datos de los empleados: Una hoja de cálculo (CSV o Excel) que contenga los detalles de sus empleados. Los campos esenciales suelen incluir Nombre, Apellidos, Dirección de Correo Electrónico e ID de Empleado.
  • Suscripción activa a Perks: Asegúrese de que su organización tenga una suscripción activa a 4Geeks Perks.

Instrucciones paso a paso

Siga estos pasos para importar de forma masiva los datos de sus empleados en 4Geeks Perks.

Paso 1: Acceder al panel de Perks

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console utilizando sus credenciales de administrador.
  2. Desde el panel principal, busque y haga clic en el módulo Perks.
  3. Navegue a la pestaña Employees o Team dentro de la interfaz de Perks.

Paso 2: Descargar la plantilla de importación

Para asegurar una importación exitosa, sus datos deben coincidir con el formato requerido por el sistema.

  1. Haga clic en el botón Add Employees, que suele encontrarse en la esquina superior derecha.
  2. Seleccione Bulk Import en el menú desplegable.
  3. En la ventana de importación, haga clic en Download Template. Esto le proporcionará un archivo CSV preformateado con los encabezados correctos (por ejemplo, first_name, last_name, email, employee_id, department).

Paso 3: Preparar sus datos

  1. Abra el archivo de la plantilla descargada.
  2. Rellene las filas con los datos de sus empleados.
    • Consejo: Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico sean únicas para cada usuario.
    • Consejo: Si utiliza la tarjeta 4Geeks Perks Card (RFID), puede ver una columna para card_id. Si aún no ha asignado tarjetas físicas, puede dejar este campo en blanco o rellenarlo más adelante.
  3. Guarde el archivo en formato CSV.

Paso 4: Subir y mapear los datos

  1. Vuelva a la ventana de Bulk Import en la 4Geeks Console.
  2. Haga clic en Upload File y seleccione su archivo CSV preparado.
  3. El sistema mostrará una pantalla de mapeo. Verifique que las columnas de su archivo coincidan con los campos de 4Geeks Perks (por ejemplo, que su columna “Email” se mapee al campo “Email Address” del sistema).
  4. Si todo parece correcto, haga clic en Confirm Mapping.

Paso 5: Finalizar la importación

  1. Revise la pantalla de resumen, que mostrará el número de registros que se van a importar.
  2. Haga clic en Import Now.
  3. El sistema procesará el archivo. Recibirá un mensaje de confirmación una vez que la importación se haya completado. Sus empleados aparecerán ahora en el panel de Perks y, si está configurado, recibirán correos electrónicos de bienvenida para activar sus cuentas.

Casos de uso comunes

Incorporación de un nuevo departamento

Escenario: Su empresa acaba de adquirir una firma más pequeña y necesita incorporar a 50 nuevos empleados al programa de beneficios de inmediato. Aplicación: En lugar de escribir 50 perfiles manualmente, exporta sus datos de su sistema de RR.HH. a la plantilla de 4Geeks. Resultado: En cuestión de minutos, los 50 empleados están activos en 4Geeks Perks, listos para acceder a sus monederos digitales y beneficios sin retrasos administrativos.

Actualización de las asignaciones de los empleados

Escenario: Al inicio de un nuevo año fiscal, necesita actualizar las asignaciones de puntos de 200 empleados basándose en sus nuevos niveles de antigüedad. Aplicación: Realiza una actualización mediante importación masiva (a menudo admitida marcando una casilla de “Update existing records”) utilizando los IDs de los empleados como identificador único. Resultado: Los saldos se ajustan para todos de forma instantánea, garantizando una distribución precisa de los beneficios para el nuevo año.

Solución de problemas

Problema 1: Error de “Formato de archivo no válido” (Invalid File Format)

  • Causa: El archivo subido no es un CSV o la codificación es incorrecta.
  • Solución: Asegúrese de guardar su hoja de cálculo específicamente como “CSV (delimitado por comas)”. Evite el uso de caracteres especiales en el nombre del archivo.

Problema 2: Direcciones de correo electrónico duplicadas

  • Causa: El archivo de importación contiene una dirección de correo electrónico que ya existe en el sistema.
  • Solución: Compruebe si hay duplicados en su archivo. Si el empleado ya existe, decida si está intentando actualizar su registro (si es posible) o si se trata de un error. Elimine la fila duplicada y vuelva a intentarlo.

Problema 3: Errores de mapeo de datos

  • Causa: El sistema no puede hacer coincidir una columna de su archivo con un campo de la base de datos.
  • Solución: Durante el Paso 4, asegúrese de seleccionar manualmente el campo de destino correcto para cada columna de su CSV. Si una columna es innecesaria (ej., notas internas), normalmente puede elegir “Ignorar” o “Omitir” esa columna.

Conclusión

La importación masiva es una característica potente que ahorra tiempo y reduce errores al gestionar equipos grandes. Siguiendo estos pasos, puede garantizar una experiencia de incorporación fluida para su fuerza laboral, concediéndoles un acceso rápido a los beneficios de bienestar, restauración y transporte gestionados a través de 4Geeks Perks.

Para obtener más ayuda, visite el Centro de Ayuda o explore las integraciones con 4Geeks Talent para automatizar la sincronización de datos entre sus plataformas de contratación y de beneficios.