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Cómo integrar 4Geeks Perks con su software de RR.HH. existente

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Gestionar los beneficios para empleados de forma manual a través de diferentes hojas de cálculo y sistemas consume mucho tiempo y es propenso a errores. Al integrar 4Geeks Perks con su Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) o software de nómina existente, puede automatizar la gestión de usuarios, garantizar la elegibilidad precisa de los beneficios y agilizar el proceso de incorporación.

Este artículo lo guía a través de la conexión de su software de RR.HH. con 4Geeks Perks, permitiendo la sincronización fluida de datos y reduciendo la carga administrativa.

Requisitos previos

Antes de iniciar el proceso de integración, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Plan Premium activo: La integración con el sistema de RR.HH. está disponible en el plan Premium. Asegúrese de que su cuenta haya sido actualizada.
  • Acceso de administrador: Debe tener privilegios de Administrador tanto en la 4Geeks Console como en su HRIS de destino (ej., Microsoft Entra ID, Workday, BambooHR).
  • Credenciales de API: Si utiliza una integración personalizada, necesitará sus claves de API únicas (Test y Live) de la sección Settings > API Keys de la consola.

Métodos de integración

Existen dos formas principales de integrar sus sistemas de RR.HH. con 4Geeks Perks:

  1. Sincronización de Directorio y SSO Nativo: Ideal para organizaciones que utilizan los principales proveedores de identidad como Microsoft Entra ID (anteriormente Azure AD) para gestionar el acceso y la identidad de los empleados.
  2. Integración de API personalizada: Ideal para sistemas de RR.HH. a medida o cuando necesita una lógica de sincronización específica y compleja utilizando la API personalizada de 4Geeks.

Método 1: Conexión a través de Microsoft Entra ID (SSO)

Conectar su proveedor de identidad es la forma más rápida de sincronizar su fuerza laboral.

Paso 1: Acceder a la configuración de integración

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
  2. Navegue al módulo Perks.
  3. Haga clic en Settings en la barra lateral y seleccione Integrations.

Paso 2: Autorizar la conexión

  1. Busque Microsoft Entra ID (o su proveedor específico) en la lista de integraciones disponibles.
  2. Haga clic en Connect. Se le redirigirá a su página de inicio de sesión de Microsoft.
  3. Inicie sesión con las credenciales de administrador de su organización y conceda permiso a 4Geeks Perks para leer los datos del directorio (usuarios y grupos).

Paso 3: Configurar las reglas de sincronización

Una vez conectado, configure cómo fluyen los datos entre los sistemas: * Provisionamiento de usuarios: Habilite “Auto-Create Users” para generar automáticamente un monedero de 4Geeks Perks para los nuevos empleados añadidos a su sistema de RR.HH. * Des-provisionamiento: Habilite “Auto-Archive Users” para revocar instantáneamente el acceso a los beneficios cuando un empleado deja la empresa, protegiendo su presupuesto.

Método 2: Uso de la API personalizada

Para flujos de trabajo únicos, puede utilizar la API de 4Geeks para gestionar programáticamente a los empleados y sus beneficios.

Paso 1: Generar claves de API

  1. Vaya a la 4Geeks Console > Settings > API Keys.
  2. Copie su Live Key (empieza por sk_live_). Advertencia: Nunca comparta esta clave públicamente.

Paso 2: Implementar la sincronización de usuarios

utilice su equipo de desarrollo o a 4Geeks Teams para crear un conector que llame a la API de 4Geeks. Interactuará principalmente con los endpoints de Usuarios para crear, actualizar o desactivar empleados basándose en activadores (triggers) de su software de RR.HH.

  • Endpoint: POST /v1/users/
  • Ejemplo de carga útil (Payload): 
    {
  "email": "empleado@empresa.com",
  "first_name": "Jane",
  "last_name": "Doe",
  "role": "employee",
  "status": "active"
}

Paso 3: Probar la integración

utilice su Test Key (sk_test_) para simular la incorporación de empleados sin afectar a los datos reales. Asegúrese de que la creación de un usuario en su sandbox de RR.HH. active correctamente la creación de un usuario en el entorno sandbox de 4Geeks Perks.

Casos de uso comunes

Escenario 1: Incorporación automatizada

Situación: Una empresa tecnológica de alto crecimiento contrata a 10 nuevos desarrolladores cada mes. Crear manualmente monederos de beneficios para cada uno es tedioso. Solución: Al integrarse con su HRIS, en cuanto un nuevo empleado se marca como “Activo” en el sistema de RR.HH., 4Geeks Perks crea automáticamente su perfil y le asigna el paquete de beneficios estándar para “Nuevas contrataciones”. Resultado: El nuevo empleado recibe su tarjeta digital 4Geeks Perks Card por correo electrónico en su primer día sin intervención manual de RR.HH.

Escenario 2: Desvinculación instantánea

Situación: Un empleado renuncia y RR.HH. olvida cancelar su tarjeta de beneficios, lo que provoca gastos no autorizados en comidas después de su partida. Solución: Con la integración habilitada, marcar al empleado como “Desvinculado” (Terminated) en el sistema de RR.HH. activa una actualización inmediata del estado en 4Geeks Perks. Resultado: El monedero del empleado se congela al instante, evitando cualquier uso posterior al empleo y ahorrando costes.

Solución de problemas

Problema 1: Los datos de los empleados no se sincronizan

  • Causa: El intervalo de sincronización puede no ser inmediato (algunos sistemas se sincronizan cada 24 horas) o se revocaron los permisos.
  • Solución: Compruebe la marca de tiempo de “Última sincronización” (Last Sync) en sus Ajustes de Integración. A menudo puede forzar una acción de “Sincronizar ahora”. Si eso falla, verifique que la aplicación 4Geeks siga teniendo permisos de “Lectura” en su HRIS.

Problema 2: Error “El usuario ya existe”

  • Causa: Creó manualmente un usuario en 4Geeks Perks antes de que la integración intentara importarlo.
  • Solución: El sistema suele coincidir mediante la dirección de correo electrónico. Asegúrese de que el correo electrónico en su sistema de RR.HH. coincida con el creado manualmente. Si el problema persiste, contacte con el soporte para combinar los registros.

Problema 3: Las nuevas contrataciones no reciben el correo electrónico de su Perks Card

  • Causa: El perfil del usuario se creó pero el activador del “Correo de bienvenida” podría estar desactivado.
  • Solución: En la 4Geeks Console, vaya a Perks > Settings > Notifications y asegúrese de que el correo electrónico de “Bienvenida a nuevo usuario” (New User Welcome) esté activo.

Conclusión

Integrar 4Geeks Perks con su software de RR.HH. transforma la gestión de beneficios de una tarea manual en una ventaja estratégica y automatizada. Al garantizar la precisión y puntualidad de los datos, mejora la experiencia del empleado a la vez que protege los recursos de la empresa.

¿Necesita ayuda con una integración compleja? * Explore: La Documentación de 4Geeks para referencias de la API. * Contacte: Póngase en contacto con nuestro Equipo de Soporte para obtener asistencia técnica guiada.