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Cómo ofrecer acceso a espacios de coworking como beneficio de trabajo remoto con 4Geeks Perks

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A medida que los modelos de trabajo remoto e híbrido se convierten en el estándar, los empleados valoran cada vez más la opción de trabajar desde entornos profesionales fuera de sus hogares. Ofrecer acceso a espacios de coworking como beneficio puede aumentar significativamente la productividad, proporcionando un espacio de trabajo dedicado para la concentración profunda o la colaboración en equipo. Con 4Geeks Perks, puede gestionar fácilmente este beneficio asignando fondos específicamente para membresías de coworking o pases diarios, ofreciendo a su equipo la flexibilidad de elegir dónde trabajan mejor.

Esta guía detalla cómo configurar un subsidio de coworking, configurar las restricciones de gasto y realizar un seguimiento del uso para garantizar que su estrategia de trabajo remoto sea efectiva y se ajuste al presupuesto.

Requisitos previos

Para implementar un beneficio de espacio de coworking, asegúrese de que se cumpla lo siguiente:

  • Acceso de administrador: Debe tener una cuenta de administrador en la 4Geeks Console.
  • Módulo Perks activo: El módulo 4Geeks Perks debe estar habilitado para su organización.
  • Inscripción de empleados: Los miembros del equipo deben tener cuentas activas y acceso a la aplicación móvil o a la tarjeta RFID de 4Geeks Perks.

Instrucciones paso a paso

Siga estos pasos para crear y gestionar un subsidio de espacio de coworking para su equipo.

Paso 1: Crear un monedero de “Espacio de trabajo”

Establezca un monedero dedicado para separar los fondos de coworking de otros subsidios como las comidas o el bienestar.

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
  2. Navegue al módulo Perks y seleccione Wallet Management.
  3. Haga clic en Create New Wallet.
  4. Nombre el monedero: Utilice un nombre claro como “Pase de Coworking”, “Subsidio de Oficina Remota” o “Asignación de Espacio de Trabajo”.
  5. Seleccione la categoría: Elija Office Supplies & Workspace o una categoría similar. Esto garantiza informes precisos y le permite restringir el gasto a los proveedores pertinentes.

Paso 2: Definir las reglas de asignación

Determine el presupuesto y la frecuencia del beneficio de coworking.

  1. Vaya a la pestaña Allocation Rules dentro de su nuevo monedero.
  2. Establezca la recurrencia:
    • Mensual (Monthly): Ideal para membresías continuas (ej., $300/mes por un puesto flexible o “hot desk”).
    • De una sola vez (One-Time): Útil para pases diarios ocasionales o reuniones de equipo específicas.
  3. Establezca los límites: Defina el tope monetario por empleado.
  4. Política de caducidad: Decida si los fondos no utilizados caducan al final del mes. Para las membresías de coworking, un modelo de “úsalo o piérdelo” suele alinearse con los ciclos de facturación mensuales.

Paso 3: Configurar las restricciones de comercios

Asegúrese de que los fondos se utilicen exclusivamente para espacios de coworking.

  1. Navegue a Merchant Restrictions.
  2. Lista blanca de proveedores: Puede restringir las transacciones a las principales cadenas de coworking (ej., WeWork, Regus) o a centros locales.
  3. Restricciones de categoría: Alternativamente, restrinja el gasto a las categorías de comercios de “Agentes y gestores inmobiliarios - Alquileres” o “Servicios empresariales” para cubrir una gama más amplia de espacios independientes.
  4. Bloqueo de categorías no conformes: Asegúrese de que categorías como “Venta minorista” o “Restaurantes” estén bloqueadas para este monedero específico para evitar un uso indebido.

Paso 4: Asignación y notificación

Despliegue el beneficio entre sus empleados remotos e híbridos.

  1. Vaya a la pestaña Employees.
  2. Filtre por Ubicación (Location) o Departamento (Department) (ej., “Personal remoto”) y asigne el monedero.
  3. Enviar notificación: Informe a los empleados por correo electrónico o a través de la aplicación. Explique que pueden utilizar su tarjeta 4Geeks Perks para pagar directamente en el espacio de coworking o vincular la tarjeta a una aplicación de membresía para la facturación periódica.

Casos de uso comunes

Escenario 1: El puesto flexible híbrido (“Hot Desk”)

  • Situación: Una empresa tiene una política de “trabaja desde cualquier lugar” pero quiere apoyar a los empleados que necesitan un descanso de su oficina en casa.
  • Configuración: Se asigna un monedero mensual de “Flex Desk” de $200 a todos los empleados remotos. El monedero está restringido a proveedores de coworking reconocidos.
  • Resultado: Los empleados utilizan su subsidio para reservar pases diarios en centros locales siempre que necesitan un entorno profesional, sin necesidad de presentar informes de gastos.

Escenario 2: Centros de equipo regionales

  • Situación: Un equipo distribuido desea reunirse una vez a la semana en una ciudad específica.
  • Configuración: El gerente asigna un monedero de “Día de equipo” a los empleados de esa región.
  • Resultado: El equipo utiliza sus fondos colectivos para alquilar una sala de reuniones o una oficina privada por un día en un espacio de coworking local, fomentando la colaboración y la vinculación del equipo.

Solución de problemas

Problema 1: Pago rechazado por “Comercio no autorizado”

  • Causa: Es posible que los espacios de coworking independientes y más pequeños estén categorizados de forma diferente por los procesadores de pagos (ej., como “Consultoría” o “Educación”).
  • Solución: Compruebe los detalles de la transacción en la pestaña Analytics. Incluya manualmente el ID del proveedor específico en la lista blanca para permitir futuros pagos.

Problema 2: Fallo en la membresía periódica

  • Causa: Si el saldo del monedero es insuficiente en el momento del cargo de renovación automática, la transacción será rechazada.
  • Solución: Aconseje a los empleados que sincronicen su fecha de facturación de la membresía con la fecha de recarga del monedero (ej., el día 1 del mes). Considere añadir un pequeño margen a la asignación si los impuestos o las tasas varían.

Conclusión

Ofrecer acceso a coworking a través de 4Geeks Perks empodera a su equipo con opciones y flexibilidad, manteniendo su presupuesto controlado. Al automatizar el desembolso y la restricción de los fondos, proporciona un beneficio de alto valor que apoya la productividad y el equilibrio entre la vida laboral y personal sin la carga administrativa.

Para obtener más información sobre la gestión de equipos remotos y beneficios, explore los recursos de 4Geeks Talent o póngase en contacto con el soporte en 4geeks.io/contact.