Cómo ofrecer plazas de aparcamiento corporativo con 4Geeks Perks

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El transporte y el aparcamiento son unos de los beneficios más valorados pero también más difíciles de gestionar en un entorno corporativo. 4Geeks Perks simplifica esto a través de su módulo de Aparcamiento (Parking module) dedicado, que se integra con plataformas como Parso para digitalizar toda la experiencia.

En lugar de gestionar pases físicos o hojas de cálculo, los administradores pueden supervisar el inventario, automatizar el control de acceso y ofrecer opciones de reserva flexibles directamente desde el panel de control. Este sistema sustituye los permisos físicos por digitales, garantiza la disponibilidad y reduce el estrés de los desplazamientos matutinos. Esta guía explica cómo configurar y ofrecer plazas de aparcamiento corporativo a sus empleados.

Requisitos previos¶

Antes de configurar los beneficios de aparcamiento, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

• Cuenta de administrador activa: Debe tener acceso administrativo a la 4Geeks Console.
• 4Geeks Perks habilitado: Su organización debe tener una suscripción activa. El módulo de Aparcamiento está disponible tanto en el plan gratuito como en el premium.
• Integración con Parso (Recomendado): Para el acceso automatizado a través de barreras y la disponibilidad en tiempo real, se recomienda encarecidamente una integración activa con Parso.

Instrucciones paso a paso¶

Siga estos pasos para configurar su política de aparcamiento corporativo y habilitar el acceso a su fuerza laboral.

Paso 1: Habilitar el módulo de Aparcamiento¶

1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
2. Navegue al panel de 4Geeks Perks y seleccione Services & Modules.
3. Busque el módulo Parking y cámbielo a Active (Activo).
4. Si utiliza Parso para el control de acceso, vaya a la pestaña Integrations y siga las instrucciones para conectar su cuenta. Esto sincronizará su inventario físico de aparcamiento con la plataforma digital.

Paso 2: Definir el inventario de aparcamiento y las zonas¶

Organice sus plazas disponibles para que coincidan con la disposición de sus instalaciones.

1. En los ajustes del módulo de Aparcamiento, vaya a Inventory Management.
2. Cree Zonas (Zones) (ej., “Sótano Nivel 1,” “Aparcamiento de visitantes,” “Área de ejecutivos”).
3. Defina el número de plazas disponibles por zona. Si utiliza la integración con Parso, estos datos pueden rellenarse automáticamente basándose en los datos de los sensores en tiempo real.

Paso 3: Establecer reglas de asignación y elegibilidad¶

Decida cómo pueden acceder los empleados a estas plazas, ya sea por asignación, reserva o por orden de llegada.

1. Vaya a la sección Eligibility.
2. Cree Grupos de Acceso (Access Groups) (ej., “Viajeros diarios,” “Personal híbrido,” “Ejecutivos”).
3. Asigne reglas específicas a cada grupo:
   • Asignación fija (Fixed Assignment): Concede una plaza permanente (ideal para ejecutivos).
   • Basado en reservas (Reservation-Based): Permite a los empleados reservar una plaza con antelación (ideal para trabajadores híbridos).
   • Basado en solicitudes (Request-Based): Requiere la aprobación del administrador para cada reserva.

Paso 4: Configurar los permisos digitales¶

Sustituya las tarjetas físicas por el acceso digital.

1. Navegue a Access Control.
2. Habilite Digital Parking Permits. Esto genera un código QR o una identificación digital dentro de la aplicación móvil 4Geeks Perks para los empleados elegibles.
3. Si sus instalaciones lo permiten, habilite el Reconocimiento de Matrículas (LPR) para que las barreras se abran automáticamente cuando llegue un vehículo autorizado.

Paso 5: Invitar a los empleados a registrar sus vehículos¶

1. Envíe una notificación a través de la plataforma invitando a los empleados a configurar su perfil de aparcamiento.
2. Los empleados deberán introducir los datos de su vehículo (marca, modelo, matrícula) en la aplicación para activar su permiso digital.

Casos de uso comunes¶

Escenario 1: Gestión de horarios de trabajo híbridos¶

• Situación: Una empresa con 500 empleados solo tiene 300 plazas de aparcamiento, pero la mayoría del personal trabaja desde casa 2 días a la semana.
• Aplicación: El administrador establece una política Basada en Reservas. Los empleados utilizan la aplicación móvil 4Geeks Perks para reservar una plaza solo para los días que planean acudir a la oficina.
• Resultado: Se maximiza la utilización. La función de “Datos en tiempo real” muestra a los empleados exactamente cuántas plazas quedan antes de que salgan de casa, eliminando la frustración de conducir hasta allí solo para encontrar el aparcamiento lleno.

Escenario 2: Aparcamiento para invitados y visitantes¶

• Situación: Un gerente de ventas invita a un cliente a una reunión y necesita una plaza garantizada.
• Aplicación: El gerente inicia sesión en el portal y utiliza la función de Gestión de Aparcamiento para Invitados (Guest Parking Management) para reservar una plaza específica en la “Zona de Visitantes” para el vehículo del cliente.
• Resultado: El cliente recibe un código de acceso digital temporal por correo electrónico, lo que le permite entrar en el aparcamiento sin problemas a su llegada.

Solución de problemas¶

Problema 1: La barrera no se abre para un empleado¶

• Causa: La información de la matrícula del empleado puede ser incorrecta en su perfil, o falta su reserva para ese día específico.
• Solución: Verifique los datos del vehículo en la sección de Gestión de Usuarios (User Management). Asegúrese de que el empleado tenga una reserva confirmada para la fecha y hora actuales.

Problema 2: La disponibilidad en tiempo real parece inexacta¶

• Causa: Problemas de conectividad entre los sensores de la barrera (IoT) y el panel de control.
• Solución: Compruebe el estado de la Integración con Parso en la pestaña de ajustes. Si la conexión está activa pero los datos se retrasan, póngase en contacto con el soporte de 4Geeks para restablecer el intervalo de sincronización.

Problema 3: Los empleados no pueden ver el botón “Reservar” (Reserve)¶

• Causa: El empleado no pertenece a un Grupo de Elegibilidad que permita las reservas, o el plazo de reserva se ha cerrado.
• Solución: Revise las reglas de asignación en el Paso 3. Asegúrese de que el empleado esté correctamente categorizado (ej., “Personal híbrido”) y que los plazos de reserva permitan las reservas en el momento actual.

Conclusión¶

Al digitalizar el aparcamiento corporativo con 4Geeks Perks, transforma un dolor de cabeza operativo diario en una experiencia fluida. Tanto si necesita gestionar recursos escasos para una fuerza laboral híbrida como proporcionar acceso VIP para ejecutivos, la plataforma ofrece la flexibilidad y los datos necesarios para optimizar el uso de sus instalaciones.

Recursos adicionales¶

• 4Geeks Console - Gestione sus instalaciones y beneficios.
• 4Geeks Asset - Realice el seguimiento de otras propiedades y equipos de la empresa.
• 4Geeks Talent - Contrate personal para gestionar sus instalaciones.

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