Cómo realizar el seguimiento del uso de la estación de café de la oficina con integraciones IoT en 4Geeks Perks

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Gestionar los servicios de la oficina de forma eficiente requiere visibilidad sobre cómo se utilizan. 4Geeks Perks transforma su sala de descanso estándar en un entorno inteligente basado en datos mediante la integración directa con estaciones de café habilitadas para IoT.

Al conectar sus máquinas de café al ecosistema de 4Geeks, puede realizar un seguimiento del consumo en tiempo real, automatizar la planificación del inventario basándose en el uso real y comprender las preferencias de los empleados. Esta integración permite a los empleados acceder a opciones de café premium utilizando su 4Geeks Perks Card o la aplicación móvil, mientras que los administradores obtienen información valiosa sobre los patrones de consumo para optimizar los presupuestos y los contratos con los proveedores.

Este artículo lo guía a través de la configuración y gestión de las integraciones de estaciones de café IoT para supervisar el uso de forma eficaz.

Requisitos previos¶

Antes de configurar el seguimiento de su estación de café, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

Cuenta de administrador activa: Debe tener acceso administrativo a la 4Geeks Console.
4Geeks Perks habilitado: El módulo 4Geeks Perks debe estar activo en su cuenta.
Hardware compatible con IoT: Su máquina de café de oficina debe admitir conectividad IoT (ej., modelos específicos de Britt o Nespresso Professional) y estar conectada a la red de la oficina.
Credenciales de los empleados: Los empleados deben contar con sus 4Geeks Perks Cards basadas en RFID o tener la aplicación móvil configurada como Smart ID.

Instrucciones paso a paso¶

Siga estos pasos para configurar su estación de café inteligente y comenzar a realizar el seguimiento de los datos de uso.

Paso 1: Registrar el dispositivo de la estación de café¶

Para comenzar el seguimiento, la máquina física debe ser reconocida por la plataforma 4Geeks Perks.

Inicie sesión en la 4Geeks Console.
Navegue al módulo Perks y seleccione Integrations > IoT Devices.
Haga clic en Add New Device.
Seleccione Coffee Station en la lista de categorías de dispositivos.
Introduzca el número de serie y la dirección IP de la máquina para establecer la conexión.
Asigne el dispositivo a una ubicación (Location) específica (ej., “Vestíbulo principal” o “Sala de descanso del 3er piso”) para garantizar informes precisos por zona.

Una vez conectado, debe definir qué constituye el “uso”. Esto implica mapear las opciones de dispensación de la máquina con sus métricas de informes internos.

En los ajustes del dispositivo, haga clic en Menu Configuration.
Mapee los códigos de salida de la máquina (ej., “Bev_01”) con nombres legibles (ej., “Capuchino”, “Espresso”).
Establezca los valores de consumo: Si opera con un sistema basado en puntos o un modelo subvencionado, asigne un valor en puntos o un coste a cada bebida.
- Consejo: Puede configurar el café estándar como “Gratis” (0 puntos) y las bebidas premium como “Mocha” como “De pago” (ej., 50 puntos) para gestionar los costes.
Haga clic en Save Configuration para enviar estas actualizaciones a la máquina.

Paso 3: Habilitar la autenticación de usuarios¶

Para realizar un seguimiento de quién está utilizando la estación y con qué frecuencia, habilite la autenticación a través del ecosistema de Perks.

Vaya a la pestaña Security & Access dentro de los ajustes del dispositivo.
Habilite RFID/NFC Authentication. Esto permite a los empleados acercar su 4Geeks Perks Card para desbloquear la máquina y servirse una bebida.
Opcionalmente, habilite Mobile Smart ID para permitir el desbloqueo a través de la aplicación móvil.

Paso 4: Acceder a los informes de consumo¶

Una vez que el sistema esté activo, los datos comenzarán a fluir hacia su panel de control.

Navegue a Perks > Reports.
Seleccione la pestaña Consumption.
Aquí puede ver el Desglose mensual (Monthly Breakdown), que muestra el total de servicios dispensados por máquina y por proveedor.
Utilice el widget de Trends (Tendencias) para identificar los artículos del “Menú con mejor rendimiento”, lo que le ayudará a decidir qué variedades de café en grano debe almacenar más.

Casos de uso comunes¶

Escenario 1: Optimización del inventario y negociaciones con proveedores¶

Situación: El responsable de la oficina nota que el café en grano se agota de forma desigual en las distintas plantas, lo que provoca pedidos de emergencia y mayores costes.
Aplicación: Mediante el seguimiento de 4Geeks Perks, genera un informe de “Consumo por ubicación”. Descubre que el equipo de marketing de la 3ª planta consume un 40% más de espresso que la 1ª planta.
Resultado: Ajusta su pedido habitual con el proveedor para que coincida con los patrones de consumo reales, reduciendo el desperdicio en la 1ª planta y evitando la escasez en la 3ª. También utiliza los datos de volumen agregado para negociar un descuento por volumen.

Escenario 2: Gestión de presupuestos departamentales¶

Situación: Desea ofrecer café gratuito pero limitar las bebidas premium (como los lattes de sabores) para garantizar la equidad y el control presupuestario.
Aplicación: Configura la integración IoT para deducir puntos del monedero personal del empleado por las bebidas premium. El café solo estándar sigue siendo gratuito.
Resultado: Los empleados disfrutan de beneficios específicos sin que la empresa gaste en exceso. El sistema realiza un seguimiento automático del uso y usted puede ver un informe del consumo “Subvencionado frente a pagado por el empleado” al final del mes.

Solución de problemas¶

Problema 1: La máquina no sincroniza los datos de consumo¶

Causa: Las interrupciones de la red o las restricciones del cortafuegos en la red Wi-Fi de la oficina pueden estar bloqueando el puerto IoT.
Solución: Asegúrese de que la máquina de café esté conectada a una VLAN IoT dedicada y de que los puertos necesarios (enumerados en el manual del hardware) estén en la lista blanca para el tráfico de salida hacia la 4Geeks Console.

Problema 2: Los carnés de los empleados no se leen¶

Causa: El lector RFID de la máquina puede necesitar una actualización de firmware o la tarjeta no está vinculada al perfil activo del usuario.
Solución: Verifique el estado del empleado en 4Geeks Talent. Si el usuario está activo, intente reiniciar el lector de tarjetas de la máquina.

Problema 3: Discrepancia entre el inventario utilizado y las tazas servidas¶

Causa: Los ciclos de mantenimiento (limpieza/enjuague) suelen contarse como “servicios dispensados” por los ajustes predeterminados del hardware.
Solución: En la configuración del menú (Menu Configuration) (Paso 2), asegúrese de que los códigos de “Mantenimiento/Limpieza” estén marcados como “No consumibles” para que no distorsionen sus informes de consumo.

Conclusión¶

La integración de las estaciones de café de su oficina con 4Geeks Perks convierte un simple servicio en un activo medible. Al realizar un seguimiento del uso a través de conexiones IoT, obtiene la visibilidad necesaria para controlar los costes, automatizar el inventario y mejorar la experiencia del empleado.

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