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Cómo sincronizar los datos de 4Geeks Perks con Slack o Microsoft Teams

🤖 Explicar con IA

Integrar 4Geeks Perks con las plataformas de comunicación de su organización —Slack o Microsoft Teams— mantiene a su fuerza laboral comprometida al llevar las notificaciones de beneficios, las actualizaciones de saldo y el reconocimiento directamente a su flujo de trabajo diario. En lugar de exigir que los empleados inicien sesión en un portal independiente para comprobar su estado, puede enviar los datos relevantes a donde ya colaboran.

Este artículo explica cómo configurar estas integraciones utilizando la 4Geeks Console para automatizar las notificaciones y agilizar la visibilidad de los beneficios.

Requisitos previos

Antes de configurar la sincronización, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Cuenta de administrador activa: Necesita acceso administrativo a la 4Geeks Console.
  • Suscripción activa a 4Geeks Perks: El módulo 4Geeks Perks debe estar activo en su cuenta.
  • Permisos de la plataforma: Debe tener permisos de “Admin” o “App Manager” en su espacio de trabajo de Slack o en su inquilino (Tenant) de Microsoft Teams para instalar aplicaciones de terceros.
  • Plan Estándar o Premium: Las integraciones con Slack y MS Teams son funciones estándar disponibles en la mayoría de los planes.

Configuración paso a paso

Siga estos pasos para conectar su cuenta de 4Geeks Perks con su herramienta de comunicación preferida.

Paso 1: Acceder al centro de integraciones

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
  2. Navegue al módulo Perks desde el panel principal.
  3. Haga clic en Settings (Ajustes) y seleccione la pestaña Integrations (Integraciones). Esta sección enumera todos los conectores disponibles, incluyendo sistemas HRIS, software de nómina y herramientas de comunicación.

Paso 2: Conectar con Slack o Microsoft Teams

  1. Localice la sección Communication dentro de la pestaña de integraciones.
  2. Haga clic en Connect (Conectar) junto a “Slack” o “MS Teams”.
  3. Se le redirigirá a la página de autorización de la plataforma respectiva (ej., “Permitir que 4Geeks acceda a su espacio de trabajo de Slack”).
  4. Revise los permisos solicitados (normalmente para publicar mensajes y leer los correos electrónicos de los usuarios para el mapeo) y haga clic en Allow (Permitir) o Authorize (Autorizar).

Paso 3: Configurar los eventos de notificación

Una vez conectado, debe definir qué datos activan una notificación.

  1. Vuelva a la página de configuración de Integrations en la 4Geeks Console.
  2. Seleccione los eventos (Events) que desea sincronizar. Las opciones comunes incluyen:
    • Wallet Funded (Monedero financiado): Notificar a los empleados cuando se asignan los puntos mensuales.
    • Perk Redeemed (Beneficio canjeado): Activar una actualización cuando se reclama con éxito un beneficio.
    • Low Balance Warning (Aviso de saldo bajo): Alertar a los usuarios cuando su monedero se está agotando.
  3. Elija el destino (Destination):
    • Mensaje directo (DM): La mejor opción para alertas privadas como los saldos del monedero.
    • Canal público: La mejor opción para anuncios de “Nuevo beneficio añadido” o para celebrar las recompensas del equipo.

Paso 4: Mapear usuarios (opcional pero recomendado)

Para garantizar que los mensajes lleguen a los empleados correctos, el sistema hace coincidir a los usuarios basándose en las direcciones de correo electrónico.

  1. En la sección User Mapping (Mapeo de usuarios), haga clic en Sync Users (Sincronizar usuarios).
  2. El sistema comparará las direcciones de correo electrónico en 4Geeks Perks con las de su espacio de trabajo de Slack/Teams.
  3. Revise los usuarios no coincidentes y mapéelos manualmente si es necesario (ej., si un empleado utiliza un alias diferente).

Casos de uso comunes

Escenario 1: Automatización de anuncios de “Nuevos beneficios”

  • Situación: Ha añadido un nuevo beneficio de “Micromercado de autoservicio” o de “Carga de coches eléctricos” a su catálogo.
  • Configuración: Establece una regla para publicar en el canal #general o #anuncios-empresa cada vez que se añada un nuevo artículo al catálogo.
  • Resultado: Los empleados se enteran instantáneamente del nuevo beneficio sin necesidad de un envío masivo de correos electrónicos, lo que impulsa una adopción y un compromiso inmediatos.

Escenario 2: Consultas de saldo en tiempo real mediante agentes de IA

  • Situación: Un empleado quiere saber si tiene suficientes puntos para un vale de almuerzo pero no quiere iniciar sesión en el portal web.
  • Configuración: Al integrar los agentes de IA de 4Geeks con Slack/Teams, los empleados pueden simplemente escribir /4geeks balance o preguntar al bot “¿Cuántos puntos tengo?”.
  • Resultado: El bot recupera el saldo en tiempo real del monedero de 4Geeks Perks y responde de forma privada en el chat.

Solución de problemas

Problema 1: Las notificaciones no aparecen en el canal

  • Causa: Es posible que el bot de 4Geeks no haya sido invitado al canal privado específico.
  • Solución: En Slack o Teams, vaya a los ajustes del canal y “Añada la aplicación” o “Invite” al bot de 4Geeks. Los canales públicos suelen funcionar sin invitación manual si se concedieron permisos globales.

Problema 2: Errores de “Usuario no encontrado” en los mensajes directos

  • Causa: La dirección de correo electrónico del empleado en 4Geeks Perks no coincide con su correo en Slack/Teams.
  • Solución: Vaya a User Mapping en los ajustes de integración. Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico coincidan exactamente. Si difieren, actualice el perfil en 4Geeks Perks para que coincida con la plataforma de comunicación.

Problema 3: La integración se desconecta con frecuencia

  • Causa: El usuario administrador que autorizó la integración puede haber perdido los permisos o haber cambiado su contraseña.
  • Solución: Vuelva a autorizar la conexión en la pestaña Integrations utilizando una cuenta de servicio o una cuenta de administrador con privilegios permanentes.

Conclusión

Sincronizar 4Geeks Perks con sus herramientas de comunicación transforma los beneficios de un “portal” pasivo en una parte activa de la cultura de su empresa. Al automatizar las actualizaciones y permitir las interacciones basadas en el chat, garantiza que su inversión en el bienestar de los empleados sea visible, accesible y utilizada.

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