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Configuración de notificaciones para el uso de beneficios y saldos bajos en 4Geeks Perks

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La gestión eficaz de los beneficios requiere información puntual. 4Geeks Perks ofrece ajustes de notificación robustos que permiten tanto a los administradores como a los empleados mantenerse informados sobre los saldos de los monederos y las tendencias de uso. Al configurar estas alertas, se asegura de que los empleados nunca se enfrenten a incómodos rechazos de sus tarjetas por falta de fondos y de que los administradores mantengan una visibilidad en tiempo real sobre la utilización de los beneficios.

Este artículo lo guía a través de la configuración de notificaciones automáticas para saldos bajos e hitos de alto uso, garantizando una experiencia fluida con la tarjeta (4Geeks Perks Card) y el monedero (Wallet).

Requisitos previos

Antes de configurar las reglas de notificación, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Cuenta de administrador activa: Debe tener acceso administrativo a la 4Geeks Console.
  • Módulo Perks habilitado: El módulo 4Geeks Perks debe estar activo en su cuenta.
  • Monederos activos: Los empleados deben tener monederos activos asignados.
  • Información de contacto: Asegúrese de que los perfiles de los empleados incluyan direcciones de correo electrónico válidas y, para las notificaciones Push/SMS, números de teléfono móvil vinculados a la aplicación móvil.

Cómo configurar las reglas de notificación

Las notificaciones pueden configurarse a nivel global para la organización o personalizarse para tipos de monederos individuales.

Paso 1: Acceder a la configuración de Perks

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console utilizando sus credenciales de administrador.
  2. Seleccione Perks en el menú de navegación principal.
  3. Haga clic en el icono de engranaje de Settings situado en la esquina superior derecha del panel.
  4. Seleccione la pestaña Notifications & Alerts.

Paso 2: Configurar alertas de saldo bajo (para el empleado)

Las alertas de saldo bajo son fundamentales para la experiencia del empleado, ya que aseguran que recargue o solicite fondos antes de que se rechace una transacción.

  1. Localice la sección Wallet Balance Alerts.
  2. Active el interruptor de Enable Low Balance Notifications.
  3. Defina el umbral: Establezca el importe específico o el porcentaje que activa la alerta (ej., “Notificar cuando el saldo baje de $15.00” o “Notificar cuando quede el 10% de la capacidad”).
  4. Seleccione los canales: Elija cómo recibe el empleado este mensaje:
    • Email: Envía una alerta estándar a su correo electrónico de trabajo registrado.
    • Mobile Push: Envía una notificación al dispositivo móvil del empleado (requiere la aplicación 4Geeks Perks).
    • SMS: Envía un mensaje de texto (pueden aplicarse tarifas del operador).
  5. Haga clic en Save Rule.

Paso 3: Configurar alertas de velocidad de uso (para el administrador)

Las alertas de uso ayudan a los administradores a rastrear anomalías en el gasto o altas tasas de compromiso en categorías de beneficios específicas (ej., comida, bienestar, transporte).

  1. Desplácese hasta la sección Usage & Velocity.
  2. Haga clic en Add New Rule.
  3. Seleccione el alcance (Scope): Elija si esto se aplica a toda la organización, a un departamento específico o a una categoría de beneficio (Perk Category) concreta (ej., “Gimnasio” o “Subsidio de comida”).
  4. Establezca la condición: Defina el evento activador.
    • Ejemplo: “Notificar al administrador cuando se consuma más del 80% del presupuesto mensual asignado.”
    • Ejemplo: “Notificar al administrador si las transacciones diarias superan los $500 para un solo usuario.”
  5. Asigne el destinatario: Seleccione al administrador o gerente de finanzas que debe recibir estas alertas.
  6. Haga clic en Create Alert.

Paso 4: Personalizar las plantillas de notificación (Opcional)

Para mantener una voz corporativa coherente con la empresa, puede personalizar los mensajes que se envían a los empleados.

  1. Navegue a la pestaña secundaria Templates dentro de Notifications.
  2. Seleccione Low Balance Alert.
  3. Edite el asunto y el cuerpo del texto. Puede utilizar variables dinámicas como {{current_balance}}, {{employee_name}} y {{wallet_link}} para dirigirlos inmediatamente a su panel.
  4. Haga clic en Save Template.

Casos de uso comunes

Escenario 1: Evitar rechazos a la hora del almuerzo

  • Situación: Un empleado utiliza su tarjeta 4Geeks Perks Card a diario en la cafetería corporativa. No es consciente de que su asignación mensual para el almuerzo está casi agotada.
  • Configuración: Establece una Alerta de saldo bajo para que se active cuando el monedero baje de $10.00.
  • Resultado: El empleado recibe una notificación push en su teléfono inmediatamente después de la compra de ayer, advirtiéndole que solo le quedan $8.00. Se le recuerda que verifique su saldo o espere a la asignación del mes siguiente, evitando una transacción rechazada hoy en la caja.

Escenario 2: Supervisión de picos en el presupuesto de transporte

  • Situación: Su empresa proporciona un subsidio de transporte corporativo. Nota que los costes varían enormemente y desea realizar un seguimiento del consumo rápido.
  • Configuración: Establece una Alerta de uso para notificar al Equipo de Finanzas si el 75% del presupuesto total de transporte se utiliza antes del día 15 del mes.
  • Resultado: El día 12, se activa la alerta por correo electrónico. El gerente de finanzas inicia sesión en la 4Geeks Console e identifica que un equipo específico está utilizando intensamente los vehículos de transporte compartido para reuniones con clientes, lo que permite realizar ajustes presupuestarios inmediatos o revisiones de las políticas.

Solución de problemas

Problema 1: Los empleados no reciben notificaciones push en el móvil

  • Causa: Es posible que el empleado haya desactivado las notificaciones de la aplicación 4Geeks en los ajustes del sistema operativo.
  • Solución: Aconseje al empleado que verifique los Ajustes > Notificaciones > 4Geeks Perks de su teléfono y se asegure de que “Permitir notificaciones” esté activado.

Problema 2: Las alertas se activan con demasiada frecuencia

  • Causa: El umbral puede estar configurado demasiado alto (ej., alertar cuando el saldo es inferior a $100 para una asignación de $150).
  • Solución: Ajuste el umbral en la sección Wallet Balance Alerts a un valor más bajo, como $10 o $20, para asegurar que las alertas sean significativas y urgentes.

Problema 3: Las notificaciones por correo electrónico llegan a la carpeta de spam

  • Causa: El cortafuegos de correo electrónico de su organización podría estar filtrando los mensajes automáticos.
  • Solución: Asegúrese de que el dominio noreply@4geeks.io (o su dominio personalizado si utiliza las funciones de Marca Blanca) esté en la lista blanca de la configuración del servidor de correo electrónico de su empresa.

Conclusión

La configuración de notificaciones precisas para 4Geeks Perks transforma la gestión de beneficios de reactiva en proactiva. Al alertar a los empleados antes de que se queden sin fondos y mantener informados a los administradores sobre las tendencias de uso, crea una experiencia más fluida y atractiva para su fuerza laboral.

Para obtener más ayuda con la configuración de integraciones o límites de tarjetas personalizados, visite el Centro de ayuda de 4Geeks o póngase en contacto con nuestro equipo de soporte.