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Configuración de recordatorios de citas automatizados por SMS y correo electrónico en 4Geeks Health

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Las inasistencias de pacientes y las cancelaciones de último minuto pueden interrumpir significativamente los flujos de trabajo clínicos y provocar una pérdida de ingresos. 4Geeks Health proporciona una sólida suite de automatización que permite a las clínicas y hospitales enviar recordatorios de citas oportunos por SMS y correo electrónico. Al automatizar estas comunicaciones, puede mejorar la asistencia de los pacientes, mejorar la experiencia del paciente y permitir que su personal se centre en la atención en lugar de en las tareas administrativas manuales.

Requisitos previos

Antes de configurar los recordatorios automatizados, asegúrese de que su cuenta cumpla con los siguientes criterios:

  • Cuenta activa de 4Geeks Health: Debe tener una suscripción activa a la plataforma 4Geeks Health.
  • Permisos administrativos: Solo los usuarios con roles de “Administrador” o “Gerente de clínica” en la 4Geeks Console pueden modificar la configuración de comunicación.
  • Puerta de enlace de SMS/correo electrónico configurada: Asegúrese de que su dominio de correo electrónico esté verificado y que sus créditos/proveedor de SMS estén activos dentro de la configuración de la plataforma.
  • Datos del paciente: Los pacientes deben tener direcciones de correo electrónico y números de teléfono móvil válidos (incluidos los códigos de país) guardados en sus registros.

Cómo configurar recordatorios de citas automatizados

Siga estos pasos accionables para activar y personalizar sus flujos de trabajo de recordatorios dentro de 4Geeks Health.

Paso 1: Acceder a la configuración de comunicación

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
  2. Seleccione el módulo Health en su barra lateral.
  3. Navegue a Configuración y haga clic en la pestaña Notificaciones y recordatorios.

Paso 2: Habilitar activadores automatizados

  1. Localice la sección Recordatorios de citas.
  2. Cambie el interruptor a Activado tanto para las notificaciones por correo electrónico como por SMS.
  3. Seleccione el Tiempo de antelación para el recordatorio principal. Se recomienda enviar el primer recordatorio de 24 a 48 horas antes de la cita.

Paso 3: Personalizar las plantillas de notificación

Una comunicación clara ayuda a los pacientes a prepararse para su visita. Utilice el editor integrado para personalizar sus mensajes. 1. Haga clic en Editar plantilla para la opción de correo electrónico o SMS. 2. Utilice variables dinámicas para completar automáticamente los detalles del paciente y de la cita. Las variables comunes incluyen: - {{patient_name}}: El nombre del paciente. - {{appointment_date}}: La fecha programada. - {{appointment_time}}: La hora programada. - {{practitioner_name}}: El médico o enfermero asignado. - {{location_link}}: Un enlace de mapa digital a su clínica. 3. Para SMS, mantenga el mensaje conciso (menos de 160 caracteres) para asegurarse de que se entregue como un solo texto.

Paso 4: Configurar un seguimiento “el mismo día” (Opcional)

Para reducir aún más las inasistencias, puede configurar un segundo recordatorio de “alta urgencia”. 1. Haga clic en Agregar recordatorio secundario. 2. Establezca el tiempo en 2 horas antes de la cita. 3. Configure esto para que sea solo por SMS para una visibilidad inmediata en el dispositivo móvil del paciente.

Paso 5: Guardar y probar

  1. Haga clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página.
  2. Utilice el botón Enviar prueba para enviar un recordatorio de muestra a su propio número de móvil y correo electrónico para verificar el formato y la entrega.

Casos de uso comunes

Escenario 1: Reducción de inasistencias para procedimientos especializados

  • Situación: Un centro de cirugía que utiliza 4Geeks Health nota altas tasas de cancelación para procedimientos que requieren ayuno.
  • Aplicación: El administrador configura un recordatorio de correo electrónico específico activado 24 horas antes de la cirugía que incluye una sección en negrita sobre “Instrucciones preoperatorias” (por ejemplo, “No comer después de la medianoche”).
  • Resultado: Los pacientes llegan mejor preparados y el centro ve una reducción del 30% en los procedimientos reprogramados debido al incumplimiento de las instrucciones.

Escenario 2: Mejora de la asistencia a consultas recurrentes

  • Situación: Una clínica de fisioterapia tiene pacientes que a menudo olvidan sus sesiones semanales.
  • Aplicación: La clínica habilita los recordatorios por SMS a través de la 4Geeks Console para que se envíen precisamente 4 horas antes de la sesión.
  • Resultado: Los pacientes reciben el mensaje de texto durante su jornada laboral, lo que les permite ajustar su horario y llegar a tiempo, maximizando las horas facturables del terapeuta.

Solución de problemas

Problema 1: Los pacientes informan que no reciben recordatorios por SMS

  • Causa: Es posible que a los números de móvil les falten los códigos de país, o que la puerta de enlace de SMS no tenga suficientes créditos.
  • Solución: Verifique que los números de teléfono de los pacientes en 4Geeks Health sigan el formato E.164 (por ejemplo, +1 para EE. UU., +506 para Costa Rica). Verifique su saldo de crédito en la sección de Facturación de la 4Geeks Console.

Problema 2: Los recordatorios por correo electrónico llegan a la carpeta de correo no deseado

  • Causa: El dominio de correo electrónico de su clínica no se ha autenticado correctamente.
  • Solución: Asegúrese de que su departamento de TI haya configurado los registros SPF, DKIM y DMARC para su dominio dentro de la configuración de la plataforma 4Geeks.

Problema 3: Los recordatorios se envían a la hora incorrecta

  • Causa: La configuración de “Zona horaria de la clínica” es incorrecta.
  • Solución: Vaya a Configuración global en la 4Geeks Console y asegúrese de que su zona horaria coincida con la ubicación física de su clínica.

Conclusión

La automatización de los recordatorios de citas es una de las formas más efectivas de optimizar la eficiencia de la clínica. Al aprovechar las herramientas de comunicación integradas en 4Geeks Health, se asegura de que los horarios de sus profesionales permanezcan completos y sus pacientes se mantengan informados.

Para estrategias de automatización más avanzadas, como la integración de enlaces de facturación en sus recordatorios, explore nuestra guía sobre 4Geeks Payments.

Recursos adicionales