Gestión de subsidios de transporte y reembolsos para empleados con 4Geeks Perks

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La gestión de los costes de desplazamiento de los empleados —ya sean pases de transporte diarios, tarifas de aparcamiento o viajes ocasionales en vehículos de transporte compartido— puede convertirse rápidamente en una carga administrativa que implica montones de recibos y hojas de cálculo manuales. 4Geeks Perks agiliza este proceso centralizando los beneficios de transporte en una sola plataforma.

El módulo de Transporte (Transportation module) en 4Geeks Perks le permite gestionar estos gastos de dos formas principales: a través de subsidios directos asignados al monedero personal (Personal Wallet) del empleado (accesibles mediante la tarjeta 4Geeks Perks Card) o a través de un flujo de trabajo digital estructurado para el reembolso de gastos de bolsillo. Esta guía explica cómo configurar y gestionar ambos métodos para asegurar que su equipo se desplace de forma eficiente.

Requisitos previos¶

Antes de configurar los beneficios de transporte, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

Cuenta activa: Debe tener una cuenta de administrador activa en la 4Geeks Console.
Perks habilitado: El módulo 4Geeks Perks debe estar activo. El módulo de Transporte está disponible tanto en el plan Gratuito como en el Premium.
Roles: Necesita permisos de “Facility Manager” o “Admin” para configurar las reglas del monedero y aprobar los reembolsos.
Hardware (Opcional): Si utiliza la 4Geeks Perks Card para el acceso directo (ej., aparcamiento o transporte público), asegúrese de que los empleados hayan recibido y activado sus tarjetas RFID.

Instrucciones paso a paso¶

Paso 1: Acceder al módulo de Transporte¶

Inicie sesión en la 4Geeks Console.
Navegue al módulo Perks en el panel principal.
Seleccione Transportation en el menú de servicios. Este panel muestra una visión general del uso actual, las solicitudes de reembolso pendientes y los permisos de aparcamiento activos.

Paso 2: Configurar subsidios de transporte (Monedero)¶

Para costes recurrentes como el aparcamiento mensual o los pases de transporte, lo mejor es asignar puntos/fondos directamente al monedero personal (Personal Wallet) del empleado. Esto les permite pagar utilizando su tarjeta 4Geeks Perks Card o aplicaciones integradas (como Parso para el aparcamiento) sin necesidad de reembolso.

Vaya a Wallet Settings dentro del panel de Perks.
Seleccione Allocation Rules (reglas de asignación) y haga clic en Create New Rule.
Defina los criterios:
- Nombre: ej., “Subsidio mensual para desplazamientos”.
- Monto: Introduzca el valor en puntos (ej., equivalente a $100 USD).
- Frecuencia: Seleccione “Monthly” (mensual) o “One-time” (una sola vez).
- Elegibilidad: Asígnelo a departamentos específicos (ej., “Toda la plantilla” o “Equipo de ventas”) o a usuarios individuales.
En Restriction Categories, asegúrese de que “Transportation” (transporte) o proveedores específicos (ej., “Parso”, “Transporte público”) estén seleccionados. Esto garantiza que los fondos se utilicen solo para los desplazamientos.
Haga clic en Save Rule.

Paso 3: Habilitar y gestionar los reembolsos¶

Para costes variables como viajes en Uber/Lyft o viajes inesperados, utilice el flujo de trabajo de reembolso.

En la configuración de Transportation, localice la pestaña Reimbursements.
Active la opción Enable Ride-Sharing Reimbursements.
Establezca límites: Defina el importe máximo de reembolso por viaje o por mes (ej., “Máximo $50 por viaje”).
Defina el alcance: Especifique los proveedores permitidos (ej., Uber, Lyft, servicios locales de taxi) o los horarios (ej., “Días laborables 8 AM - 6 PM”).

Consejo: Sea claro en su política interna sobre qué recibos son válidos. 4Geeks Perks permite a los empleados subir fotos directamente desde la aplicación móvil, reduciendo el papeleo perdido.

Paso 4: Aprobar las solicitudes de reembolso¶

Cuando un empleado paga de su bolsillo y sube un recibo, este entra en una cola de aprobación.

Navegue a Perks > Approvals.
Revise la lista de solicitudes pendientes. Verá el nombre del empleado, el importe, la fecha y la imagen del recibo adjunto.
Haga clic en Approve (aprobar) para autorizar el pago (que se procesará a través de 4Geeks Payroll o de su sistema financiero conectado) o en Reject (rechazar) con un comentario que explique el motivo (ej., “Falta la fecha en el recibo”).

Paso 5: Supervisión del uso y analíticas¶

Vaya a la sección Reports (informes).
Seleccione Transportation Report.
Filtre por rango de fechas o departamento para analizar los costes.
Puede ver desgloses específicos, como “Aparcamiento frente a transporte compartido” (Parking vs. Ride-Sharing) o identificar a los “Principales gastadores” (Top Spenders) para gestionar su presupuesto de forma eficaz.

Casos de uso comunes¶

Escenario 1: Acceso automatizado al aparcamiento¶

Situación: Su oficina utiliza un aparcamiento con barrera gestionado por Parso y desea subvencionar el aparcamiento de los empleados. Solución: Vincule el monedero personal de 4Geeks Perks a la integración con Parso. Asigne un “Subsidio de aparcamiento” mensual a los monederos de los empleados. Cuando entren en el garaje, el sistema reconocerá su vehículo o tarjeta RFID y deducirá la tarifa automáticamente del saldo de su monedero. Sin tickets, sin efectivo, sin recibos.

Escenario 2: Viaje a casa a altas horas de la noche¶

Situación: Un desarrollador trabaja hasta tarde (las 10 PM) y toma un Uber a casa por seguridad. Solución: El empleado paga el viaje personalmente. Inmediatamente después, abre la aplicación móvil 4Geeks Perks, selecciona “New Claim” (nueva reclamación), toma una foto del recibo de Uber y la envía. El administrador recibe una notificación, comprueba que la hora se ajusta a la política de “Trabajo nocturno” y aprueba el reembolso con un solo clic.

Solución de problemas¶

Problema 1: La tarjeta 4Geeks Perks Card es rechazada en un kiosco de transporte¶

Causa: Es posible que el monedero personal del empleado no tenga fondos suficientes, o que el proveedor (la autoridad de transporte) no esté categorizado correctamente en la lista de comercios permitidos.
Solución: Compruebe el saldo del monedero del empleado en la Console. Si los fondos son suficientes, verifique las Restriction Categories en los ajustes del monedero para asegurarse de que el código de categoría de ese proveedor específico (MCC) esté permitido.

Problema 2: El empleado no puede subir un recibo a través de la aplicación¶

Causa: Es posible que los permisos de la aplicación para la cámara o la galería de fotos estén desactivados en su dispositivo.
Solución: Aconseje al empleado que verifique los ajustes de su teléfono para permitir que 4Geeks Perks acceda a la cámara. Alternativamente, pueden subir el archivo del recibo a través del portal web en un ordenador de sobremesa.

Problema 3: La aprobación del reembolso está bloqueada¶

Causa: El flujo de trabajo de aprobación puede requerir a un gerente específico que está actualmente inactivo o fuera de la oficina.
Solución: Como superadministrador, puede anular las aprobaciones en la sección Settings > Workflow o reasignar la solicitud de aprobación a otro gerente.

Conclusión¶

Al aprovechar el módulo de Transporte de 4Geeks Perks, deja atrás las hojas de cálculo manuales y los engorrosos rastros de papel. Ya sea utilizando el monedero personal automatizado para un acceso fluido o la herramienta tecnológica de reembolsos para obtener flexibilidad, garantiza un apoyo preciso, conforme a las normas y rápido para los desplazamientos de sus empleados.

Explore más sobre la gestión de beneficios en el Centro de ayuda de 4Geeks.

Recursos adicionales¶

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