Previsión de las futuras necesidades presupuestarias de Perks basada en datos históricos en 4Geeks Perks

🤖 Explicar con IA

Una presupuestación precisa es esencial para mantener un programa de beneficios para empleados sostenible. Al analizar los patrones de consumo históricos dentro de 4Geeks Perks, los administradores pueden predecir costes futuros, tener en cuenta las fluctuaciones estacionales y escalar los presupuestos de forma eficaz a medida que crece su fuerza laboral.

4Geeks Perks ofrece herramientas de informes avanzados e integraciones que le permiten transformar los datos de uso brutos en previsiones financieras útiles. Este artículo describe cómo aprovechar los datos históricos y las integraciones externas para estimar su gasto futuro en Perks.

Requisitos previos¶

Para realizar una previsión presupuestaria precisa, asegúrese de contar con lo siguiente:

Acceso de administrador: Debe tener permisos de “Admin” (Administrador) o de “Finanzas” en la 4Geeks Console para ver los informes financieros.
Datos históricos: Se recomienda contar con al menos 3 a 6 meses de datos de uso activo para identificar tendencias fiables.
Integraciones activas (Opcional): Para un modelado avanzado, se recomienda encarecidamente una conexión activa con Power BI.

Guía paso a paso para la previsión¶

Siga estos pasos para analizar los datos pasados y proyectar los requisitos financieros futuros.

Paso 1: Analizar el desglose mensual¶

La forma más directa de medir los costes futuros es revisar su informe de “Desglose mensual” (Monthly Breakdown). Este informe proporciona una visión detallada de los servicios consumidos por proveedor durante periodos específicos.

Inicie sesión en la 4Geeks Console y navegue al módulo Perks.
Vaya a la pestaña Reports (Informes) o Analytics (Analíticas).
Seleccione el informe Monthly Breakdown.
Revise el gasto total de los últimos 3 a 6 meses. Identifique la tasa de crecimiento mensual promedio para proyectar los costes básicos del próximo trimestre.

Paso 2: Identificar las tendencias de consumo¶

No todos los Perks se utilizan de forma lineal. utilice los informes de consumo para detectar tendencias estacionales o picos de adopción.

Acceda a la sección de informes avanzados (Advanced Reports).
Busque el informe de consumo (Consumption Report), disponible para contextos de Zona Franca Americana y fuera de la Zona Franca.
Analice los picos de uso. Por ejemplo, si el uso de las estaciones de café alcanza su punto máximo en invierno o si las membresías de gimnasios aumentan en enero, incluya estas variaciones estacionales en sus asignaciones presupuestarias trimestrales.

Paso 3: utilizar informes personalizados para detalles granulares¶

Si los informes estándar no coinciden con sus categorías fiscales, utilice la función de informes personalizados (Custom Reports) para aislar puntos de datos específicos.

Seleccione Custom Reports en el menú de informes.
Filtre los datos por Departamento, Ubicación o Categoría de proveedor.
Exporte estos datos a CSV o Excel para aplicar sus propias fórmulas financieras, como la proyección de costes basada en el crecimiento previsto de la plantilla.

Paso 4: Automatizar la previsión con Power BI¶

Para una previsión sofisticada, 4Geeks Perks se integra directamente con herramientas de inteligencia empresarial (BI).

Navegue a Settings > Integrations en la 4Geeks Console.
Conecte su cuenta a Power BI.
Una vez conectada, introduzca sus datos de consumo históricos en los modelos de previsión de Power BI. Esto le permite visualizar líneas de tendencia y predecir el gasto futuro con mayor precisión utilizando analíticas impulsadas por IA.

Casos de uso comunes¶

Escenario 1: Presupuestar para el crecimiento de la plantilla¶

Situación: Su empresa planea contratar a 50 nuevos empleados en el tercer trimestre y necesita estimar el presupuesto adicional necesario para los Perks de almuerzo.
Aplicación: Extrae el Desglose mensual de 4Geeks Perks para los 200 empleados actuales, calculando un “Coste de Perks por empleado” promedio de $120/mes.
Resultado: Extrapola estos datos para prever un requisito adicional de $6.000/mes para el tercer trimestre, lo que permite al departamento de Finanzas aprobar el aumento del presupuesto de forma proactiva.

Situación: El equipo de instalaciones desea evitar el exceso de pedidos de comida para la cafetería durante la temporada navideña.
Aplicación: utilizando el informe de Análisis de menú (Menu Analysis), el equipo revisa los datos históricos del diciembre anterior. Observan una caída del 20% en los canjes de “Almuerzo caliente” pero un aumento del 15% en el consumo de “Café premium”.
Resultado: El equipo reasigna el presupuesto, reduciendo los pedidos de comida al tiempo que aumenta el presupuesto para la estación de café, evitando el desperdicio y satisfaciendo la demanda de los empleados.

Solución de problemas¶

Problema 1: Los datos no coinciden con las facturas contables¶

Causa: Puede haber una diferencia de tiempo entre la “Fecha de transacción” en el informe y la “Fecha de liquidación” del proveedor.
Solución: Al realizar previsiones, utilice el informe de Desglose mensual, ya que está diseñado para alinearse más estrechamente con los ciclos de facturación del proveedor.

Problema 2: La integración con Power BI no se actualiza¶

Causa: Es posible que el token de la API o las credenciales de autenticación hayan caducado.
Solución: Vaya a Settings > Integrations y actualice las credenciales de conexión de Power BI.

Conclusión¶

Al analizar sistemáticamente el Desglose mensual y aprovechar integraciones potentes como Power BI, puede convertir los datos históricos en una hoja de ruta financiera precisa. Este enfoque proactivo garantiza que su programa de Perks siga contando con la financiación necesaria y responda a las necesidades cambiantes de su fuerza laboral.

Para refinar aún más su estrategia presupuestaria, considere cruzar estos datos con 4Geeks Talent para alinear el gasto en Perks con los ciclos de contratación.

Aún con dudas? Obtenga soporte.
Consulte el changelog.