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Reducing Churn with Automated Payment Retries in 4Geeks Payments

🤖 Explicar con IA

La rotación involuntaria, donde los clientes pierden acceso a su servicio debido a pagos fallidos en lugar de una decisión de irse, es una fuga de ingresos significativa para las empresas basadas en suscripciones. 4Geeks Payments proporciona herramientas poderosas para combatir esto a través de una lógica de reintentos automatizada, a menudo denominada “gestión de dunning”.

Al configurar programaciones de reintentos inteligentes, puede intentar automáticamente procesar transacciones fallidas en intervalos óptimos, recuperando ingresos sin requerir la intervención manual de sus equipos de finanzas o servicio al cliente. Este artículo explica cómo configurar y administrar los reintentos de pago automatizados para maximizar sus tasas de éxito de transacciones.

Requisitos previos

Antes de configurar los reintentos automatizados, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Cuenta activa: Debe tener una cuenta de administrador activa en 4Geeks Console.
  • 4Geeks Payments habilitado: El módulo 4Geeks Payments debe estar activo y configurado con una pasarela de pago.
  • Permisos: Necesita permisos de “Administrador” o “Gerente de finanzas” para modificar la configuración de pagos.
  • Suscripciones activas: Esta función se aplica a la facturación recurrente; asegúrese de tener planes de suscripción activos creados.

Cómo configurar los reintentos de pago automatizados

Siga estos pasos para configurar su gestión de dunning y la lógica de reintentos dentro de la plataforma.

Paso 1: Acceder a la configuración de pagos

  1. Inicie sesión en la 4Geeks Console.
  2. Navegue al módulo Pagos en el panel principal.
  3. Haga clic en Configuración (generalmente representado por un icono de engranaje) y seleccione Retención y Dunning.

Paso 2: Definir el programa de reintentos

En lugar de reintentar inmediatamente (lo que a menudo resulta en otro fallo), es una buena práctica espaciar los intentos para permitir que los clientes solucionen problemas (por ejemplo, agregar fondos o actualizar una tarjeta).

  1. Localice la sección Programa de reintentos.
  2. Habilite Reintentos inteligentes para permitir que el sistema use IA para determinar el mejor momento para reintentar según el tipo de tarjeta y el código de error.
  3. Alternativamente, seleccione Programa personalizado para definir intervalos específicos. Un programa recomendado es:
    • Intento 1: 1 día después del fallo.
    • Intento 2: 3 días después del fallo.
    • Intento 3: 7 días después del fallo.
  4. Haga clic en Guardar programa.

Paso 3: Configurar las notificaciones al cliente

La comunicación es clave para recuperar pagos. Puede configurar correos electrónicos automatizados para notificar a los clientes sobre el fallo y proporcionar un enlace para actualizar su método de pago.

  1. Vaya a la pestaña Notificaciones dentro de la configuración de Retención.
  2. Habilite el Correo electrónico de pago fallido.
  3. Utilice el editor de plantillas para personalizar el mensaje. Asegúrese de incluir un enlace dinámico (variable) para {{update_payment_method}}.
  4. Configure el momento para enviar el correo electrónico inmediatamente después del primer intento fallido.

Paso 4: Establecer la acción final

Defina qué sucede si todos los intentos de reintento fallan.

  1. Desplácese a la sección Acción final.

  2. Elija una acción del menú desplegable:

    • Cancelar suscripción: Finaliza el acceso inmediatamente.
    • Marcar como impago: Mantiene la suscripción activa pero marca la factura como impaga (útil para relaciones B2B).

  3. Haga clic en Guardar cambios para activar el flujo de trabajo.

Casos de uso comunes

Escenario 1: Recuperación de ingresos de “rechazos suaves”

  • Situación: La suscripción mensual de un cliente leal falla debido a “Fondos insuficientes” porque su cheque de pago aún no se ha liquidado.
  • Aplicación: Con 4Geeks Payments, configura un programa de reintentos que intenta el cargo nuevamente en 3 días.
  • Resultado: El segundo intento tiene éxito automáticamente una vez que el cliente tiene fondos. El cliente no experimenta interrupción del servicio y su equipo no dedica tiempo a perseguir el pago.

Escenario 2: Manejo de tarjetas caducadas

  • Situación: Un cliente a largo plazo olvida actualizar los detalles de su tarjeta de crédito antes de que caduque, lo que resulta en un rechazo duro.
  • Aplicación: El sistema activa una notificación de “Pago fallido” inmediatamente después del primer fallo. El correo electrónico contiene un enlace seguro a la 4Geeks Console o a un portal del cliente donde pueden actualizar su tarjeta.
  • Resultado: El cliente actualiza los detalles de su tarjeta en 24 horas. El sistema detecta la actualización y reintenta inmediatamente la factura pendiente, capturando el pago con éxito.

Solución de problemas

Problema 1: Los reintentos no se producen según el programa

  • Causa: Algunas pasarelas de pago imponen sus propias reglas de reintento que pueden anular la configuración de la plataforma.
  • Solución: Verifique la configuración de integración de su pasarela de pago en 4Geeks Payments. Asegúrese de que “Gestión de plataforma” esté seleccionada en lugar de “Predeterminado de la pasarela”.

Problema 2: Los clientes no reciben notificaciones de fallo

  • Causa: Los correos electrónicos pueden estar llegando a las carpetas de spam, o la configuración del servidor SMTP puede ser incorrecta.
  • Solución: Verifique sus registros de verificación de dominio de correo electrónico (SPF/DKIM) en la configuración general. Además, pida a los clientes que incluyan en la lista blanca su dirección de correo electrónico de soporte.

Problema 3: La suscripción permanece “Activa” a pesar de los reintentos máximos

  • Causa: La configuración de “Acción final” puede estar establecida en “No hacer nada” o “Marcar como impago” en lugar de “Cancelar suscripción”.
  • Solución: Revise el Paso 4 anterior y asegúrese de que la acción final esté configurada en Cancelar suscripción si desea revocar el acceso automáticamente después de intentos fallidos.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo excluir a clientes específicos de los reintentos automatizados? R: Sí. En el panel de control de 4Geeks Payments, navegue al perfil de un cliente específico y active la opción “Excluir de Dunning”. Esto es útil para cuentas VIP de alto valor que requieren un manejo personalizado.

P: ¿4Geeks Payments admite reintentos parciales? R: Actualmente, el sistema intenta capturar el importe total de la factura. Los pagos parciales suelen requerir ajustes manuales de la factura por parte de un administrador financiero.

P: ¿Cómo se integra esto con la contabilidad? R: 4Geeks Payments funciona sin problemas con otros módulos. Si un pago finalmente tiene éxito, el estado se actualiza automáticamente en todo su ecosistema, incluyendo 4Geeks Payroll si está gestionando pagos a contratistas, o 4Geeks Health para la facturación de pacientes.