Agente di conferma appuntamenti

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L’Agente di conferma appuntamenti è uno strumento operativo vocale progettato per ridurre i tassi di mancata presentazione e ottimizzare l’efficienza della programmazione. Invece di far trascorrere ore al personale amministrativo effettuando chiamate di routine, questo agente contatta autonomamente i clienti per verificare la loro presenza, gestendo conferme, cancellazioni o richieste di riprogrammazione in modo naturale e colloquiale.

Capacità e Caratteristiche¶

L’Agente di conferma appuntamenti è ottimizzato per le seguenti attività di programmazione:

• Chiamate in uscita automatizzate: Avvia chiamate ai clienti in orari designati (es. 24 o 48 ore prima dell’appuntamento) per richiedere la conferma.
• Comprensione del linguaggio naturale: In grado di comprendere svariate risposte dei clienti, da un semplice “Sì, ci sarò” a risposte complesse come “Sono in ritardo, possiamo posticipare di 15 minuti?”.
• Sincronizzazione del calendario: Aggiorna il sistema di prenotazione in tempo reale; se uno slot si libera a causa di una cancellazione, si riflette immediatamente affinché altri agenti o utenti possano prenotare.
• Conversazione multi-turno: Gestisce dialoghi con botta e risposta per trovare una nuova fascia oraria se il cliente deve riprogrammare.

Guida all’integrazione¶

A differenza degli strumenti standard integrati via API, l’Agente di conferma appuntamenti viene distribuito e gestito direttamente dai team di supporto e ingegneria di 4Geeks.

1. Richiedi l’accesso: Contatta il tuo account manager 4Geeks assegnato per richiedere l’Agente di conferma appuntamenti.
2. Configurazione: Un membro dello staff di 4Geeks lavorerà con te per collegare l’agente al tuo sistema di calendario (es. Calendly, Google Calendar) e definire gli script di chiamata/persona vocale.
3. Distribuzione: L’agente viene collegato a un fornitore di telefonia (es. Twilio, Vonage) e al tuo CRM dai tecnici di 4Geeks.

Scenari di workflow e consumo di token¶

I seguenti scenari illustrano come l’agente interagisce con gli utenti e stimano i costi associati in base al modello di token 4Geeks.

Scenario 1: Conferma semplice¶

L’agente chiama un paziente per confermare un appuntamento dentistico. Il paziente risponde e conferma la presenza.

sequenceDiagram
  autonumber
  actor Patient as Cliente
  participant Agent as Agente vocale
  participant Calendar as Sistema di programmazione

  Agent->>Patient: "Salve [Nome], chiamo per confermare il suo appuntamento delle 14:00."
  Note right of Agent: Output: ~15 secondi

  Patient->>Agent: "Sì, ci sarò."
  Note right of Patient: Input: ~5 secondi

  Agent->>Calendar: Segna stato: Confermato
  Agent->>Patient: "Ottimo, a dopo allora. Arrivederci!"
  Note left of Agent: Output: ~5 secondi

Stima dei costi¶

• Interazione vocale: ~25 secondi di durata totale.
• Calcolo dei token: 25 secondi ÷ 0,06 secondi/token = ~416 token.
• Costo stimato: ~400 - 450 Token

Scenario 2: Negoziazione riprogrammazione¶

Un cliente deve spostare il suo appuntamento dal parrucchiere. L’agente controlla la disponibilità e negozia un nuovo orario.

sequenceDiagram
  autonumber
  actor Client as Cliente
  participant Agent as Agente vocale
  participant Calendar as Sistema di programmazione

  Agent->>Client: "Chiamo per confermare il suo appuntamento..."

  Client->>Agent: "Non posso venire. Possiamo fare venerdì?"
  Note right of Client: Input: ~5 secondi

  Agent->>Calendar: Controlla disponibilità (Venerdì)
  Agent-->>Client: "Ho disponibilità alle 10:00 o alle 15:00 di venerdì."
  Note left of Agent: Output: ~10 secondi

  Client->>Agent: "Facciamo alle 15:00."

  Agent->>Calendar: Aggiorna slot
  Agent-->>Client: "Prenotato per venerdì alle 15:00. Grazie!"

Stima dei costi¶

• Interazione vocale: ~60 secondi di durata totale (più turni).
• Calcolo dei token: 60 secondi ÷ 0,06 secondi/token = ~1.000 token.
• Costo stimato: ~950 - 1.050 Token

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