Fatturazione e Pagamenti

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Questa sezione descrive come gestire la fatturazione e i pagamenti dei pazienti all’interno di 4Geeks Health. Questo modulo snellisce il processo di fatturazione, consentendo di generare fatture, tracciare i pagamenti e gestire i conti dei pazienti.

Panoramica¶

La funzionalità di Fatturazione e Pagamenti in 4Geeks Health fornisce strumenti per:

• Generazione di Fatture: Creazione di fatture per i servizi resi ai pazienti.
• Tracciamento dei Pagamenti: Registrazione dei pagamenti ricevuti dai pazienti e dalle compagnie assicurative.
• Gestione dei Saldi dei Pazienti: Visualizzazione dei saldi insoluti e della cronologia dei pagamenti.
• Generazione di Report: Creazione di report su fatture, pagamenti e contabilità clienti.

Accesso a Fatturazione e Pagamenti¶

In genere è possibile accedere a questo modulo nei seguenti modi:

1. Dal Menu di Navigazione:

   • Cerca un’opzione come “Fatturazione”, “Pagamenti” o simile nel menu di navigazione principale.
   • Clicca su questa opzione.

2. Dalla Cartella di un Paziente:

   • Mentre visualizzi la cartella di un paziente, potrebbe esserci una sezione o una scheda per “Fatturazione”, “Fatture”, “Pagamenti” o simile.
   • Potresti trovare pulsanti per creare una nuova fattura o visualizzare fatture e pagamenti esistenti.

3. Da una Visita Ambulatoriale o un Ricovero:

   • Dopo aver completato una visita o un ricovero, potrebbe esserci l’opzione di generare una fattura direttamente dal record dell’incontro.

Generazione di Fatture¶

Le fatture vengono in genere generate in base a:

• Incontri Completati: Visite ambulatoriali, degenze ospedaliere, consulenze e procedure.
• Ordini: Ordini di farmaci, ordini di laboratorio e ordini di procedure.
• Tariffari: Prezzi predefiniti per servizi e articoli.

1. Avviare la Creazione della Fattura¶

• Naviga nella sezione Fatturazione.
• Clicca su un pulsante come “Nuova Fattura”, “Crea Fattura” o simile.
  • In alternativa, puoi avviare la creazione della fattura dalla cartella del paziente o dall’incontro.

2. Compilare il Modulo di Fatturazione¶

Il modulo di fatturazione includerà probabilmente:

• Paziente *: Seleziona il paziente dall’elenco (questo campo potrebbe essere precompilato se si crea la fattura dalla cartella del paziente o dall’incontro). Obbligatorio.
• Data Fattura *: La data in cui viene creata la fattura. Potrebbe essere impostata per impostazione predefinita sulla data corrente. Obbligatorio.
• Data di Scadenza: La data entro cui è dovuto il pagamento. Potrebbe essere calcolata automaticamente in base ai termini di pagamento della tua organizzazione.
• Indirizzo di Fatturazione: L’indirizzo di fatturazione del paziente (potrebbe essere recuperato dalla cartella del paziente).
• Articoli/Servizi: Un elenco dei servizi e degli articoli fatturati. Questo campo può essere popolato automaticamente dall’incontro o dagli ordini collegati e può includere:
  • Descrizione: Una descrizione del servizio o dell’articolo.
  • Codice: Il codice medico (es. CPT, HCPCS, ICD-10) associato al servizio.
  • Quantità: Il numero di unità del servizio o dell’articolo.
  • Tariffa: Il prezzo per unità.
  • Importo: L’importo totale per l’articolo (Quantità x Tariffa).
• Subtotale: La somma di tutti gli importi degli articoli.
• Tasse: Eventuali tasse applicabili.
• Sconti: Eventuali sconti applicabili.
• Importo Totale Dovuto: L’importo totale che il paziente deve pagare.
• Note: Eventuali note o istruzioni aggiuntive per il paziente.
• Termini di Pagamento: I termini di pagamento della tua organizzazione (es. “Scadenza 30 giorni”).

3. Salvare e Inviare la Fattura¶

• Revisione: Controlla attentamente tutti i dettagli della fattura per verificarne l’accuratezza.
• Salva: Clicca sul pulsante “Salva”, “Crea Fattura” o simile. In genere, la fattura viene salvata in uno stato di bozza o in sospeso.
• Invia: Potrebbe essere necessario un ulteriore passaggio per inviare la fattura al paziente. Ciò può comportare:
  • Cliccare su un pulsante come “Invia” o simile.
  • Stampare la fattura.
  • Inviare la fattura via email al paziente.
  • Rendere la fattura disponibile al paziente tramite il Portale del Paziente.

Tracciamento dei Pagamenti¶

1. Registrazione dei Pagamenti¶

• Accesso: Naviga nella sezione Fatturazione/Pagamenti o nel record di fatturazione del paziente.
• Nuovo Pagamento: Clicca su un pulsante come “Nuovo Pagamento”, “Registra Pagamento” o simile.
• Modulo di Pagamento: Compila il modulo di pagamento, che probabilmente includerà:
  • Paziente *: Seleziona il paziente. Obbligatorio.
  • Data Pagamento *: La data in cui è stato ricevuto il pagamento. Obbligatorio.
  • Metodo di Pagamento *: Seleziona il metodo di pagamento (es. Contanti, Assegno, Carta di Credito, Pagamento Online). Obbligatorio.
  • Importo Ricevuto *: Inserisci l’importo del pagamento. Obbligatorio.
  • Numero di Riferimento: (Opzionale) Inserisci il numero di un assegno, l’ID della transazione o un altro numero di riferimento.
  • Fattura/e: Seleziona la fattura o le fatture a cui applicare il pagamento. Il sistema può applicare automaticamente il pagamento alla fattura insoluta più vecchia.
  • Note: Eventuali note aggiuntive sul pagamento.
• Salva: Salva il record del pagamento.

2. Pagamenti Parziali¶

• Se un paziente effettua un pagamento parziale, il sistema dovrebbe tracciare il saldo rimanente dovuto sulla fattura.

3. Pagamenti in Eccesso¶

• Se un paziente paga più del dovuto, il sistema dovrebbe tracciare il credito e consentirti di applicarlo a fatture future o emettere un rimborso.

Gestione dei Saldi dei Pazienti¶

• Estratti Conto: Dovresti essere in grado di generare estratti conto per i pazienti, che mostrano le loro fatture, i pagamenti e i saldi insoluti.
• Report Scadenziario: Il sistema può fornire report sullo scadenziario che mostrano da quanto tempo le fatture sono insolute (es. 0-30 giorni, 31-60 giorni, 61-90 giorni, oltre 90 giorni). Questo aiuta a identificare i conti scaduti.

Reportistica¶

Il modulo Fatturazione e Pagamenti dovrebbe fornire funzionalità di reportistica per:

• Tracciare le Entrate: Generare report sulle entrate totali, entrate per servizio, entrate per operatore, ecc.
• Analizzare i Pagamenti: Visualizzare le tendenze dei pagamenti, i metodi di pagamento e i tempi medi di pagamento.
• Gestire la Contabilità Clienti: Identificare le fatture insolute e tracciare gli sforzi di riscossione.

Considerazioni Importanti¶

• Accuratezza: Assicurati che tutte le fatture e i pagamenti siano registrati accuratamente.
• Sicurezza: Proteggi le informazioni finanziarie sensibili.
• Elaborazione dei Pagamenti: Se accetti pagamenti online, assicurati che il tuo sistema di elaborazione dei pagamenti sia sicuro e conforme alle normative pertinenti (es. PCI DSS).
• Integrazione: Il modulo Fatturazione e Pagamenti deve integrarsi con altre parti del sistema.
• Formazione: Fornisci una formazione adeguata al personale.
• Conformità: Deve essere conforme a tutti gli standard.

Questa documentazione fornisce una panoramica completa della gestione della fatturazione e dei pagamenti in 4Geeks Health. Ricorda di adattare eventuali nomi di campi specifici, etichette di pulsanti o passaggi per farli corrispondere alla configurazione personalizzata e ai flussi di lavoro specifici della tua organizzazione.

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